Mengelola Data dan Informasi di Tempat Kerja

BAB I

PENDAHULUAN

 

  1. Latar Belakang Masalah

Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai suatu tujujan yang bermanfaat.

 

  1. Rumusan masalah
  2. Apakah pengertian Data dan Informasi?
  3. Apa sajakah metode pengumpulan data?

 

  1. Batasan masalah

Sesuai dengan rumusan diatas maka sangat perlu dilakukan pembatasan masalah agar tidak terjadi pelebaran masalah

 

  1. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan yang hendak dicapai adalah agar pembaca dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan Mengelola Data/Informasi

 

 


BAB II

PENGELOLA DATA ATAU INFORAMSI DI TEMPAT KERJA

 

  1. Pengertian Data atau Informasi

Data berasal dari kata “Datum” yang berarti materi / kumpulan fakta yang dipakai untuk keperluan suatu analisa. Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah keterangan yang benar dan nyata.Data dapat  berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

 

 

 
 

 

 

 

Keterangan :

INPUT                 : Tahap ini merupakan proses memasukan data kedalam proses komputer lewat alat input.

PROCESSING    : Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukan yang dilakukan oleh alat pemroses, yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasi, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.

OUTPUT             :  Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi.

ORIGINATION  :  Tahap ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan data ke dokumen dasar

DISTRIBUTION  :       Tahap ini merupakan proses dari distribusi output pada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.

STORAGE          :  Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolahan ke simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat digunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.

 

Berikut ini adalah pengertian dan definisi informasi menurut beberapa ahli :

  1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, informasi adalah penerangan, pemberitahuan, kabar/ berita tentang sesuatu.
  2. Menurut Burch and Starter Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.
  3. Menurut Drs. The Liang Gie, informasi atau keterangan adalah rangkaian perkataan, kalimat, gambar, atau tanda tulis lainnya yang mengandung pengertian buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat keputusan-keputusan yang tepat berdasarkan kenyataan yang ada.
  4. Menurut situs Wikipedia, informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
  5. Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa Perancis kuno informacion (1387) yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
  6. Dijelaskan oleh George R. Terry, Ph. D. bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.
  7. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
  8. Menurut Joner H. Sugian, informasi adalah sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal, dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam dalam sejumlah media.
  9. Menurut Kenneth C. Laudon, informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia.
  10. Menurut Anton M. Moeliono, informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan kabar atau berita. Informasi juga merupakan keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan.
  11. Menurut Robert G. Murdick, informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diolah/ diproses, atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/ penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau sebuah keputusan.
  12. Menurut Kusrini, informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.
  13. Menurut MC Leot, informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
  14. Menurut Firmanzah, informasi adalah data dan angka yang sudah diberi makna dan nilai.
  15. Menurut Jeremy Pope, informasi adalah kekuasaan, semakin banyak orang memiliki informasi, pembagian kekeuasaan akan semakin luas.

 

  1. Jenis-Jenis Data
  2. Data Menurut Cara Memperolehnya

a)      Data Primer adalah data yang secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.

b)      Data Sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

  1. Data Menurut Sumber Datanya

a)      Data Internal merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.

b)      Data Eksternal yaitu data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.

  1. Data Menurut Sifat Datanya

a)      Data kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata (tidak dapat dihitung). Contoh : berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap psikopat.

b)      Data kuantitatif adalah data dalam bentuk angka (dapat dihitung). Contohnya : penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, sebanyak dan sebagainya. jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain, dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.

  1. Data Menurut Waktu Pengumpulannya

a)      Cross section / insidentil adalah dikumpulkan pada suatu waktu tertentu.

b)      Data berkala / time series data adalah data yang dikumpulkan secara berkala.

 

  1. Pengelolaan Data

Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.

Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan-perbedaan hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.

Tujuan Pengolahan Dataadalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up to date.

Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli:

  1. Menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya .
  2. Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.

 

Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perncanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan

 

  1. Metode Pengumpulan Data

Definisi Metode Pengumpulan Data

Ø  Teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.

Untuk memperoleh pengumpulan data dibutuhkan metode khusus, yaitu :

  1. Pengamatan Langsung (Observasi)

Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk keperluan tersebut.

Menurut Nawawi & Martini (1991) observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistimatik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam objek penelitian. Menurut Patton (dalam Poerwandari 1998) tujuan observasi adalah mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian di lihat dari perpektif mereka yang terlihat dalam kejadian yang diamati tersebut.

Macam-Macam Observasi

  1. Observasi Partisipatif

Dalam observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan sehari-hari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data.

Misalnya seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa, semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb.

  1. Non participant Observation

Berlawanan dengan participant Observation, Non Participant merupakan observasi yang penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang diamati.

Misalnya penelitian tentang pola pembinaan olahraga, seorang peneliti yang menempatkan dirinya sebagai pengamat dan mencatat berbagai peristiwa yang dianggap perlu sebagai data penelitian.

Kelemahan dari metode ini adalah peneliti tidak akan memperoleh data yang mendalam karena hanya bertindak sebagai pengamat dari luar tanpa mengetahui makna yang terkandung di dalam peristiwa.

Alat yang digunakan dalam teknik observasi ini antara lain : lembar cek list, buku catatan, kamera photo, dll.

Kelebihan dan Kekurangan Pengamatan langsung (Observasi)

Kelebihan Kekurangan
  • Dapat mengetahui fakta secra langsung atau nyata
  • Mendapatkan data yang tidak diragukan lagi (pasti)
  • Tidak merugikan orang lain
  • Waktu pengamatan yang lama
  • Biaya yang banyak
  • Tenaga yang cukup melelahkan

 

  1. Penelitian Dengan Mengambil Sample

Sampel adalah bagian dari populasi yang diharapkan mampu mewakili populasi dalam penelitian

Syarat Sample Yang Baik

Dalam penyusunan sampel perlu disusun kerangka sampling yaitu daftar dari semua unsur sampling dalam populasi sampling, dengan syarat:

  1. Harus meliputi seluruh unsur sampel.
  2. Tidak ada unsur sampel yang dihitung dua kali
  3. Harus up to date
  4. Batas-batasnya harus jelas
  5. Harus dapat dilacak dilapangan

Menurut Teken (dalam Masri Singarimbun dan Sofyan Efendi) Ciri-ciri sample yang ideal adalah:

  1. Dapat menghasilkan gambaran yang dipercaya dari seluruh populasi yang diteliti
  2. Dapat menentukan presisi (precision) dari hasil penelitian dengan menentukan penyimpangan baku (standar) dari taksiran yang diperoleh
  3. Sederhana, sehingga mudah dilaksanakan
  4. Dapat memberikan keterangan sebanyak mungkin dengan biaya yang rendah

Kelebihan dan Kekurangan Pengamatan langsung (Observasi)

Kelebihan Kekurangan
  • Menghemat waktu
  • Menghemat biaya
  • Menghemat tenaga
  • Hasil yang diperoleh belum akurat (tidak pasti)
  • Sample dapat dipalsukan
  • Data yang diperoleh meragukan
  • Merugikan orang lain

 

Cara / Teknik Pengumpulan Sample

Ada beberapa teknik dalam pengambilan sampel, namun secara garis besar dapat dibagi menjadi dua:

  1. Probability Sampling atau Random Sampling

ü  Simple random sampling, pengambilan sample secara acak sederhana, ialah sebuah sample yang diambil sedemikian rupa sehingga tiap unit penelitian atau satuan elemen dari populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi sample. Metode yang digunakan dengan cara (1) undian (digoncang seperti arisan), (2) ordinal (angka kelipatan), (3)tabel bilangan random

ü  Proportionate stratified random sampling, misal dengan siswa sebagai sampelnya,…maka perlu ada kalsifikasi siswa berdasar strata (misal kelas I, II dan III)

ü  Disproportional stratified random sampling,

ü  Area Sampling, teknik pengambilan sample berdasar wilayah

ü  Kluster sampling, teknik pengambilan sample berdasar gugus atau clusters, misal: sebuah penelitian ingin mengetahui pendapatan keluarga dalam suatu desa, dengan berbagai klaster, missal dari segi pekerjaan: Tani, Buruh, PNS, Nelayan

  1. Non-Probability Sampling.

Non probability sampling terdiri dari:

  1. Sampling sistematis, yaitu memilih sampel dari suatu urutan daftar menurut urutan tertentu, missal tiap individu urutan no ke-n (10, 15, 20 dst)
  2. Sampling kuota, (quota sampling), teknik sampling yang didasarkan pada terpenuhinya jumlah sample yang diinginkan (ditentukan)
  3. Sampling aksidental, sample yang diambil dari siapa saja yang kebetulan ada, misalnya dengan menanyai siapa saja yang ditemui dijalan…untuk meminta pendapat tentang kenaikan harga sembak
  4. Purposive sampling, teknik pengambilan sample didasrkan atas tujuan tertentu. (orang yang dipilih betul-betul memiliki kriteria sebagai sampel)
  5. Sampling jenuh (sensus),
  6. Snowball sampling, dimulai dari kelompok kecil yang diminta untuk menunjukkan kawan masing-masing. Kemudian kawan tersebut diminta untuk menunjukkan kawannya lagi dan seterusnya sampai secukupnya.

Teknik Penentuan Jumlah Sampel

Salah satu cara untuk menentukan jumlah sample adalah dengan menggunakan rumus dari Taro Yamane:

n= Jumlah sample,

N= Jumlah Populasi,

d² = Presisi yang inginkan (misal 5 % atau 10 %)

Jenis-Jenis Sample

Menurut Rath & Strong’s, ada dua jenis sampel, yaitu

  • Sampel judgemental yaitu sampel dipilih berdasarkan pendapat analis dan hasul penelitian digunakan untuk menarik kesimpulan tentang item-item di dalam sampel yaitu pada observasi sesungguhnya.
  • Sampel statistical yaitu sampel dipilih secara acak/random dari seluruh populasi dan hasil penelitiannya dapat digunakan untuk menarik kesimpulan tentang seluruh populasi.

 

  1. Wawancara

Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu dan dengan wawancara, peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterprestasikan situasi dan fenomena yang terjadi yang tidak mungkin bisa ditemukan melalui observasi”.

Menurut Prabowo (1996) wawancara adalah metode pengmbilan data dengan cara menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah dengan bercakap-cakap secara tatap muka.Pada penelitian ini wawancara akan dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara. Menurut Patton dalam proses wawancara dengan menggunakan pedoman umum wawancara ini, interview dilengkapi pedoman wawancara yang sangat umum, serta mencantumkan isu-isu yang harus diliput tampa menentukan urutan pertanyaan, bahkan mungkin tidak terbentuk pertanyaan yang eksplisit.

Pedoman wawancara digunakan untuk mengingatkan interviewer mengenai aspek-aspek apa yang harus dibahas, juga menjadi daftar pengecek (check list) apakah aspek-aspek relevan tersebut telah dibahas atau ditanyakan. Dengan pedoman demikian interviwer harus memikirkan bagaimana pertanyaan tersebut akan dijabarkan secara kongkrit dalam kalimat Tanya, sekaligus menyesuaikan pertanyaan dengan konteks actual saat wawancara berlangsung (Patton dalam poerwandari, 1998).

Kelebihan dan Kelemahan dari Wawancara yaitu :

Kelebihan Kekurangan
  • Data dapat segera diperoleh
  • Dapat secara langsung bertatap muka dengan narasumber

 

  • Informasi yang didapat tidak 100%benar, tergantung dari narasumber
  • Menurut kemampuan bahasa yang dimiliki si pewawancara atau interviewer
  • Adanya pengaruh subjektif pewawancara

 

Wawancara dapat dilakukan dengan tatap muka maupun melalui telpon.

  1. Wawancara Tatap Muka
Kelebihan Kekurangan
  • Bisa membangun hubungan dan memotivasi responden
  • Bisa mengklarifikasi pertanyaan , menjernihkan keraguan, menambah pertanyaan baru
  • Bisa membaca isyarat non verbal
  • Bisa memperoleh data yang banyak
  • Membutuhkan waktu yang lama
  • Biaya besar jika responden yang akan diwawancara berada di beberapa daerah terpisah
  • Responden mungkin meragukan kerahasiaan informasi yang diberikan
  • Pewawancara perlu dilatih
  • Bisa menimbulkan bias pewawancara
  • Responden bias menghentikan wawancara kapanpun

 

 

  1. Wawancara Via Phone
Kelebihan Kekurangan
  • Biaya lebih sedikit dan lebih cepat dari warancara tatap muka
  • Bisa menjangkau daerah geografis yang luas
  • Anomalitas lebih besar dibanding wawancara pribadi (tatap muka)
  • Isyarat non verbal tidak bisa dibaca
  • Wawancara harus diusahakan singkat
  • Nomor telpon yang tidak terpakai bisa dihubungi, dan nomor yang tidak terdaftar pun dihilangkan dari sampel

 

  1. Perkiraan Koresponden

Koresponden adalah metode pengumpulan data dengan cara mengambil pendapat orang lain atau komentar yang diterima oleh pemakai dengan surat. Contohnya : ada suatu produk sabun, spg yang membawa produk sabun ini memberikan format pengisian data-data dari hasil yang telah diperoleh dari penggunaan produk sabun mereka, untuk seminggu kemudian diambil hasil dari apa yang sipembeli itu buat. Sehingga format yang di buat oleh si pembeli dapat sianalisa lagi.

Keuntungan dan kekurangan yang diperolah dari perkiraan koresponden yaitu :

Kelebihan Kekurangan
  • Menghemat waktu tenaga dan biaya
  • Hasil yang diperoleh kurang akurat, mungkin hanya bohong belaka

 

  1. Daftar Pernyataan Berupa Koesioner

Kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang dijadikan responden untuk dijawabnya.

Kuesioner merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Instrumen atau alat pengumpulan datanya juga disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebiasaan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan presepsinya.

Kuesioner merupakan metode penelitian yang harus dijawab responden untuk menyatakan pandangannya terhadap suatu persoalan. Sebaiknya pertanyaan dibuat dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti dan kalimat-kalimat pendek dengan maksud yang jelas.

 

Prinsip Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :

  • Isi dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk mengukur maka harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.
  • Bahasa yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden. Tidak mungkin menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa Inggris pada responden yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.
  • Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau terturup. Jika terbuka artinya jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan jika pernyataan tertutup maka responden hanya diminta untuk memilih jawaban yang disediakan.

Penggunaan kuesioner sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa Kelebihandan Kekurangan, yaitu :

Kelebihan Kekurangan
  • Responden dapat menjawab kuesioner pada waktu luangnya (waktu yang dipakai tidak terlalu banyak)
  • Pertanyaan yang akan diajukan pada responden dapat distandarkan,
  • Pertanyaan yang diajukan dapat dipikirkan terlebih dahulu
  • Serta pertanyaan yang diajukan akan lebih tepat dan seragam.
  • Kadang-kadang orang yang mengisi koesioner tidak mengisi sesuai hati nurani

Macam-Macam Kuisioner

  1. Kuesioner tertutup

Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden hanya memilih jawaban yang paling sesuai.

  1. Kuesioner terbuka

Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru memformulasikan jawabannya sendiri.

  1. Kuesioner kombinasi terbuka dan tertutup

Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul dengan pertanyaan terbuka.

  1. Kuesioner semi terbuka

Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih ada kemungkinan tambahan jawaban.

 

  1. Prediksi Atau Ramalan Berdasarkan Taksiran Atau Trend Yang Berlaku

Penggunaan prediksi sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa Kelebihandan Kekurangan, yaitu :

Kelebihan Kekurangan
  • Jika prediksi tepat maka akan mendapatkan keuntungan yang banyak
  • Jika tidak sesuai dengan prediksi akan mendapatkan kerugian yang banyak.
  • Tidak sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada

 

  1. Macam Sistem Pengelolaan Data
  2. Sistem manual.

Sistem pertama adalah manual sistem ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.

  1. Mesin Keydriven,

Penemuan mesin ini seperti cash register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.

  1. Mesin punched card,

Dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.

  1. Komputer.

Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

 

  1. Tugas Pengolahan Data

Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, key driven komputer atau kombinasi, ada empat tugas dasar yang dilakukan

  1. Pengumpulan data

Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.

  1. Pengubahan data

Diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan.

  1. Penyimpanan data

Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau printer Epson.

  1. Pembuatan dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada didalam atau diluar perusahan.

 

  1. Sumber Data atau Informasi

Sumber data di dapat dari :

  1. Lingkungan kerja
  2. Lembaga pendidikan.
  3. Media massa.
  4. Instansi pemerintah
  5. Masyarakat

Data/Informasi dapat diperoleh melalui berikut ini :

  1. Hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya
  2. Data yang telah lewat dengan memperhatikan trend dan taksiran di masa datang
  3. Mengambil dari pusat data seperti Badan Pusat Statistik (BPS) dan Pusat Data Informasi Pertanian (Pusdatin)
  4. Media elektronik seperti televisi, radio, dan internet
  5. Media cetak seperti buku, majalah, karya ilmiah, koran, proposal, dan profil pu
  6. Forum seperti seminar, pelatihan, dan pendidikan

 

  1. Proses Penghimpunan Data

Proses penghimpunan data meliputi :

  1. Penerimaan data
  2. Identifikasi data/informasi
  3. Recalling (pemberitahuan/pengambilan kembali data)
  4. Penduplikasian kembali file
  5. Penyortiran data yang sudah terkumpul
  6. Penjilidan/pengelompokan data menjadi satu jenis
  7. Penyimpanan ke dalam media file box, filling cabinet, ordner.

 

  1. Jenis-Jenis Data di Tempat Kerja
  2. Data keuangan, di antaranya data upah karyawan, keuntungan, pemasukan, pengeluaran (belanja), hutang serta piutang perusahaan dll.
  3. Mengklasifikasi Data atau Informasi
  1. Data administrasi umum, di antaranya data kegiatan organisasi, data kebutuhan alat tulis (ATK) dll.
  2. Data kepegawaian, diantaranya data karyawan, data absensi, dan data jam kerja lembur.
  3. Data pemasaran/bisnis, di antaranya data barang yang akan dipasarkan, data kantor cabang, dll.
  4. Data pembelian, di antaranya data pembelian bahan baku, data data pembelian mesin serta suku cadang dll.
  5. Data produksi, di antaranya data waktu produksi, data kapasitas produksi, dan data jumlah produksi.
  6. Data gudang, di antaranya data persediaan barang, data barang rusak, dan data sisa barang.
  7. Data penjualan, di antaranya data pemasukan, data biaya promosi, dan data barang terjual.
  8. Data distribusi, di antaranya data pengiriman, pengembalian barang, dan penerimaan barang.

Klasifikasi informasi

Saat ini, dimana informasi telah menjadi aset penting yang menentukan ketangguhan sebuah organisasi, pengamanan informasi menjadi lebih diperlukan dari sebelumnya. Untuk itu diperlukan adanya klasifikasi data atau informasi.

 

Tujuan klasifikasi data atau informasi:

  1. Melindungi perjanjian kontrak (informasi) dengan mitra bisnis atau konsumennya.
  2. Memberikan pengamanan yang sesuai, sehingga menghemat sumber daya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif.
  3. Membantu meningkatkan kualitas data/ informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
  4. Kualitas dari suatu Data atau Informasi
  5. Akurat            : Tidak menyesatkan, pasti, tidak bias, dan terbebas dari kesalahan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
  6. Relevan           :  Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainnya serta data sesuai dengan kondisi pada saat dibutuhkan.
  7. Tepat Waktu   :  Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
  8. Terkini            :  Data yang disajikan harus menggambarkan keadaan terkini atau sekarang.
  9. Faktual            :  Data yang disajikan sesuai dengan fakta dan kenyataan yang sedang terjadi serta benar adanya yang berguna bagi pengambilan keputusan.
  10. Akuntabel       :  Sata dapat dipertanggung jawabkan baik jumlah maupun kualitasnya.

 

  1. Manfaat Data atau Informasi

Data atau Informasi memiliki manfaat yaitu:

  1. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan organisasi.
  2. Mengurangi resiko kesalahan dalam pengambilan keputusan.
  3. Menggambarkan kondisi yang terjadi masa kini.
  4. Memberi gambaran trend atau kecenderungan di masa depan.
  5. Mengurangi ketidak pastian kondisi karena adanya kesimpangsiuran fenomena.
  6. Menjadi dasar bagi pemecahan masalah cepat.
  7. Menghasilkan arus kerja menjadi lebih efektif dan efisien.
  8. Meningkatkan citra pesitif perusahaan.
  9. Menambah relasi.
  10. Meningkatkan kepercayaan pemegang saham.
  11. Memberi arahan bagi promosi yang lebih jelas.
  12. Menjadi dasar pertanggung jawaban atas segala tindakan yang sudah diambil.
  13. Memberikan bukti, bukan kesan, isu, atau opini dari pihak lain.

 

 

BAB III

Penutup

 

 

Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat kita ambil dari paparan diatas adalah bahwa data yang telah kita peroleh dapat kita olah menjadi informasi yang bermanfaat.

 

 

Saran

Hendaknya para pemberi data harus sesuai dengan faktanya karena jika dijadikan informasi tidak salah dan menimbulakan kesesatan bagi sipembaca.

 

Sumber : http://putriwulandarisatria.blogspot.com/2013/09/mengelola-data-informasi.html

Memproses Perjalanan Bisnis

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi
mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping,
dan sebagainya.

 

1.2  Rumusan Masalah

  • Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan
  • Merencanakan Perjalanan Dinas
  • Pengertian Dokumen
  • Kegunaan Dokumen
  • Dokumen Perjalanan Dinas
  • Persiapan Perjalanan Dinas Keluar Negeri
  • Pengertian perencanaan dan sekretaris
  • Arti perencanaan
  • Arti dan tugas sekretaris
  • Menyiapkan transportasi, akomodasi dan keuangan
  • Rencana transportasi
  • Rencana akomodasi
  • Rencana keuangan
  • Membuat daftar perjalanan
  • Perincian perhitungan biaya perjalanan dinas
  • Travel dan agent
  • Perencanaan jadwal perjalanan
  • Mengatur perjalanan dinas
  • Pengaturan waktu
  • Macam-macam dokumen perjalanan
  • Surat pearjalanan paerintah perjalanan dinas(SPPD)
  • Membuat laporan perjalanan dinas
  • Menyusun laporan perjalanan dinas
  • Fungsi laporan
  • Pedoman pembuatan laporan
  • Macam macam laporan
  • Kas
  • Rekening koran
  • Pengurusan kas kecil
  • Contoh buku kas kecil
  • Sistematika laporan
  • Tata cara penyusunan laporan
  • Sekembalinya pimpinan tidak dari perjalanan dinas
  • Selama pimpinan tidak ada di tempat
  • Berpergian dengan pimpinan
  • Berpergian seorang diri
  • Persiapan dokumen keuangan pimpinan selama dalam perjalanan
  • Persiapan kebutuhan pimpinan dan disatukan di suatu tempat

 

  • Pengertian tamu
  • Petugas penerima tamu
  • Record / catatan tamu
  • Etika pelayanan tamu
  • Macam macam tamu
  • Membuat perjanjian dengan tamu
  • Membatalkan afsprook/appointment
  • Langkah langkah menerima tamu
  • Menyusun jadwal penerimaan tamu
  • Kesalahan yang harus dihindari dalam menerima tamu
  • Jenis jenis tamu dan cara pelayanannya
  • Etika menerima tamu kantor
  • Penanganan ruangan tamu

 

1.3  Tujuan Penulisan

 

  1. Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan.
  2. Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.
  3. Mengetahui perencanaan perjalanan dinas
  4. Mengetahui pengertian perencanaan dan sekretaris
  5. Mengatahui rencana transportasi, keuangan, dan akomodasi
  6. Mengetahui daftar perjalanan
  7. Mengetahui perjalanan dinas
  8. Mengaetahui laporan perjalanan dinas
  9. Mengetahui penanganan tamu
  10. Mengetahui membuat dan menyusun jadwal penerima tamu
  11. Mengetahui langkah langkah menerima tamu.

 

1.4  Manfaat penulisan

  1. Bagi Mahasiswa :
  2. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
  3. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas.
  4. Bagi Institusi :
  5. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.
  6. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan
  7. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan.

 

BAB II TINJAUAN TEORI

Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satukaryawan dalam sebuah perusahaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugassekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.

Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M.G. Hartiti Hendarto dan F.X. Tulusharyono, M.M, (2003:4) yaitu :

“Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin.”

Lebih lanjut menurutSaim an,(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.”

Dari dua pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.

2.1              Jenis-Jenis Sekretaris

Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya, seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis.

Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16), jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan :

  1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi
  2. Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian. Contoh sekretaris organisasi : Business Secretary -Company Secretary -Sekretaris jendral di Departemen Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I
  3. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)

Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan.Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah :

 

  • Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah.
  • Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy

Maker Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang  terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi di sini dimaksudkan

bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris.

  1. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis.

  1. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja
    1. Sekretaris Junior

Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.

 

  1. Sekretaris Senior

Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan ampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.

 

  1. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan

Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu, seperti : bidang hukum, bidang medis, bidang teknik, bidang akuntansi, dan sebagainya. Sehingga dalam dunia usaha dikenal :

  1. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya.
  2. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun ahli medis lainnya.
  3. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu.
  4. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinyawww.s itim utm ainnah32.blogs pot.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi :
  5. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan,wewenang dan tanggung  jawabnya :
    1. Sekretaris Instansi

Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. b. Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan.

  1. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi :
    1. Sekretaris Junior

Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman.

  1. Sekretaris Senior

Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri  sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya. Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan, namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan, misalnya seorang artis atau pengacara.

2.2              Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris.

“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.”

(Saiman, 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya

http://www.greatsecretary.wordpress.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan

posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

  1. Menurut Wewenangnya.
    1. Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
    2. Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
    3. Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
    4. Menurut Jenis Tugasnya.
      1. Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
      2. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan
      3. Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi,mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
      4. Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18), tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas kreatif.

  1.  Tugas Rutin

Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.

  1. Tugas Pelaksanaan Instruksi

Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain.

  1. Tugas Kreatif

Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya makin meningkat.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris  sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja

Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan, meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif, tugas insidentil dan tugas sosial.

2.3              Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Dengan berbagai keperluan, perjalanan dinas ini perlu dilakukan. Karena persiapan yang begitu rumit, dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas.

“Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan.”(www.batan.go.id)

Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. Ignatius Wursanto (2006:209)“Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau

pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.”

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.

Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas

Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya.

Menurut Dra. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis(www.s m k6dki.or .id ) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas, adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah :

  1. Merencanakan Perjalanan
  2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
  3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
  4. Mempersiapkan Transportasi
  5. Mempersiapkan Akomodasi

Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149), seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini :

  1. Tujuan Perjalanan

Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik.

  1. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan

Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari, tanggal, bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan, mengurus visa, reservasi tiket dan hotel, dan sebagainya.

 

  1. Transportasi

Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan

oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara.

 

  1. Akomodasi Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan

pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman.

Dari pendapat di atas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas, tempat, waktu dan tanggal keberangkatan, transportasi dan akomodasi. Selain itu, sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas.

2.4              Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents)

Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan.

Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudulKom petensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas, yaitu :

  1. Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan, meliputi :

  1. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.

  1. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.

  1. Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain :

  1. Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.
  2. Paspor

Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri.

  1. Fiskal

Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri.

  1. Visa

Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri.

Sedangkan menurut Ernawati, Ursula (2003:160-167), terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut :

  1. Paspor(Pass por t)

Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya,

berlaku sebagai tanda pengenal yang sah.

  1. Exit Permit

Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.

  1. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.
  2. Sertifikat Kesehatan

Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera, yellow fever dan sebagainya. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara.

  1. Visa

Adalah izin masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis

di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor.

  1. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket)

Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat, antara lain: rute penerbangan, waktu penerbangan, kelas penerbangan, dan seating arrangement.

  1. Voucher

Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas, surat perintah perjalanan dinas. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor, visa, dan fiskal.

2.5              Mempersiapkan Daftar Perjalanan(Itinerary)

Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu

pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines.

Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :

  1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan

Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.

  1. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.

Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus  memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal  yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :

  1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.
  2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai  persinggahan.
  3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat,  atau mobil).
  4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).
  5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
  6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan  travel biro.
  7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time  schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari  sebelum berangkat.

Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan bahwa sekretaris harus  mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal kegiatan pimpinan(itiner ar y) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan.

BAB III PEMBAHASAN

 

3.1              Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan

3.1.1        Merencanakan Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah
perusahaan. Dengan berbagai keperluan, perjalanan dinas ini perlu dilakukan.
Karena persiapan yang begitu rumit, dibutuhkan seseorang yang membantu
menangani persiapannya. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal
kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan
dinas meliputi dokumen perjalanan dinas.

“Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan
yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang
dilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan
menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya
ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan.”(www.batan.go.id)

Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. Ignatius Wursanto
(2006:209)“Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan ataupegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.”

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas
adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau
perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi
perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya
ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu

3.1.1.1  Istilah Dokumen

Dokumen dipakai untuk satu unit informasi tunggal, a single unit of information (setunggal informasi), pada umumnya berisi teks, tetapi juga bisa mengandung bentuk lain seperti gambar, suara, dan gambar hidup (moving images. Dokumen bisa pula dikategorikan menurut bentuk fisiknya, misalnya sebuah buku, sebuah berkas, sebuah e-mail, sebuah halaman Web. Setiap dokumen memiliki sintaks (syntax) dan struktur yang ditentukan oleh aplikasi maupun penciptanya. Kata syntax diambil dari syntaxe dalam bahasa Latin merujuk ke bagian dari aturan atau gramatika bahasa yang menentukan bagaimana pesan disusun. Setiap dokumen mengandung susunan yang memenuhi aturan-aturan itu, baik jika ia mengandung teks maupun gambar, suara, dan gambar hidup. Selain itu, dokumen juga memiliki semantik (semantics) yang ditetapkan oleh pencipta atau penulisnya. Kata semantics merujuk ke makna dari sebuah pesan. Sebagai pelengkapnya, dokumen juga memiliki gaya penampilan (presentation style) untuk menentukan bagaimana dokumen akan tampil atau dicetak. Gaya presentasi ini dipengaruhi langsung oleh sintaks dan struktur dokumen. Terakhir, sebuah dokumen juga dapat memiliki wakil dari dirinya, disebut surrogate atau metadata. Sintaksis sebuah dokumen dapat juga menentukan sekaligus struktur, gaya presentasi, semantik, dan bahkan tindakan-tindakan eksternal yang diperlukan untuk memanfaatkan dokumen tersebut. Kadang-kadang semua elemen ini menjadi satu. Sebaliknya semantik juga dapat berkait langsung dengan cara presentasi dan penggunaan dokumen, misalnya Postcript adalah untuk dokumen yang diberlakukan sebagai gambar. Pada dasarnya, setiap dokumen mengandung tanda (sign), walau tidak setiap tanda kita anggap dokumen. Tanda lalulintas, misalnya, jarang kita anggap dokumen. Sebuah batu di pinggir jalan, bukanlah dokumen. Tetapi bagaimana dengan sebuah batu yang dipajang di museum? Bagaimana dengan tanda lalulintas dari jaman kolonial yang dijadikan bahan untuk penyelidikan sejarah lalulintas di Indonesia? Batu dan tanda lalulintas itu bisa juga menjadi dokumen bagi ahli arkeologi dan sejarah, bukan? Kalau kita membatasi pengertian “dokumen” hanya pada dokumen tertulis, foto, atau video, maka objek-objek museum luput dari pengamatan. Demikian pula kita akan luput mengamati seekor kupu-kupu yang sudah diawetkan, sepucuk tanaman langka yang dipelihara di Kebun Raya Bogor, atau sekotak lontar peninggalan Singosari. Sebaliknya, jika kita memperluas pengertian dokumen menjadi setiap objek yang di dalamnya mengandung tanda-tanda, maka semua objek di dunia ini adalah dokumen. Alam semesta ini pun dokumen. Tetapi, tentu saja, tidaklah mungkin pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi mengurusi alam semesta sebagai dokumen. Maka, teringat lah lagi kita pada kata “relevan” (relevant) yang pernah dibahas di blog ini. Maka “dokumen yang relevan” menjadi sangat relevan untuk masing-masing dari kita yang menamakan diri pustakawan, arsiparis, museolog, manajer rekod, atau pialang informasi. Maka sintaks, semantik, gaya penampilan, metadata, tanda, dan sebagainya itu akan selalu kita periksa: relevan atau tidak? Barulah kita bisa tahu apakah sesuatu yang ada di hadapan kita itu adalah dokumen atau bukan-dokumen.

 

3.1.1.2  Pengertian Dokumentasi

 

Pengertian Dokumentasi, Dokumentasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia didefinisikan sebagai sesuatu yang tertulis , tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Dokumentasi menurut Paul Otlet pada International Economic Conference tahun 1905 adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.Dalam Encyclopedia Britanica: dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang mengunakan alat.

 

3.1.1.3  Perbedaan Konsep Dokumentasi dan Kearsipan

Konsep merupakan pengertian yang merujuk pada sesuatu hal, masalah, benda, butir (item). Konsep merupakan satu kesatuan dengan manusia, karena berpikir merupakan kodrat manusia. Maka tidaklah salah bila seorang filsuf Perancis bernama Descartes berkata,” I think, therefore I am” artinya saya berpikir, karena itu saya ada

  1. Konsep dokumentasi

Konsep dokumentasi merupakan ramuan dasar pembentukan Ilmu Dokumentasi (selanjutnya disebut dokumentasi), sehingga konsep dokumentasi dapat dipahami melalui definisi dokumentasi.a. Definisi dokumentasi di Eropa Istilah dokumentasi sudah dikenal abad 16 di Inggris. Hal itu terbukti dengan adanya berbagai tulisan yang menyebutkan istilah documentation atau dokumentasi dalam Bahasa Indonesia.Menurut Institut International Bibliografi (1895), yang dipelopori oleh Henri la Fontaine dan Paul Otlet, dokumentasi ialah pengawasan dan pencatatan terhadap semua buku yang terbit dari semua negara sepanjang masa. Sehingga dapat pula dikatakan dokumentasi adalah pengawasan terhadap bibliografi di mana saja dan sepanjang masa.Dokumentasi menurut literatur dibagi menjadi dua, yaitu:

  1. Dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan Kepustakawanan adalah penerapan Ilmu Perpustakaan terhadap kegiatan perpustakaan seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan. Perpustakaan ialah gedung tempat menyimpan dokumen tercetak dan tidak tercetak, diatur menurut sistem tertentu untuk digunakan pemustaka.Jadi, bila definisi dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan, maka dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:a. Definisi supraposisi Definisi supraposisi disebut pula definisi menyeluruh atau posisi atas. Definisi berdasarkan supraposisi menganggap bahwa dokumentasi termasuk dalam perpustakaan, namun maknanya lebih luas daripada perpustakaan. Dokumentasi memiliki makna yaitu segala materi yang memuat informasi. Bila digambarkan secara sederhana maka terlihat sebagai berikut: Tokoh dokumentasi yang menganut paham ini adalah Paul Otlet (seorang pengacara Belgia yang ikut serta mendirikan organisasi dokumentasi bernama Federation International Documentation) dan Jesse Shera (pernah menjabat Dekan Sekolah Perpustakaan Case Western Reserve University di Cleveland, Ohio, AS). Otlet mengatakan bahwa dokumentasi ialah pengumpulan, penyusunan, dan penyaluran setiap jenis dokumen dalam setiap bidang kegiatan manusia. Sedangkan menurut Shera, dokumentasi merupakan organisasi bibliografi, yaitu penyaluran bahan grafis, untuk semua tingkat pemakaian sedemikian rupa agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin aktifitas social pengalaman manusia terekam.b. Definisi paralel Definisi paralel disebut juga definisi juxtaposisi artinya dokumentasi dan perpustakaan menduduki tempat yang sejajar atau paralel. Yang termasuk kelompok ini antara lain ilmuwan Pietsch dan Fill, Komisi Dokumentasi Ikatan Pustakawan Belanda. Pietsch mengatakan pustakawan mengolah sedangkan dokumentalis mengeksploitasi koleksi. Fill mengatakan perpustakaan berkaitan dengan administrasi dokumen sedangkan dokumentasi berkaitan dengan eksploitasi dokumen. Pendapat lain juga tidak terlalu jauh dari pendapat di atas; umumnya mereka menggunakan pendekatan khusus terhadap dokumen. Misalnya, pengolahan buku adalah tugas perpustakaan sedangkan pengolahan artikel majalah merupakan tugas dokumentasi. Ada pula yang mengatakan dokumen ilmu-ilmu sosial serta kemanusiaan merupakan wewenang perpustakaan sedangkan dokumen ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi wewenang dokumentasi.c. Definisi infraposisi Definisi infraposisi seringkali disebut definisi subordinasi, maka peranan dokumentasi di sini lebih kecil dan posisinya berada di bawah perpustakaan. Yang termasuk kelompok ini adalah Kunze dan Bjorkbom. Kunze berpendapat dokumentasi merupakan perluasan dari fungsi kepustakawanan. Sedangkan Bjorkbom mengatakan dokumentasi bukanlah sesuatu yang baru. Dia menolak penggunaan istilah dokumentasi dan sebagai gantinya ia menggunakan istilah lain, seperti jasa literatur, jasa perpustakaan, tinjauan literatur, jasa abstrak (intisari karangan), dan pemencaran informasi. Bjorkbom memberi definisi dokumentasi sebagai pekerjaan informasi perpustakaan dan bibliografi yang disesuaikan dengan situasi pada perpustakaan khusus.
  2. Dokumentasi tidak terbatas pada bidang kepustakawanan Yang termasuk kelompok ini antara lain ialah Picard dan Scotecci. Keduanya berpendapat dokumentasi merupakan pengumpulan atau kumpulan dokumen dalam subyek tertentu. Pengertian dokumentasi di Amerika selama Perang Dunia II yaitu metode khusus proyek reproduksi serta proses temu kembali informasi. a. Definisi dokumentasi di Indonesia Belanda pernah menjajah Indonesia hingga tahun 1942. Penjajahan itu berpengaruh pada berbagai bidang, termasuk pula bidang dokumentasi. Pengaruh ini tampak yaitu adanya definisi dokumentasi umumnya yang dianut Indonesia adalah aliran palalel. Salah satunya menurut putakawan Gusti Endeng, dokumentasi dalam arti luas atau umum terdapat pada perpustakaan dan arsip, sedangkan dokumentasi dalam arti sempit merupakan pekerjaan yang dilakukan terbatas pada bahan-bahan yang terdapat di perpustakaan dan arsip saja.b. Dokumentasi dan perpustakaan menurut fungsinya Walaupun terdapat perbedaan pada hakikatnya perbedaan pada dokumentasi dan perpustakaan terletak pada fungsinya. c. Disiplin yang berkaitan dengan dokumentasi Dokumentasi sebagai sebuah kegiatan yang mengarah pada pengembangan sebuah disiplin ilmu tidak dapat lepas dari disiplin ilmu lain. Pemanfaatan dokumentasi dapat dilihat pada DDC dan UDC .

Konsep Arsip

Arsip berasal dari kata archeion (bahasa Yunani) dan archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada records atau rekaman pemerintah (arsip). Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan antara arsip dengan perpustakaan terjadi sekitar abad 12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan. Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya instansi atau perorangan dalam kegiatannya yang berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip

3.1.1.4  Fungsi dan Tugas Arsip

Fungsi arsip ialah:

  1. Membantu pengambilan keputusan.
  2. Menunjang perencanaan.
  3. Mendukung pengawasan.
  4. Sebagai alat pembuktian.
  5. Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi.
  6. Efesiensi instansi/lembaga.
  7. Menyediakan informasi produk.
  8. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
  9. Sebagai rujukan historis.
  10. Menyediakan informasi personalia, keuangan, dan sejenisnya.
  11. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat.
  12. Arsip juga digunakan untuk kepentingan politik.
  13. Untuk pendidikan.
  14. Untuk menyelamatkan diri baik secara fisik maupun rohani.
  15. Untuk menelusur silsilah.Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. (KBBI/Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa. Jakarta: Balai Pustaka, 1988) Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :
  16. Naskah-naskah yang diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
  17. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI/Drs. A. W. Widjaja. Jakarta : Rajawali Press, 1990) Berdasarkan dua pengertian diatas, Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. mengatakan bahwa arsip yang disebutkan diatas dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa inggris disebut record. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam bahasa inggris disebut archieve.
  18. Perniagaan ialah aktiviti menjual dan membeli barangan atau perkhidmatan
  19. Dokumen perniagaan ialah keterangan atau cacatan bertulis yang sah tentang urus perniagaan yang telah dijalankan
  20. Kepentingan Dokumen Perniagaan
    1. Mengandungi maklumat tentang jual beli seperti tarikh, butiran barangan atau perkhidmatan, kuantiti dan harga
    2. Menjadi bukti bahawa perniagaan itu telah dijalankan
    3. Mengandungi pengesahan penerimaan dan pengeluaran barangan dan perkhidmatan
    4. Menjadi rujukan semasa membuat akaun perniagaan
    5. Kepentingan Menyimpan Dokumen
      1. Memudahkan mencari dan membuat rujukan

3.1.1.5  Dokumen Perniagaan

b. Lebih terjamin keselamatan dokumen

  1. Cara Menyimpan Dokumen
    1. Dokumen boleh disimpan secara manual dan elektronik
    2. Penyimpanan secara manual disimpan dalam fail dan buku rekod
    3. Penyimpanan secara elektronik disimpan dalam disket atau cakera keras
    4. Jenis-Jenis Dokumen
      1. Jenis-jenis dokumen yang digunakan terbahagi dalam 3 proses

Sebelum
Jual beli

Semasa
Jual beli

Selepas
Jual beli

  1. Surat tanya
  2. Katalog
  3. Sebut harga
  4. Senarai harga
  5. Borang Pesanan
  6. Nota serahan
  7. Invois
  8. Nota debit
  9. Nota Kredit
  10. Penyata akaun
  11. Resit
  12. Bil Tunai

 

  1. Surat Tanya

Surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada pembekal/peniaga  Surat yang bertanyakan maklumat yang lebih lanjut mengenai barangan yang ingin dibeli Perkara-perkara dalam surat tanya

a)      Jenis barang dan kuantiti barang yang ingin dibeli

b)      Harga barangan dan syarat pembayaran

c)      Syarat serahan dan pembayaran

d)     Tarikh serahan

 

  1. Katalog

Bahan bercetak dalam bentuk buku atau helaian pamplet/browser Perkara-perkara dalam katalog

a)      Gambar barangan dalam warna

b)      Nombor rujukan atau kod barangan

 

  1. Sebut Harga

Surat yang dikirimkan kepada membeli yang menyatakan butiran barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan Perkara-perkara penting dalam sebut harga

 

a)      Jenis barangan

b)      Jenama barangan

c)      Harga barang

d)     Kadar diskaun niaga dan diskaun tunai

e)      Syarat serahan dan syarat pembayaran

 

  1. Senarai harga

Surat yang dikirimkan kepada pembeli yang menyatakan butiran baranga dan harga yang ditawarkan

 

  1. Borang pesanan

Dokumen yang mengandungi maklumat baarang dan harga barangan yang akan dibeli

 

  1. Nota serahan

Dokumen yang mengandungi senarai barangan dan kuantiti barang yang diserahkan

  1. Invois

Dokumen yang menyatakan senaran barang kuantiti dan harga serta jumlah bayaran bagi barangan yang telah diserahkan

 

  1. Nota Debit

Dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk membetulkan kesilapan yang terdapat dalam invois

 

  1. Nota kredit

Dokumen yang dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu pembeli telah dikenakan bayaran lebih daripada yang sepatutnya

 

  1. Penyata akaun

Dokumen yang dikeluarkan setiap hujung bulan atau suatu tempoh tertentu yang mennyatakan senarai urusniaga dan pembayaran yang telah dibuat.

 

  1. Resit

Dokumen yang mengandungi maklumat pembayaran dan menjadi bukti penting bahawa pembayaran telah dibuat

 

  1. Bil Tunai

Senarai barangan ,kuantiti , harga dan jumlah pembayaran yang dibuat secara tunai

a)      Maklumat Penting Dalam Dokumen

b)      Mengenal pasti maklumat penting

c)      Kegunaan dokumen bagi menyediakan akaun

3.1.1.6  Perjalanan keluar negeri

3.1.1.6.1 Dasar Hukum
  1. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;
  2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2005 tentang erjalanan Dinas ke Luar Negeri;
  3. Surat Edaran Menteri Sekretaris Negara Nomor B-32/M.Sesneg/SetmEn/07/2007 tanggal 4 Juli 2007 tentang Perjalanan Dinas ke Luar Negeri;
3.1.1.6.2Ketentuan Umum
  1. Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk;
  2. Izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui Sekretariat Negara;
  3. Permohonan izin Perjalanan dinas ke luar negeri sebagaimana dimaksud, diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan;
  4. Apabila sampai dengan tanggal keberangkatan yang diusulkan belum mendapat persetujuan tertulis dari Presiden atau pejabat yang ditunjuk, berarti pejabat yang bersangkutan tidak diizinkan melakukan Perjalanan dinas ke luar negeri;
  5. Rombongan yang ikut dalam perjalanan dinas ke luar negeri diupayakan dalam jumlah yang sangat terbatas dan hanya yang bidang tugasnya sangat terkait dengan substansi yang akan dibahas;
  6. Perjalanan dinas untuk menghadiri seminar, lokakarya, simposium, konferensi dan melaksanakan peninjauan, studi perbandingan serta inspeksi harus dibatasi dengan ketat;
  7. Pejabat yang berwenang wajib membatasi pelaksanaan Perjalanan dinas untuk hal-hal yang mempunyai prioritas tinggi dan penting dengan mengurangi frekuensi, jumlah orang dan lamanya penugasan, serta dilakukan sepanjang tugas yang bersangkutan di dalam negeri tidak ada yang mendesak, dan dengan memperhatikan efisiensi APBN;
  8. Perjalanan dinas dilaksanakan dengan mengutamakan perusahaan penerbangan nasional atau perusahaan pengangkutan nasional lainnya;
  9. Clearance dari Departemen Luar Negeri untuk Perjalanan dinas ke negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia;
  10. Pejabat/pegawai yang telah melakukan perjalanan dinas luar negeri wajib membuat laporan tertulis yang disampaikan selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sejak kedatangannya di Indonesia kepada:
  1. Presiden dengan tembusan kepada Menteri Sekretaris Negara untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Menteri, Ketua dan Anggota Lembaga Negara, Ketua/Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen serta Gubernur;
  2. Menteri terkait atau Ketua/Kepala LPND dan Sekretaris Menteri Sekretaris Negara dengan tembusan kepada Kepala Biro KTLN, Sekretariat Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat, Bupati/Walikota, Ketua dan anggota DPRD Provinsi maupun Kabupaten/Kota;
  3. Atasan langsung dan Kepala Biro KTLN Sekretariat Negara untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, Pejabat Fungsional, dan Pegawai Non Eselon.b.
  4. Laporan perjalanan dinas ke luar negeri yang telah dilaksanakan menjadi salah satu syarat untuk mengajukan permohonan persetujuan/ijin pemerintah, apabila pejabat atau pegawai yang bersangkutan akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri berikutnya.
  5. Instansi Pemerintah mengajukan surat permohonan persetujuan yang ditujukan kepada:
    1. Presiden dengan tembusan kepada Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Menteri, Ketua dan anggota Lembaga Negara, Ketua/Kepala LPND dan Gubernur. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh Menteri atau Ketua Lembaga Negara. Khusus bagi Gubernur permohonan ijin/persetujuan diajukan oleh Menteri Dalam Negeri;
    2. Menteri Sekretaris Negara u.p. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat. Surat permohonan ijin/persetujuan ditandatangani oleh pejabat eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya;
    3. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara u.p. Kepala Biro KTLN, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, Pejabat Fungsional, dan Pegawai Non Eselon. Surat permohonan ijin/persetujuan ditandatangani oleh pejabat eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya.
    4. Surat permohonan dimaksud memuat:
      1. Nama dan jabatan;
      2. NIP atau nomor identitas yang disetarakan;
      3. Tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
      4. Kota dan/atau negara yang dituju;
      5. Jangka waktu penugasan;
      6. Sumber pembiayaan.
      7. Selain surat permohonan, pengajuan permohonan persetujuan perjalanan dinas luar negeri juga harus dilengkapi dengan:
        1. a.  Dokumen/surat yang menerangkan sumber pembiayaan, antara lain DIPA, surat dari sponsor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai;
3.1.1.6.3 Prosedur Dinas Keluar Negeri

b. Surat undangan dari mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Kedutaan Besar Republik Indonesia di Negara yang dituju dan/atau surat dari pihak luar negeri;

  1. c.  Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;
  2.  Penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan undangan, konfirmasi, term of reference, dan dokumen yang berkaitan;
  3. e.  Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat diajukan instansi lain;
  4. f.  Rekomendasi dari Departemen Dalam Negeri atau Instansi Pemerintah tingkat pusat bagi perjalanan dinas pejabat/pegawai pemerintah daerah;

g. Kertas posisi dan/atau draft record of discussion/agreed minutes, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;

h. Brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka mengikuti promosi/pameran;

  1. Draft perjanjian internasional, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka melakukan pembahasan/penandatanganan perjanjian internasional dilakukan dalam rangka kerjasama teknik
  2. Sekretariat Negara melakukan penelitian terhadap dokumen yang disampaikan instansi pemerintah. Dalam hal Sekretariat Negara menyetujui, akan diterbitkan Surat Persetujuan Pemerintah untuk melakukan perjalanan dinas ke luar negeri yang memuat :
    1. Kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikan maksud kedatangan kepada Kedutaan Besar RI/Perwakilan RI di negara yang dituju;
    2. Kewajiban untuk menyampaikan laporan setelah selesai melakukan perjalanan dinas luar negeri;
    3. Apabila biaya transportasi berasal dari APBN/APBD, diatur pula keharusan untuk menggunakan perusahaan penerbangan nasional, sepanjang jalurnya memungkinkan
    4. Ketentuan bahwa pembiayaan ke luar negeri dengan biaya dari perusahaan swasta hendaknya tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah
  • Nama, NIP atau nomor identitas yang disetarakan, dan jabatan;
  • Tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
  • Kota dan/atau negara yang dituju;
  • Jangka waktu penugasan;
  • Sumber pembiayaan.
  • Ketentuan-ketentuan, yang meliputi:

3.1.1.7  Merencanakan Perjalanan Dinas

Penyiapan Dokumen Perjalanan dinas, Dokumen yang harus di bawa dibedakan menjadi 2 macam

  1. Dokumen khusus yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalan dinas
  2. Dokumen pendukung yang dapat disebut dengan dokumen perjalanan
    1. surat tugas atau surat perintah jalan surat yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk memberikan informasi bahwa pimpinan ditugas untuk melakukan perjalanan dinas
    2. paspor

dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga Negara yang diberi izin untuk bepergian ke egara-negara asing

  1. visa

tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor visa di bagi menjadi 2 macamsingle entry, visa yang berlaku untuk sekali perjalan masuk ke Negara tertentu multiple entry, visa yang dapat masuk ke Negara lain beberapa kali tanpa harus memperbaharui visa tersebut

  1. yellow card

kartu yang di keluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga Negara yang akan bepergian keluar negeri

  1. fiscal

hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan pengelaran Persiapan dokumen perjalanan dinas Syarat-syarat mengurus paspor dan visa adalah: Ktp, Kk, Ijazah, Skck, Pas foto , Sk, Akta kelahira

  1. Surat tugas dari perusahaan
    1. Penyiapan transportasi, akomodasi, dan keuangan
    2. Persiapan dengan menggunakan transportasi darat
    3. Persiapan dengan menggunakan transportasi kereta api
    4. Persiapan dengan menggunakan transortasi kapan laut
    5. Persiapan dengan menggunakan transportasi udara
    6. Persiapan akomodasi Akomodasi adalah tempat/penginapan. Seorang sekretaris harus meminta keterangan rinci agar dapat memilih hotel yang sesuai oleh pimpinan, mialnya:
      1. Jarak tempuh rapat yang tidak terlalu jauh dari penginapan
      2. Keadaan hotel harus nyaman
      3. Hotel harus dilengkapi oleh fasilitas yang biasanya terdapat dalam hotel
      4. Biaya penginapan

 

  1. Persiapan keuangan

Ada beberapa alat tanda pembayaran yang dipakai selama perjalanan dinas

  1. Uang, adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat  tukar/pembayaran
  2. Kartu kredit, kartu yang di keluarkan oleh bank yang memberikan hak
    pada seseorang yang diberi hak untuk memperoleh barang dan jasa
    dalam batas nilai tertentu
  3. Cek bepergian, alat pembayaran semacam cek yang dapat di uangkan  pada pahiak-pahak yang ditunjuk
  4. Letter of credit, surat yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang  memerlukan dana yang cukup besar jumlahnya

3.1.2        Pengertian Perencanaan dan arti serta tugas seorang sekretaris

3.1.2.1  Pengertian perencanaan

Pengertian perencanaan mempunyai beberapa definisi rumusan yang berbeda satu dengan lainnya. Cuningham menyatakan bahwa perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan memformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian.[2] Perencanaan dalam pengertian ini menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa yang akan datang serta usaha untuk mencapainya.

Definisi lain menyatakan bahwa perencanaan adalah hubungan antara apa yang ada sekarang dengan bagaimana seharusnya yang berkaitan dengan kebutuhan, penentuan tujuan, prioritas, program,dan alokasi sumber.[3]Perencanaan mempunyai makna yang komplek, perencanaan didefinisikan dalam berbagai bentuk tergantung dari sudut pandang, latar belakang yang mempengaruhinya dalam mendefinisikan pengertian perencanaan. Di antara definisi tersebut adalah sebagai berikut: Menurut prajudi Atmusudirjo perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa, dan bagaimana. Bintoro Tjokroamidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas adalah proses memprsiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Muhammad Fakri perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Lebih lanjut Muhammad Fakri menyatakan bahwa perencanaan dapat juga dikatakan sebagai suatu proses pembuatan serangkaian kebijakan untuk mengendalikan masa depan sesuai yang ditentukan.[4] Dari kutipan tersebut dapat dianalisis bahwa dalam menyusun perencanaan perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan masa depan, adanya kegiatan, proses yang sistematis, hasil dan tujuan tertentu.Kaufman mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan secara sah dan berdaya guna.[5] Dari pendapat Kaufman tersebut dapat dipahami bahwa perencanaan merupakan sesuatu yang menjadi keperluan dalam sebuah system untuk mendukung tercapainya tujuan. Tidak itu saja selain mendukung tercapainya tujuan suatu system maupun lembaga perencanaan yang dipersiapkan hendaknya bermanfaat secara aplikasi, dan lebih penting adalah dikerjakan dan disusun berdasarkan kepatutan serta tidak melanggar norma yang berlaku. Menurut Kaufman dalam perencanaan mengandung elemen-elemen sebagai berikut, pertama mengindentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan. Kedua, menentukan kebutuhan-kebutuhan yang bersifat prioritas. Ketiga, memperinci spesifikasi hasil yang dicapai dari tiap kebutuhan yang dipioritaskan. Keempat, mengidentifikasi persyaratan untuk mencapai tiap-tiap alternatif. Kelima, mengidentifikasi strategi alternative yang memungkinkan, termasuk di dalamnya peralatan untuk melengkapi tiap persyaratan untuk mencapai kebutuhan, untung rugi berbagai latar dan strategi yang digunakan.[6]Uraian tersebut, memperjelas bahwa perencanaan berkaitan dengan pemilihan dan penentuan kebijakan tertentu. Harjanto memberi komentar terhadap pendapat Kaufman bahwa perencanaan merupakan proses untuk menentukan kemana harus melangkah dan mengidentifikasi berbagai persyaratan yang dibutuhkan dengan cara efektif dan efesien. Harjanto menyatakan bahwa perencanaan mengandung enam pokok pikiran yaitu, pertama perencaaan melibatkan proses penentapan keadaan masa depan yang diinginkan. Kedua, keadaan masa depan yang diinginkan dibandingkan dengan kenyataan sekarang, sehingga dapat dilihat kesenjangannya. Ketiga, untuk menutup kesenjangan perlu dilakukan usaha-usaha. Keempat, uasaha untuk menutup kesenjangan tersebut dapat dilakukan derngan berbagai usaha dan alternative. Kelima, perlu pemilihan alternative yang baik, dalam hal ini mencakup efektifitas dan efesiensi. Keenam, alternative yang sudah dipilih hendaknya diperinci sehingga dapat menajdi petunjuk dan pedoman dalam pengambilan kebijakan.[7]Beeby C.E sebagaimanan dikutip oleh Asnawir menyatakan bahwa perencanaan pendidikan adalah penerapan ramalan dalam menentukan kebijaksanaan, prioritas, ekonomi dan politik, potensi system untuk berkembang, kepentingan Negara dan pelayanan masyarakat yang mencakup dalam system tersebut.[8]Dari kutipan tersebut dapat dipahami bahwa perencanaan merupakan aplikasi dari pemikiran yang tersusun untuk mencapai keinginan bersama. Dengan demikian perencanaan yang di susun merupakan konsep yang aplikatif dan oprasional. Dapat juga merupakan aktifitas untuk mengambil keputusan. Hal senada juga dikatakan oleh George R. Terry bahwa perencanaan merupakan aktifitas pengambilan keputusan tentang apa yang harus dilakukan, di mana, kapan dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang akan melakukan, sehingga tercapainya tujuan yang dinginkan.[9]Dengan demikian perencanaan adalah usaha untuk menggali siapa yang bertangungjawab terhadap berbagai aktifitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama. Aktifitas tersebutkan tergambar dalam sebuah perencanaan yang matang dan komprehensif. Hal ini dapat dipahami dari pendapat George R. Terry tersebut. Di sisi lain, perencanaan dapat dikatrakan sebagai usaha mencari penangggungjawab terhadap berbagai rumusan kebijakan untuk dilaksanakan bersama sesuai dengan bidang masing-masing.Asnawir menyatakan perencanaan adalah kegiatan yang harus dilakukan padatingkat permulaan, dan merupakan aktifitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud dan tujuan yang ingin dicapai.[10]Islam mengajarkan kepada umatnya untuk merencanakan segala kegiatannya.” Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah Setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah Maha mengetahui apa yang kamu kerjakan”(Qs.Al-Hasyr:18). Dari ayat tersebut dapat dipahami bahwa perlunya perlunya perencanaan untuk masa depan, apakah untuk diri sendiri, pemimpin keluarga, lembaga, masyarakat maupun sebagai pemimpin Negara.Allah sebagai pencipta, Allah sebagai Perencana semua makhluk ciptaannya, Allah adalah Maha Merencanakan, Al-Bari, sifat tersebut menjadi inspirasi bagi umat islam terutama para manajer. Karena pada dasarnya manajer yang harus mempunyai banyak konsep tetang manajemen termasuk di dalamnnya perencanaan pemimpin yanb adalah yang mempunyai visi dan misi, dan membangun kedua hal tersebut agar berjalan sesuai dengan tujuan bersama. Visi dan misi merupakan hasil dari perencanaan yang baik dan matang. Menurut Soejitno Irmin dalam buku Kepmimpinan Melalui Asmaul Husna menyatakan bahwa perencanaan merupakan proses kegiatan yang tertata rapi yang bertahap dan bekelanjutan.[11]Dari kutipan tersebut dapat dicermati bahwa perencanaan adalah proses yang berkelanjutan, bertahap dan tertata rapi. Artinya perencanaan tidak bersifat mutlak, kaku tetapi ada peluang untuk perbaikan dan sisipan kebijakan baru. Dengan demikian perencanaan adalah proses yang berkelanjutan dalam rangka menyempurnakan aktifitas untuk mewujudkan tujuan bersama.Menurut Coom dalam definisi perencanaan pendidikan dibahas paling tidak tempat hal sebagai berikut: pertama tujuan, apakah yang akan dicapai dengan perencanaan itu? Kedua, status posisi system pendidikan yang ada, bagaimanakah keadaan yang ada sekarang? Ketiga, kemungkinan pilihan alternative kebijakan dan prioritas untuk mencapai tujuan. Keempat, strategi.Dari beberapa definisi tersebut, dapat dipahami bahwa ada beberapa unsure penting yang terkandung dalam perencanaan pendidikan, yaitu Pertama penggunaan analisis yang bersifat rasional dan sistematik dalam perencanaan pendidikan, termasuk di dalamnya metodologi dalam perencanaan. Kedua, proses pembangunan dan pengembangan pendidikan. Artinya adalah perencanaan pendidikan dilakukan dalam rangka perbaikan pendidikan atau reformasi pendidikan. Ketiga prinsip efektifitas dan efesien, artinya dalam perencanaan pendidikan perlu dipikirkan aspek ekonomis. Keempat kebutuhan dan tujuan peserta didik dan masyarakat, regional, nasional dan internasional, artinya perencanaan lembaga pendidikan hendaknya mencakup aspek internal dan eksternal dari organisasi sistem lembaga pendidikan.[12] Dengan demikian perencanaan pendidikan sekedar untuk internal lembaga pendidikan, anak didik, lebih dari itu pertimbangan lingkungan masyarakat sebagai pengguna sekaligus penerima hsil perlu dipertimbangkan, termasuki juga kebutuhan regional, nasional dan internasional, ini artinya adalah menyusun perencanaan hendaknya bersifat universal untuk jangka pendek dan jangka panjang yang kesemuanya bermuara kepada kebutuhan dan tujuan universal.

3.1.2.2  Arti dan tugas sekretaris

Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”

Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.

Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

Peranan dan Tugas Sekretaris

Peranan Sekretaris Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya.Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya.

Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.

Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal).

Tugas Sekretaris Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.

Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut

  1. Menerima dikte dari pimpinan.
  2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).
  3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
  4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
  5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
  6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
  7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
  8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan.
  9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
  10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Sekretariat dan Kesekretariatan

Pengertian SekretariatSeperti halnya yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal terjadinya sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang kesekretariatan.

Menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur :a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.

Selanjutnya pengertian kantor pada dasarnya dapat kita pahami sebagai berikut :1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.2. Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi.

Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara pelaksanaan kantor atau sekretariatnya masing-masing

Pengertian Kesekretariatan.Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris.

Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.b. Penyelenggaraan surat-menyurat.c. Pengaturan hubungan keluar.d. Penganggaran belanjae. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham.g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

Fungsi KesekretariatanPada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi :

  1. adanya orang-orang yang bekerja,
  2. penerimaan dan pengiriman surat,
  3. penerimaan dan pengiriman telepon,
  4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.

Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut :

  1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi.
  2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan.
  3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.
  4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.
  5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal.b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.

Administrasi dan Tata UsahaAdministrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan-pencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tersebut (Wowaruntu, 1991).Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, dapat digolongkan menjadi 4 (empat) macam, yaitu segala macam pekerjaan yang bersifat :1. KOMUNIKASI2. REGISTRASI3. KOMPUTASI, dan4. INFORMASI

Pada zaman modern sekarang dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat dan penyimpanan dokumen-dokumen serta pelayanan tamu maupun urusan rapat yang dinamakan sekretaris (buku The Liang Gie).

Jabatan Sekretaris dan Unit SekretariatPada pokoknya sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian, keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.

Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut “secretaryship” atau kesekretriatan merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.

3.1.3        Menyiapkan transportasi, akomodasi, dan keuangan

3.1.3.1  Transportasi

Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan  oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara.

3.1.3.2  Akomodasi

Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman.

3.1.3.3  Keuangan

Seorang sekretaris harus dapat mengatur keuangan . disini terlihat bahwa seorang pimpinan harus dapat mengontrol pengeluaran dengan bantuan sekretaris.berapa yang dibutuhkan saat akan berpergian dan hal yang sangat penting adalah bahwa saat perjalanan dinas harus membawa persedian keuangan dengan cukup. Tidak terlalu banyak ataupun terlalu pas. Demi kepentingan perjalanan dinas baik dalam maupun luar negeri.

3.1.4        Membuat daftar perjalanan

3.1.4.1  Perincian Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas

Semua biaya perjalanan dinas yang harus di bayarkan kepada pihak yang berpergian suatu daftar yang disebut perhitungan biaya perjalanan dinas seperti contoh dibawah ini

PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS

No perincian                                      biaya jumlah                                      keterangan
 
 
 
 
 
 
 
 

Jumlah semua   : Rp

: (dengan huruf)…………………………………………………………………

 

……………………..19…….

Telah dibayar sejumlah                                                                                 telah menerima jumlah uang sebesar

Rp………………………………………………….                                             Rp………………………………………………

Bendahara                                                                                                                          yang berpergian

(…………………………)                                                                                                     (…………………………………..)

 

 

 

3.1.4.2  Travel dan Agent

Seperti halnya bagian ticketing. Travel agent menyediakan jasa bagi pemesanan dan pembelian tiket sekaligus memberikan konsultasi akan beranekaragam route dari bermacam macam perusahaan penerbangan. Pemesanan hotel, aneka tour/ perjalanan rekreasi bahkan terkadang tiket pertunjukan, biasanya travel agent dipilih atas rekomendasi seseorang, tetapi jika anda harus memilih pilih travel agent yang cukup punya nama dan koneksinya cukup luas dengan penerbangan penerbangan asing. Travel agent tidak membebani langganan dengan ongkos tambahan karena mereka sudah mendapatkan komisi dari perusahaan yang diageninya. Selain anda bisa mendapatkan diskount khusus, bila anda berlangganan banyak kemudahan bisa anda nikmati. Misalnya tiket yang anda pesan bisa diantar ke tempat yang anda mau. Keuntungan yang lain bila menggunakan travel agent adalah anda bisa mengetahui berbagai jadwal berbagai perusahaan penerbangan sekaligus tanpa harus menelpon ke perusahaan penerbanga satu satu . travel agent biasanya memiliki buku directory lengkap mengenai jadwal penerbangan besar yang ada di dunia . atau paling tidak mereka pasti memiliki time table dari masing masing maskapai penerbangan beasar yang sering digunakan

Buku time table memberikan semua data route penerbangan yang dijalankan oleh suatu maskapai penerbangan internasional ( singapore airlines misalnya )

Time table disusun berdasarkan abjad dari kota(bandara) asal ke kota tujuan.pelajari cara membaca timetable di bawah ini (catatan: untuk contoh time table, bisa minta ke maskapai penerbangan internasional singapore airlines misalnya)time table akan memberikan petunjuk bagaimana cara membaca jadwal yang ada. Kode maskapai penerbangan yang berlaku internasional

Sekretaris menjadi penghubung antara  travel agent dan pimpinan supaya pengeturan nya sesuai dengan yang diinginkan dan tidak ada hal hal yang kurang menyenangkan di dalamnya. Misalnya

  1. Pimpinan adalah orang yang takut terbang. Oleh karena itu, sekretaris harus memulihkan pesawat yang besar yang memiliki pesawat yang besar yang memiliki tingkat turbulensi rendah.
  2. Pimpinan fanatik dengan salah satu maskapai penerbangan karena memiliki kartu frequent flyer misalnya perhatikan
  3. Pimpinan senang duduk di jendala, atau lorong usahakan ia mendapatkan dan sebagainya
  4. Pimpinan sangat tidak suka menunngu terlalu lama di bandara . oleh karena itu, sekretaris harus mencari penerbangan yang banyak singgah atau terpaksa. Waktu transaksinya tidak terlalu lama.

Pegang satu orang di travel agent tersebut yang bisa melayani anda terus menerus. Orang yang suka sering melayani akan lebih mengerti dan menghargai kebutuhan dan kesukaan anda serta pimpinan anda bila anda sudah mendapatkan travel agent yang pelayanannya bagus tetaplah menjadi langganannya. Selain karena mereka telah mengerti kesukaan pimpinan, bila ada keperluan mendadak, anda dapat dipercaya bahwa mereka akan memberikan pelayanan yang terbaik

Sekretaris seharusnya mempunyai jadwal penerbagnan dari beberapa perusahaan penerbangan sehingga bisa memberikan beberapa alternatif jadwal dan berikan kepada pimpinan.

Time table biasanya diterbitkan setahunsekali  oleh perusahaan perusahaan  penerbangan dan sekretaris bisa mendapatkan . tetapi bila pimpinan tidak terlalu sering melakukan perjalanan dinas . anda cukup meminta informasi dari travel agent.

Sebelum melakukan pemesanan, minta informasi jadwal berbagai perusahaan penerbangan yang memiliki service ke kota tujuan pimpinan.

Minta beberapa alternatif dan berirkar kepada pimpinan, mana yang akan dipilih, setelah itu buatlah jadwal sementara, jika jadwal sementara sudah disetujui baru anda melakukan pemesanan.

 

 

  1. Pemesanan
  • Berikan informasi yang dibutuhkan mengenai pimpinan anda
  • Nama lengkap sesuai paspor
  • Umur dan jenis kelamin
  • Kewarganegaraan

 

  1. Jelaskan kenginan pimpinan anda
  • Tujuan berpergian
  • Tanggal keberangakatan dan kembali
  • Penerbangan yang diinginkan
  • Kelas yang diinginkan
  • Pilihan tempat duduk
  • Pilihan makanan bila ada
  • Bila ada cacat tubuh dan sebagainya.

 

Tidak selamya pemesanan dapat langsung ok mungkin fully bloked , mungkin pula pimoinan anda masih di waitinglist. Bila masih waitinglist coba lagi atau minta travel agent anda untuk terus mencoba. Tetapi untuk sementara lebih baik anda meminta mereka mencari alternatif dengan pesawat yang lain atau dari penerbangan yang lain. Namun jangan lipa menyakan pilihan pimpinan yang lain bila keinginan tidak dapat terpenuhi.

3.1.4.3  Perencanaan Jadwal Perjalanan

Sekretaris bertanggung jawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable  dari airlines.

Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :

 

  1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan

Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.

  1. Mempelajari Time Table

Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines,meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.

Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur  Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus  memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal  yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :

  1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan.
  2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan.
  3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil).
  4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).
  5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
  6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan  travel biro.
  7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time  schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari  sebelum berangkat

3.1.5        Mengatur Perjalanan Dinas

3.1.5.1  Pengaturan Waktu

Mengatur perjalanan dinas untuk pimpiann tidaklah mudah, dibutuhkan ketelitian dan kecermatan, karen salah pengeturan bisa berakibat fatal. Misalnya terbengkalai kegiatan yang lebih penting. Umumnya perjalanan dinas pimpinan diatur oleh sekretarisnya.

3.1.5.2  Macam macam dokumen perjalanan

Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus
dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang
sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang
perlu dipersiapkan.

Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas, yaitu :

  1. Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau  perusahaan yang bersangkutan, meliputi

  1. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.

  1. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang  berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.

 

  1. Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait.
Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada
jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya.
Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain :

  1. Kartu Tanda Penduduk (KTP),

Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan  terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.

  1. Paspor

Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Tanpa paspor seseorang tidak

bisa berpergian keluar negeri.

  1. Fiskal

Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan  mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri.

  1. Visa

Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan  mengadakan perjalanan ke luar negeri.

Sedangkan menurut Ernawati, Ursula (2003:160-167), terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut :

  1. Paspor(Pass por t)

Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal yang sah.

  1. Exit Permit

Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untukberpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atausebagai traveler lainnya. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3(tiga) bulan, apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum)maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.

  1. Surat Keterangan Fiskal

Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkanpemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luarnegeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawainegeri.

 

  1. Sertifikat Kesehatan

Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentuseperti cholera, yellow fever dan sebagainya. Surat keterangan inidapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara.

  1. Visa

Adalah izin masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis

di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor.

 

  1. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket)

Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalampemesanan tiket pesawat, antara lain: rute penerbangan, waktupenerbangan, kelas penerbangan, dan seating arrangement.

 

  1. Voucher

Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman.

 

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan macam-macamdokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas, surat perintah perjalanandinas. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeridibutuhkan dokumen lain meliputi paspor, visa, dan fiskal.

3.1.5.3  Surat Perintah Perjalanan Dinas

KEMENTERIAN AGAMA                                                                                    Lampiran         :

KANTOR URUSAN AGAMA                                                                   Lembar                        :

KECAMATAN NISAM ANTARA                                                                       Kode Nomor   :

 

 

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

 

1. Pejabat yang berwenang memberi perintah : Kepala Kantor Urusan Agama
  Kecamatan Nisam Antara
2. Nama Pegawai yang diperintahkan : Teuku Erdika Usiandra, S.SNIP.19840509 200801 1 005
3. a. Pangkat dan Golongan menurut  GPPS-1068b. Jabatan

c. Gaji Pokok

d. Tingkat menurut peraturan perjalanan dinas

  1. III/ a
  2. Kepala KUA KEC.
  3. Rp. 1.655.800   ,-
4. Maksud pejalanan dinas : Menghadiri Undangan Serah Terima Jabatan dalam Lingkungan Kankemenag Aceh Utara
5 Alat angkutan yang dipergunakan : Bus Umum
6 a. Tempat berangkatb. Tempat tujuan a. Nisam Antarab. Lhokseumawe
7. a. Lamanya perjalanan dinasb. Tanggal berangkat

c. Tanggal harus kembali

a. 1 harib. 19  Januari 2011

c. 19  Januari 2011

8. PengikutNo.                  Nama                                    Umur Hubungan Keluarga                       Keterangan

 

–  – 
9. Pembebanan Anggaran

  1. Instansi/ Proyek
  2. Mata Anggaran
: a.

: b.

10. Keterangan Lain-lain
 

 

 

 

Tembusan disampaikan kepada :                    DIKELUARKAN DI            : NISAM ANTARA

1. …………………………………                PADA TANGGAL    : 18 Januari 2011

2. …………………………………

 

KEPALA KANTOR URUSAN AGAMA

KECAMATAN NISAM ANTARA

 

 

 

 

Teuku Erdika Usiandra, S.S

NIP.19840509 200801 1 005

 

Berangkat dari            : NISAM ANTARA

(tempat kedudukan)    :

Pada tanggal               : 19 Januari 2011

Ke                               : Lhokseumawe

 

KEPALA KANTOR URUSAN AGAMA

I Tiba diPada tanggal

Kepala

 

: Lhokseumawe: 19 Januari 2011

: Kasi Urais

 

 

 

 

 

Sabaruddin, S. Ag

NIP. 19720205.199703.1.002

 

Berangkat dariKe

Pada tanggal

Kepala

: Nisam: Lhokseumawe

: 19 Januari 2011

: KUA Kec. Nisam Antara

 

 

 

Teuku Erdika Usiandra, S.S

NIP.19840509 200801 1 005

II Tiba diPada tanggal

Kepala

 

::

:

 

 

 

(                             )

Berangkat dariKe

Pada tanggal

Kepala

::

:

:

 

 

(                                            )

III Tiba diPada tanggal

Kepala

 

::

:

 

 

 

(                                  )

Berangkat dariKe

Pada tanggal

Kepala

::

:

:

 

 

(                                )

IV Tiba Kembali    :(Tempat Kedudukan)

Pejabat Yang Diberikan Perintah

 

Kepala Kantor Urusan Agama

Kecamatan Nisam Antara

 

 

Teuku Erdika Usiandra, S.S

NIP.19840509 200801 1 005

 

Telah diperiksa dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut di atas benar dilakukan  atas perintahnya dan semata-mata untuk kepentingan jabatan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.Pejabat yang memberi perintah

Kepala Kantor Urusan Agama

Kecamatan Nisam Antara

 

V CATATAN-CATATAN LAIN
VI PERHATIAN :Pejabat yang berwenang menerbitkan SPPD. Pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/ tiba serta bendaharawan bertanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan keuangan Negara,  apa bila Negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian dan kesilapannya.

(angka 8 lampiran surat Menteri Keuangan Tgl.     April 1974, No. B-296 MK/I/4/1974

KECAMATAN NISAM

3.1.6        Membuat Laporan Perjalanan Dinas

3.1.6.1  Menyusun Laporan Perjalanan Dinas

  1. A.    Pengertian Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan, yang harus disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban.

  1. B.     Pentingnya Laporan Kegiatan

 

a)      Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk :

b)      Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.

c)      Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.

d)     Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.

e)      Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.

 

  1. C.    Macam Laporan Kegiatan

 

  1. Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat :

a)      Laporan lisan, disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon , wawancara dan sebagainya.

b)      Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

 

  1. Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat :

a)      Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor / lucu.

b)      Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistimatis serta logis.

 

  1. Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan :

a)      Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.

b)      Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dan sebagainya.

c)      Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang

.

  1. D.    Sistimatika Laporan

Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

  1. E.     Pendahuluan

Pada pendahuluan disebutkan tentang :

  1. Latar belakang kegiatan.
  2. Dasar hukum kegiatan.
  3. Apa maksud dan tujuan kegiatan.
  4. Ruang lingkup isi laporan.

 

  1. F.     Isi Laporan

Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :

  1. Jenis kegiatan.
  2. Tempat dan waktu kegiatan.
  3. Petugas kegiatan.
  4. Persiapan dan rencana kegiatan.
  5. Peserta kegiatan.
  6. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
  7. Kesulitan dan hambatan.
  8. Hasil kegiatan.
  9. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

 

  1. H.    Penutup

Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

 

  1. Hal-hal yang perlu diperhatikan

Laporan diusahakan agar :

  1. Singkat dan padat.
  2. Runtut atau sistimatis.
  3. Mudah dipahami isinya.
  4. Isinya lengkap.
  5. Menarik penyajiannya.
  6. Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
  7. Tepat pada waktunya.

 

  1. Lain – lain.
    1. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy )
    2. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.
    3. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll )
    4. Pengertian Laporan

3.1.6.2  Pengertian,Fungsi dan syarat Laporan

Adalah penyampaian informasi dsri seorang petugas/ pejabat kepada petugas/ pejabat lain dalam suatu sistem administrasi.Isi laporan dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan dan sebagainya.

  1. Fungsi Laporan

Secara singkat dapat dirumuskan bahwa laporan mempunyai fungsi informasi, fungsi pengawasan, pengambilan keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban.

  1. Syarat- syarat Laporan

Isi laporan harus terperinci dan jelas Harus mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan. Isi laporan tidak boleh berbelit-belit.

3.1.6.3  Pedoman Pembuatan Laporan

Dalam pembuatan sebuah laporan diperlukan pedoman pembuatan laporan , adapun hal hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan sebuah laporan adalah

  1. Menggunakan bahasa yang jelas artinya bahasa yang tidak membuka peluang untuk ditafsirkan secara berbada oleh pembaca laporan
  2. Menggunakan bahasa yang lugas dan bahasa yang sederhana, tidak terlalu berbelit belit
  3. Laporan harus lengkap guna mendukung proses pengambilan keputusan yang tepat dan untuk memperoleh pemahaman dat kuantitatif, kiranya dapat pula disajikan dapat pula disajikan dalam bentuk yang lebih visual, misalnya tabel atau grafik
  4. Laporan harus tepat waktu terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada jenis klasifikasi yang digunakan

Terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada jenis klasifikasi yang digunakan

 

  1. Laporan ditinjau dari segi waktu penyajian
    1. Laporan rutin

Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau laporan periodik. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau triwulan. Laporan ini biasanya membuat informasi yang berhubungan dengan pelaksana aktivitas pada satuan unit organisasi atau tugas individu dalam organisasi.contoh laporan rutin antara lain. Laporan penjualan suatu produk , laporan pembelian, laporan hasil pelaksanaan tugas rutin

 

  1. Laporan insidental

Laporan insidental merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu tidak terjadwal secara tepat. Laporan ini disusun bila ada suatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau ada kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak. Contoh laporan insidental . laporan hasil penelitian, laporan sosial, laporan pesaing baru.

 

  1. Laporan ditinjau dari segi penyampaian

 

  1. Laporan lisan

Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelaporan mengungkapkan isi laporanya secara lisan kepada pimpinan, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon . teteapi penting di perhatikan bahwa penyampaian laporan melalui telepon.menurut etiket perkantoran, dirasa kurang sopan. Laporan lisan dilaporkan bila hal hal yang dilaporkan hanya bersifat informatif dan singkat, tidak memerlukan perincian yang mendetail, serta hal hal yang dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh yang fatal.

 

Suatu laporan keuangan perusahaan terdiri dari banyak mata anggran tentu tidak mungkin disampaikan secara lisan , tetapi harus dilaporkan secra tertulis, satu kelemahan dari laporan lisan dimungkinkan adanya ketidakleluasan untuk mengungkapkan isi laporan, baik karena waktu yang terbatas maupun tekanan psikologis pelapor terhadap atasanya.

 

  1. Laporan terulis

Laporan yang disampaikan dalam bentuk tertulis, kiranya baik kalau diketik dengan mesin tik atau mesin komputer, tebal halaman yang diperluaskan tergantung dari materi yang ingin disampaikan laporan ini bisa bebentuk laporan formal atau informal. Dalam laporan tertulis ini bawahan menggunakan pendapat atau saran dengan leluasa karena tidak berhadapan langsung atasanya.

 

  1.  Laporan visual

Laporan visual merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, entah itu lukisan , foto, film, atau slide. Apabila dibandingkan dengan laporan tertulis, maka laporan visual memerlukan biaya relatif lebih besar

 

  1. Laporan ditinjau dari segi bentuknya
    1.  Laporan berbentuk surat

Laporan ini dibuat dalam bentuk surat, sehingga bentuk laporan ini mengikuti format pembuatan surat, baik dari bagian bagian surat maupun bahasa yang dipakai sesuai dengan bahasa surat, dengan demikian, bagian bagian laporan ini akan terdiri dari kop surat, nomor perihal, tanggal, alamaat, tujuan, isi surat, salam penutup, nama penanggung jawab dan tanda tangan.

 

  1.  Laporan berbentuk formulir

Laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tepat dengan demikian yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang dilaporkan tetap. Laporan ini berbentuk formulir digunakan untuk laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penilitian suatu hasil kerja, laporan produksi unit kerja

 

  1. Laporan berbentuk karangan

Laporan dubuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang disampaikan cukup banyak, laporan ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya laporan hasil penelitian.

 

  1. Laporan ditinjau dari sifat penyajianya
    1. Laporan informal

Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk memo, surat atatu tulisan singkat dan dibuat dengan yang tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya. Pembuatan laporan dapat membuat bentuk sesuai dengan keinginanny sendiri dan sering  tanpa disertai dokumen dokumen yang mendukung  materi laporan.

Laporan informal dapat dibuat dengan dua cara, secara induktif yaitu fakta fakta atau data data dikemukakan terlebih dahulu baru kemudian dibuat suatu kesimpulan, kedua secara deduktif yaitu laporan laporan dimulai dengan suatu kesimpulan, baru diikuti dengan fakta fakta atau data data yang mendukung laporan tersebut. Laporan deduktif lebih disukai pembaca laporan, karena mereka lebih berminat untuk membaca kesimpulan terlebih dahulu

 

  1. Laporan formal

Laporan ini sifatnya analitik yang dibuat dengan mengikuti dokumen resmi. Salah satu yang paling penting diperhatikan adalah pembuatan laporan harus mampu mengintrepertasikan data akan berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan. dalam pembuatan kesimpulan unsur subjektif pembuat laporan tidak boleh dimasukan agar laporan bersifat benar dan objektif.

 

  1. Laporan ditinjau dari segi maksudnya,

 

  1. Laporan informatif

Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan tentang nsuatu hal karena hanya bersifat memberi informasi, maka pelapor tidak memberi analisis

.

  1. Laporan rekomendasi

Layanan rekomendasi adalah laporan yang selain menyampaikan informasi juga mneyertakan pendapat berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas, bukan atas dasar penelitian yang mendalam.

 

a)      Laporan pertanggung jawaban

Laporan ini memberikan informasi kepada atasan mengenai pelaksanaan suatu program kerja tertentu baik dilihat dari segi proses, keberhasilan atau kegagalan suatu program, faktor penghambat dan pendukungnya. Tidak menutup kemungkinan pihak pelapor memberikan gagasan tugas serupa pada masa mendatang lebih optimal

 

b)      Laporan analitik

Laporan ini sselain memberikan informasi kepada pimpinan, juga maksudnya meamberikan sumbangan pemikiran sehubungan dengan informasi yang dilaporkan, berdasarkan pada suatu analisis yang mendalam dan matang.

 

c)      Laporan perkembangan

Laporan perkembangan merupakan laporan yang dibuat untuk menginformasikan perkembangan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Laporan ini bisa juga berupa evaluasi terhadap pelaksanaan suatu pekerjaan, aktivitas atau progaram tertentu, laporan ini berguna untuk mengetahui sejauh mana suatu pekerjaan atau program telah terlaksana, juga dikehendaki guna perencanaan lebih lanjut. Isi ringkasan laporan perkembangan meliputi tujuan pelaksanaan progam, perkembangan apa saja yang telah dicapai yang sesuai dengan rencana, perkembangan apa saja yang tidak sesuai dengan rencana, beserta alsan aslasn penyebabnya.

 

  1. Laporan Studi Kelayakan

Laporan ini dibuat atas dasar permasalahan khusus terhadap suatu program yang akan dijalankan dan di upayakan pemecahanya. Laporan ini ,enganilisis permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna pengambilan keputusan atasdasar penilaian layak dan tidak layak, dalam laporan ini disajikan beberapa alternatif solusi pemecahanya masalah, dan kemudian  dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagi alternatif.

 

  1. Keamanan isisnya
    1. Laporan biasa

Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak  tidak akan menimbulkan hal buruk.

  1. Laporan rahasia

Yakni laporan yang apabila isisnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak mengetahuinya dapat merugikan nama baik seseorang atau instansi atau dapat menimbulkan kegelisahan pada segolongan masyarakat.

  1. Laporan sangat rahasia

Yaitu laporan yang bila sampai diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahyakan keamanan negara atau menimbulkan kegelisahan masyarakat luas,

 

  1. Kesempurnaan isinya
    1. Laporan smentara/ pendahuluan

Yaitu laporan yang masih bersifat sementara dalam arti fakta dan data yang temuat belum lengkap tetapi karena ssesuatu alsan terpaksa harus disampaikan dengan maksud hanya sebagai gambaran terlebih dahulu atau untuk menguji kelengkapan laporan ini sendiri dengan cara menyampaikannya kepada pihak yang kompeten.

 

  1. Laporan akhir(paripurna)

Yaitu laporan yang sudah dianggap memuat fakta dan data yang lengkap sehingga penilainya dapat lebih sempurna (sebagai susulan dari laporan sementara)

Laporan akhir dapat juga berarti laporan yang berasal dari laporan sementara tetapi diadakan penyempurnaan penyempurnaan sesuai dengan kritik kritik, saran saran dan tanggapan tanggapan dari pihak yang kompoten.

 

  1. Jangkaunya
    1. Intern

Yaitu laporan yang tebatas untuk pejabat pejabat dalam lingkungan instansi sendiri

 

  1. Ekstern

Yaitu laporan yang disampaikan kepada pejabat atasan di luar instansi sendiri

 

  1. Jumlah penerimanya
    1. Laporan terbatas

Yaitu laporan yang disampaikan kepada seseorang atau beberapa orang tertentu.

 

  1. Laporan tidak terbatas

Yaitu laporan yang disampaikan kepada banyak orang atau siapa saja dapat membacanya

 

  1. Bentuk laporan
    1. Berbentuk formulir

Yaitu laporan yang biasanya berupa pengisian formulir yang telah disediakan

 

  1. Berbentuk memorendum

Yaitu laporan yang hanya memuat pokok pokoknya saja, singkat danberedar di kalangan umum.

 

  1. Berbentuk surat

Yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat apakah surat formal atau informal isinya biasanya panjang dan kurang lebih lima atau enam halaman folio.

 

  1. Berbentuk buku

Yitu laporan panjang yang dibuat buku untuk kedua terakhir, penyampainya perlu dengan surat pengantar atau memo.

 

  1. Luas lingkupnya
    1. Laporan umum

Yaitu laporan yang memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai semua masalah yang perlu di laporakan.

 

  1. Laporan khsusus

Yaitu laporan yang memberi gambaran secara terperinci mengenai hal yang khusus

Kekhususan dapat didasarkan pada

 

a)      Masalah atau sasaran yang dilaporkan, misalnya laporan khusus bidang ekonomi dalam pembangaunan

b)      Periode yaitu dengan pembabakan atau menurut batas waktu, misalnya laporanperiode 10 tahun.

c)      Wilayah, misalnya propinsi kabupaten

 

  1. Bidang kegiatan
    1. Laporan bidang subssantif

Yaitu laporan mengenai bidang tugas pokok atau tugas opersional suatu instansi perusahaan , yaitu laporan mengenai bidang tugas.

 

  1. Laporan bidang administratif

Yitu laporan mengenai bidang tugas tugas penunjang.

 

3.1.6.4  Macam Macam Laporan

Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan diuraikan sebagai berikut :

Laporan menurut isinya :

  1. Laporan Informatif
  2. Laporan Rekomendasi
  3. Laporan Analitis
  4. Laporan pertanggungjawaban
  5. Laporan Kelayakan
  6. Laporan menurut bentuknya :
  7. Laporan berbentuk Memo
  8. Laporan berbentuk Surat
  9. Laporan berbentuk Naskah

3.1.6.5  KAS

Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai investasi dalam perusahaan tersebut. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian kas, Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 85) memberikan pengertian sebagai berikut :

“Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunaka untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”. Yang dimaksud dengan bank adalah sisa rekening giro perusahaan yang dapat dipergunakan secara bebas untuk kegiatan umum perusahaan.

Sedangkan menurut Zaki Baridwan (2003 :85) “ kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling serimg berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.

Dari defenisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas merupakan alat pertukaran dan alat pembayaran yang diterima untuk pelunasan hutang, dan dapat diterima sebagai setoran dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.

Kas sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat ditransfer segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi dalam memperoleh barang dan jasa yang diperlukan.

Kas juga menjadi begitu penting karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus mempertahankan posisi liquiqitas yang memadai, yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas bersangkutan dapat beroperasi.

Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat dijadikan sebagai alat pembayaran yang syah. Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa, memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya. Dalam aktiva perusahaan, kas mrupakan baik secara langsung maupun tidak langsung serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dalam penyajian neraca maka kas biasanya dicantumkan pada urutan pertama dari perkiraan yang merupakan aktiva lancar karena kas dapat digunakan tanpa memerlukan waktu lama.

Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :

a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.

b. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.

c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.

Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :

a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah

b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki

c. Penggunaannya secara bebas

d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.

Kas terdiri dari saldo kas yang ditangan perusahaan dan termasuk rekening giro. Setoran kas adalah asset yang dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi dan dengan cepat dapat dijadikan menjadi kas.

Arus kas adalah arus masuk dan merupakan salah satu dari beberapa elemen laporan keuangan yang dipublikasikan. Laporan keuangan yang lengkap terdiri dari komponen-komponen berikut ini.

  1. Neraca
  2. Laporan Laba Rugi
  3. Laporan Perubahan Modal
  4. Laporan Arus Kas dan
  5. Catatan atas Laporan keuangan

Sebagai sebahagian dari laporan keuangan, laporan arus kas merupakan alat komunikasi artinya bahwa laporan arus kas itu adalah suatu alat yang digunakan untuk mengkomunikasikan kas dari suatu perusahaan tersebut. Dengan laporan arus kas para pemakai dapat mengevaluasi perubahan dalam aktiva bersih perusahaan, struktur keuangan termasuk likuiditas dan solvabilitas dan kemampuan untuk mempengaruhi jumlah serta waktu arus kas dalam rangka adaptasi dengan perubahan keadaan dan peluang.

Likuiditas mengacu kepada kedekatan pada kas dari aktiva dan kewajiban-kewajiban. Solvabilitas mengacu kepada kemampuan perusahaan untuk melunasi utangnya pada saat jatuh tempo.

Dan felksibilitas keuangan mengacu kepada kemampuan perusahaan untuk bereaksi dan beradaptasi terhadap memburuknya keuangan serta keutuhan dan peluang yang tak terduga. Data tersebut akan lebih berarti bagi pihak yang berkepentingan apabila data tersebut diperbandingkan untuk dua periode atau lebih dan dianalisa lebih lanjut. Idealnya laporan arus kas dapat menunjukkan sampai seberapa jauh efisiensi pelaksanaan kegiatan serta perkembangan perusahaan telah dicapai manajemen.

Informasi tentang arus kas suatu perusahaan berguna bagi para pemakai laporan keuangan sebagai dasar untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas dan setara kas dan menilai keutuhan perusahaan untuk menggunakan arus kas tersebut.

Jadi dari wacana diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa laporan arus kas hendaknya mampu memberikan atau mempermudah analisis, agar penggunaannya dapat mengetahui :

1. Kemampuan menghasilkan kas atau setara kas

2. Kemampuan menggunakan kas atau setara kas

3.1.6.6  Rekening Koran

Rekening koran adalah laporan yang diberikan Bank setiap bulan kepada pemegang rekening Giro yang berisikan informasi tentang transaksi yang dilakukan oleh bank terhadap rekening tersebut selama satu bulan dansaldo Kas di Bank. Laporan ini sering dijadikan tumbal oleh akuntan untuk melindung keterlambatan mereka dalam menyusun laporan keuangan dan kita tahu laporan rekening koran dapat diterima diatas tanggal 15 setiap bulannya.

Apapun alasannya laporan keuangan suatu perusahaan adalah berdasarkan catatan yang dilakukan oleh perusahaan. Dan adanya perbedaan antara catatan yang dilakukan perusahaan dengan yang dilaporkan bank adalah masalah lain.

Dari sudut pandangan Bank setiap rekening adalah “hutang” karena itu setiap tambahan atas suatu rekening dicatat disisi kredit. Menurut sudut pandang perusahaan pemegang rekening, rekening bank adalah aktiva dan setiap tambahan atas rekening bank oleh perusahaan dicatat di sisi debet dengan demikian jumlah sisi kredit yang dicatat oleh bank akan sama dengan jumlah sisi debet yang dicatat oleh pemegang giro. Pada rekening Kredit Modal Kerja adalah sebaliknya.

3.1.6.7  Pengurusan Kas Kecil

sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.

 

  1. Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

 

1)      Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )

 

2)      Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

 

3)      Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.

 

4)      Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

 

 

  1. Prosedur Kas Kecil

Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari.

Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alas an bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil

 

  1. Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil

 

Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan.

 

Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.

 

  1. Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

 

Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.

 

Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).

 

Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

 

  1. Pengisian Kembali Kas Kecil

 

Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank.

 

Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut.

 

Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil : Mengajukan permohonan pengsian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).

 

  1. Penggunaan Kas Kecil

 

Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan.

 

Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipakan dengan baik.TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini aka dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kacil setiap harinya.

 

  1. Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil

 

Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukaan diawal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian di cocokankan dengan catatan kas kecil atau lebih dieknal dengan rekonsiliasi kas kecil.

 

Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan akas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller, jika sudah di approve, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment atas perbedaan tersebut.

 

3.1.6.8  Contoh Kas Kecil

 

PT DUHA

Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103

TELUKDALAM

Berita Acara

Pemeriksaan Uang Kas

Tanggal 31 Januari 2004

 

Pengisian Dana Kas Kecil, jan 2004 Rp. 1.000.000,00
Jumlah penereimaan bulan Jan 2004 Rp. 767.000,00
Rp. 1.767.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Jan 2004 Rp. 1.037.000,00
Saldo kas kecil per 31 Jan 2004 Rp 730.000,00
Perhitungan uang kas per 31 Januari 2004 menghasilkan  jumlah sebagai berikut:
I. Uang kertas:
   3 lembar @ Rp. 100.000,00 = Rp. 300.000,00
   3 lembar @ Rp.  50.000,00 = Rp. 150.000,00
   5 lembar @ Rp. 20.000,00 = Rp. 100.000,00
   9 lembar @ Rp. 10.000,00 = Rp. 90.000,00
   6 lembar @ Rp. 5.000,00 = Rp. 30.000,00
   30 lembar @ Rp. 1.000,00 = Rp. 700.000,00
Rp. 700.000,00
II Uang Logam:
   20 Keping @ Rp 1000,00 = Rp. 20.000,00
   16 Keping @ Rp 500,00 = Rp. 8.000,00
   5 Keping  @ Rp   200,00 = Rp. 1.000,00
   10 Keping @ Rp  100,00 = Rp. 1,000,00
Rp. 30.000,00

 

Telukdalam, 10 Desember 1987

3.1.6.9       Tata cara penyusunan laporan

Penyusunan laporan untuk pimpinan merupakan bagian dari tugas pegawai administrasi, baik yang bersifat rutin maupun instruksional (perintah atasan). Hal ini dilakukan karena pada hakikatnya tugas mereka adalah meringankan beban pimpinan, dan karena beban tugas pimpinan begitu banyak dan harus diselesaikan maka pegawai harus menyusun laporan untuk pimpinan. Oleh karena itu, penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal-hal yang berkaitan dengan laporan.

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis. Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut

  1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
  2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
  3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
  4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
  5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri.

  1. Tahap Persiapan Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.

 

  1. Pengumpulan dan Penyajian Data Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.dan penyajian data

 

  1. Sistematika Laporan Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

 

 

  1. Penulisan Laporan Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

3.1.7        Sekembalinya pimpinan dari perjalanan dinas

Laporan tentang tamu , telepon serta ringkasan suraat surat yang datang diletakan di atas meja atau tray surat masuk pimpinan atau bisa juga diberikan secara lisan. Ada juga pimpinan yang meminta sekretarisnya memberikan semua surart dan laporan tersebut ke sopirnya agar dibawa saat menjemput pimpinan dan ia mulia membaca dalam perjalanan pulang.

Di kantor, bantu pimpinan membuat pertanggung jawaban atas perjalanannya, antara lain;

  1. Laporan biaya perjalanan

Bila anda mengambil advance bagi pimpinan, sekretaris membuat laporan pertanggunga jawaban uang muka atas biay yang akan diganti oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Lihat lagi aturan aturannya, apa saja yang di klaimdan sampai harga berapa minta semua bonnya dan hitung apakah pimpinan harus mengembalikan uang kelebihanya atau perusahaan yang masih membayar kekuranya. Contoh

Pertanggung jawaban uang muka

Mr john A smith

Singapore 27 -28 january 2002

No

 

US$

S$

Rp

1

Fiskal aiarport tax

Fiskal

Airport tax jakarta and siangapore

 

 

 

 

15

1000000

250000

2

Hotel

ACM shangri ia hotel

 

 

212

 

3

 Meals and entertainment

Lunch mr tang 27/1

Breakfast interview

 

93.50

31.25

 

4

Transportation

Taxi ke dan dari river view rest

 

25

 

5

Uang saku

2hari

50

 

 

 

Total biaya

50

376.75

1025000

 

Dalam rupiah

470.500

2024334

 

 

Biaya yang dikeluarkan

 

 

3973451

 

Permintaan uang muka

 

 

3500000

 

Kelebihan / kekurangan 473.451

(empat ratus tujuh puluh tiga ribu empat ratus lima puluh satu rupiah.

 

  1. Laporan perjalanan

Anda dapat membantu pimpinan memyusun laporan, misalnya dari tulisan tulisan yang beliau buat atau dari dikte dikte yang mungkin sudah direkam di pita kaset. Berikan waktu agar pimpinan bisa berkonsentrasi untuk membuat laporan tersebut bila ia belum membuatnya.

3.1.8        Selama pimpinan tidak ada di tempat

Memang pada saat saat seperti ini, sekretaris seolah olah tak dapat pekerjaan yang berarti, tetapi ini bukan berarti pesta atau bisa berbruat seenaknya, oleh karena itu

  1. Lakukan pekerjaan rutin seperti biasanya. Tamu yang datang dilayani, telepon dan surat yang masuk diprosees dan kemudian dilaporkan kepeada pimpinan
  2. Biasanya sekretaris tahu dimana harus menghubungai pimpinan di saat saat mendesak, akan tetapi anda harus tetap bijaksana tidak sebentar sebentar menelpon pimpinan dan membuat pimpinan menjadi tidak terganggu
  3. Adakalanya pimpinan menelpon anda secara terus menerus danteratur. Beri tahu telepon, tamu dan surat surat penting yang masuk serta kejadian atau perubahan perubahan yang menjadi sering ada di kantor.
  4. Apakah pimpinan ingin anda menyalurkan semua telepon ke tempatnya berada, ataukah malahan tidak ingin orang lain tahu ia berada dimana,anda harus tetap berhati hatiuntuk tidak memberi tahu sembarangan orang baik tempat maupun nomor telpon dimana pimpinan berada, meninggalkan nomor telepon dan pesanya. Yakniyakinkan mereka bahwa anda akan memberi tahu pimpinan, biarkan pimpinan memutuskan apakah membiarkan saja atau akan menelpon kembali atau meminta sekretaris menelpon orang tersebut dan meminta dia menelpon pimpinan.

3.1.9        Berpergian dengan pimpinan

Biasanya di hotel hotel terdapat business centre dimana tamu tamu hotel bisa menggunakan jasa sekretaris disana untuk mengerjakan hal hal yang biasanya dilakukan oleh sekretaris. Walaupun sudah jarang dilakukan. Masih adapimpinan yang masih merasa perlu berpergian dengan sekretarisnya. Terutama bila pimpoinan harus mengerjakan banyak sekali tugas sementara tidak ada orang yang bisa diminta bantuanya di kota yang dituju. Tidak di semua tempat anda akan ikut hadir. Pimpinan akan memberi tahu saat saat mana saja anda akan pergi bersmanya

Ingaatkan pimpinan akan waktu waktu pertemuan yang harus dihadiri serta dokumen dokumen yang perlu di bawa untuk suatu pertemuan tertentu.

Tangani hal hal yang menyangkut masalah keuangan. Bila anda makan bersama pimpinan. Biasanya pimpinan yang akan membayar billnya dan mengururus masalah tip. Bila anda harus membayar sendiri, pastikan bonnya anda simpan dengan baik untuk ditagih ke perusahaan sessudah pulang.Ingat walapun anda mempunyai waktu bebas untuk brbelanja. Melhat lihat, rekreasi, anda harusada disana untuk bekerja, jadi sebisanya bantu pimpinan dengan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan, mengecek perjalanan selanjutnya, membuat notulen rapat, menguus korespondensi dan file,sesudah jam kerja, anda memang telah bebas, namun anda tetap bagian dari tim bisnis pimpinan anda sehingga harus tetap menujukan diri sebagaimana anda sedang berada di kantor atau pertemuan bisnis melalui penampilan yang baik.

BUSINESS CENTER / CARD CENTER

Pengertian Business Center :

  1. Perorangan atau kelompok dari anggota (member) aktif yang memfasilitasi dalam distribusi penjualan Kartu Aktivasi dari Mobile Business Network Plus (MBN PLUS)
  2. Card Agency bukan merupakan cabang atau yang dapat mewakili MBN PLUS. tapi hanya merupakan mitra usaha yang berdiri sendiri  Keuntungan menjadi Business Center MBN PLUS :  Keuntungan yang diberikan adalah Rp 10.000,- HU/PAKET

Syarat menjadi Business Center :

  1. Member aktif MBN PLUS
  2. Mengajukan Surat Permohonan menjadi Business Center kepada Kantor Pusat MBN PLUS, ditujukan langsung kepada Management MBN Plus serta mengisi Blangko Pendaftaran atau mengirimkan surat permohonan melalui email.
  3. Mempunyai sarana/prasarana dan jadwal tetap Presentasi di Business Center minimal sekali dalam seminggu
  4. Mempunyai Telephone dan atau Handphone yang bisa dihubungi
  5. Pengaktifan Kartu Aktivasi dilakukan pada jam kerja kantor (09.00 -17.00)
  6. Bersedia melayani Penjualan Kartu Aktivasi kepada seluruh member MBN PLUS Tanpa Terkecuali. 7. Bersedia dan mampu berperan aktif dalam kegiatan – kegiatan di daerah masing-masing baik program dari Perusahaan maupun kegiatan dari Member setempat.
  7. Bersedia dan mampu memberikan keterangan yang benar sesuai dengan Peraturan-peraturan dan Ketentuan-ketentuan Perusahaan kepada siapa saja yang membutuhkan informasi mengenai Bisnis MBN PLUS, serta menjaga nama baik Perusahaan, Member, maupun Business Center yang lain.

Cara menjadi Business Center MBN Plus :

  1. Mengisi Form Aplikasi untuk menjadi Business Center (Dapat di Download pada Menu Download) 2. Membeli e-Card / Kartu Aktif sebanyak 5 Unit : * 5 x Rp. 190.000 = Rp. 950.000,- 3. Membeli Kartu Pasif sebanyak 100 unit * 100 x Rp. 10.000,- = Rp. 1.000.000,- * Untuk mengaktifkannya anda hanya transfer/menyetor senilai Rp. 180.000 per kartu  Untuk bisa menjadi Business Center pada MBN Plus, Investasi yang harus ada keluarkan adalah sebesar Rp. 1.950.000,-Selain itu anda akan mendapatkan marketing kit : 1. Brosur MBN Plus Full Color sebanyak 100 Lbr.2. Banner ukuran 1 m x 1.5 m  Peraturan Business Center MBN Plus : 1. Business Center bukanlah cabang dari MBN Plus. 2. Business Center adalah seorang Member MBN Plus yang dianggap telah memenuhi persyaratan oleh perusahaan dan mendapatkan izin resmi untuk melayani pengadaan kartu aktivasi, pusat pelayanan informasi, stock, dan education training bagi seluruh Member MBN Plus tanpa terkecuali.
  2. Harga jual Kartu Aktivasi kepada calon member harus sesuai dengan harga yang ditentukan oleh perusahaan & dilarang menaikkan / menurunkan harga diluar ketentuan perusahaan
  3. Wajib memberikan keterangan yang sebenar-benarnya mengenai usaha / bisnis MBN Plus kepada masyarakat secara umum.
  4. Dilarang mempengaruhi member atau calon member untuk berpindah jaringan / sponsor / upline demi kepentingan pribadi. Apabila terbukti melakukan kecurangan ini dan menimbulkan keresahan yang membuat tidak harmonis antar member, maka perusahaan berhak mencabut izin Business Center dan menonaktifkan keanggotaannya.
  5. Menjaga nama baik Perusahaan, Jaringan dan Member secara keseluruhan. Tidak menjelek–jelekkan perusahaan lain yang sejenis dan dilarang mengikuti serta mengembangkan jaringannya. Pelanggaran terhadap hal ini, perusahaan berhak mencabut izin Business Center dan menonaktifkan Keanggotaannya.
  6. Memiliki minimal omset 10 kartu Aktivasi setiap bulannya. Jika dalam 3 (tiga) bulan berturut-turut tidak memenuhi minimal omset maka secara otomatis Business Center yang bersangkutan tidak ditampilkan di dalam website dan izin Business Center tersebut akan ditinjau ulang.
  7. Sanggup menerima sanksi dari MBN Plus, apabila terbukti melanggar Ketentuan ini.

3.1.10    Berpergian seorang diri

Yang harus anda ingat bila anda berpergian sendiri, antara lain:

  1. Jangan lupa kelengkapan perjalanan anda
  2. Jangan membawa uang tunai terlalu banyak, gunakan kartu kredit sebanyak mungkin kecuali perusahaan mengharuskan lain indonesia paspor merupakan tanda pengenal
  3. Jika anda menginap di hotel, selalu bawa kunci kamar kalau berpergian ke luar hotel
  4. Biasanya hotel hotel menyediakan safe deposite box, gunakan untuk menyimpan surat surat berharga anda.
  5. Jangan pernah meninggalkan barang barang anda tanpa pengawasan walaupun hanya satu menit. Terutama di bandara, selain pencurian, para penyelundup obat obat terlarang sering kali berusaha mencari kesempatan penyenlundup menyisipkan sesuatu di tas anda
  6. Hati hati juga pada orang orang yang dengan dalih sudah kelebihan bagasi dan mau menitipkan barangnya pada anda
  7. Selalu bawa paspor di tas anda karena di luar

3.1.11    Persiapan dokumen keuangan pimpinan selama dalam perjalanan

Cari keterangan mata uang negara yang akan dikunjungi dan siapkan, membeli valuta asing di bank biasanya lebih baik dari pada di hotel maupun bandara. Biasanya dollar amerika mudah ditukarkan dimana mana di bandingkan dengan rupiah

Bila pimpinan bisa mendapatkan uang muka atas biaya perjalanya buatkan permintaanya. Perkirakan benar benar dana yang dibutuhkan pimpinan. Misalkan untuk penduduk indonesia yang akan keluar negeri.diharuskan membayar fiskal sebesar Rp 200000 bila tidak termasuk dalam tiket, setiap orang di wajibkan membayar sirport tax. Perkirakan mana yang harus di bawa tunai dan mana yang harus di bayar dengan kartu kredit, jangan terlalu banyak membawa uang tunai.uang tunai biasanya hanya diperlukana unatuk tip, taksi atau telepon.

Beberapa pimpinan juga meraa senang membawa traveller check atau letter of kredit dari pada uang tunai karena lebih aman. Uang yang anda ambil ini harus segera dipertanggungjawabkan setelah pimpinan kembali dari perjalanan dinasnya dengan melampirkan semua bukti pendukung/bon

Bila pimpinan keluar negeri jangan lupa juga membelikan mata uang asing negara yang dikunjunginya. Simpan bukti pembelianuang asing tersebut agar pada saat anda mempertanggungjawabkan uang yang dipakai oleh pimpinan. Anda menggunakan kuers yang sma. Ada kalanya pimpinan memebayar makanan atau hotel dengan kartu kredit

Dalam hal ini kurs yang dipakai adalah yang tertera dalam tagihan kartu kredit tersebut

Pengertian Transfer dan Letter Of Credit Pengertian Transfer : Transfer Adalah pemindahan dana antar rekening disuatu tempat ke tempat yang lain, baik untuk kepentingan nasabah (debitur/non debitur) dan atau untuk kepentingan Bank itu sendiri ( 1 ) Pihak-pihak yang terkait dengan transaksi Transfer :

  1. REMITER/Applicant , yaitu pemilik dana (pengirim) yang akan memindahkan dananya melalui jasa pengiriman uang.
  2. BENEFICIARY, yaitu pihak akhir yang akan berhak menerima dana transfer dari drawee bank atau paying bank.
  3. REMITING BANK/ Drawer Bank, yaitu bank pelaku transfer atau bank yang menerima amanat dari nasabah untuk di transfer kepada drawee atau bank tertarik yang kemudian diserahkan kepada penerima dana (beneficiary).
  4. PAYING BANK/Drawee Bank, yaitu bank yang menerima transfer masuk dari drawer bank untuk di teruskan / dibayarkan kepada beneficiar ( 1 )Pengertian Letter Of Credit Letter of credit adalah diterbitkan oleh bank dengan segala macam sifat dan jenisnya.

Dalam transaksi jual beli antara eksportir dan importir, penggunaan L/C salah satu cara yang paling aman bagi eksportir maupun importir, karena adanya kepastian bahwa pembayaran dapat dilakukan apabila syarat L/C dipenuhi. Namun cara ini biayanya relatif lebih besar dibandingkan dengan cara pembayaran yang lain.

Pembayaran yang dilakukan atas dasar L/C tersebut berarti bank koresponden membayar lebih dahulu atas nama bank pembuka L/C sehingga tampaknya ada unsur kredit. Jangka waktu antara pembayaran yang dilakukan bank penerima L/C dengan pembayaran yang dilakukan oleh bank pembuka L/C dikenakan sekedar bunga. Karena pembayaran atas dasar L/C ini dilakukan berdasarkan dokumen pengapalan barang, maka L/C yang dibuka sering disebut documentary letter of credit, yakni pembayaran L/C yang dijamin dengan dokumen. (2) Pihak-Pihak Dalam Letter Of Kredit Dalam suatu mekanisme L/C terlibat secara langsung beberapa pihak ialah:

  1. Pembeli atau disebut juga buyer, importer
  2. Penjual atau disebut juga seller atau exporter.
  3. Bank pembuka atau disebut juga opening bank, issuing bank
  4. Bank penerus atau disebut juga advising bank
  5. Bank pembayar atau paying bank
  6. Bank pengaksep atau accepting bank
  7. Bank penegosiasi atau negotiating bank h. Bank penjamin atau confirming bank Dalam keadaan yang sederhana suatu L/C menyangkut 3 pihak utama, ialah pembeli, penjual, dan bank pembuka. ( 2 ).

Letter of Credit (L/C) atau biasa disebut surat kredit berdokumen merupakan alat pembayaran yang dikeluarkan bank atas permintaan importir dalam transaksi dagang internasional.

Menurut Dewan Syariah Nasional MUI No. 34/DSN-MUI/IX/2002 yang dimaksud dengan L/C (Letter of Credit) adalah surat pernyataan akan membayar kepada importir yang diterbitkan oleh bank untuk kepentingan importir dengan pemenuhan persyaratan tertentu sesuai dengan prinsip syariah.

L/C (Letter of Credit) suatu janji tertulis dari pihak pembuka untuk melakukan pembayaran atau mengaksep wesel atau menegosiasi wesel yang ditarik penjual (eksportir) atau kepada pihak lain yang dikuasakannya, sepanjang wesel dan dokumen pengapalannya memenuhi ketentuan dan persyaratan yang tercantum pada Letter of Credit tersebut.

L/C (Letter of Credit) merupakan salah satu jasa bank dalam hal transaksi perdagangan internasional. Perdagangan luar negeri/internasional relatif sama dengan perdagangan dalam negeri, tetapi lebih banyak institusi yang terlibat. Bank hanya berhadapan dengan dokumen yang telah memenuhi persyaratan tertentu sebelum bank melakukan pembayaran. Berbeda dengan perdagangan dalam negeri, dalam perdagangan luar negeri dengan menggunakan L/C, bank akan dihadapkan pada berbagai masalah, seperti (1) letak geografis, dimana penjual dan pembeli berjauhan dan dibatasi oleh laut; (2) hukum dan politik setiap negara yang berbeda; (3) bahasa yang berbeda; (4) mata uang, di mana antara seller dan buyer dalam melaksanakan pembayaran dan penerimaan uang menginginkan mata uang yang berlaku di negara masing-masing; (5) risiko suatu negara, yaitu suatu risiko yang mungkin timbul karena adanya perbedaan tingkat kemakmuran sebuah negara untuk menyelesaikan kewajibannya.

Untuk memperoleh gambaran, berikut ini dapat digambarkan mekanisme transaksi dengan menggunakan Letter of Credit.

Dengan melihat bagan diatas, tahapan transaksi perdagangan luar negeri sampai dengan saat menjelang pihak penjual/seller menyerahkan barang-barang untuk dimuat di atas kapal, tahapan tersebut dapat dirinci sebagai berikut :

1. Saat di mana penjual menawarkan barang-barangnya kepada pembeli, dan pihak pembeli mempelajarinya dengan kepastian apakah barang-barang tersebut mendatangkan keuntungan baginya, kemudian ditegaskan oleh kedua belah pihak dalam bentuk sales contract.

2. Pembeli mengajukan aplikasi pembukaan L/C ke Bank Devisa dengan tujuan agar bank dapat bertindak atas namanya dengan cara memberikan kuasa kepada penjual untuk menarik pembayaran dalam jumlah tertentu (sesuai dengan yang telah disepakati dalam sales contract) dengan syarat agar pihak penjual harus memenuhi syarat-syarat tertentu seperti yang tercantum dalam aplikasi L/C di maksud.

3. Bank penerima L/C tersebut akan segera membuka suatu L/C yang ditujukan kepada pihak penjual/eksportir beneficiery, yang isinya memberikan hak kuasa kepada penjual untuk menarik sejumlah uang tersebut, dengan syarat penjual memenuhi syarat-syarat tertentu seperti yang tercantum dalam L/C.

Surat berharga seperti L/C tersebut seharusnya dapat diterima langsung oleh pihak penjual/eksportir. Namun demikian, yang menjadi permasalahan dalam hal ini ialah “keautentikan” dari L/C yang bersangkutan sebab L/C tersebut merupakan suatu jaminan pembayaran.

Dalam hal seperti ini, bank devisa dari pihak pembeli (buyer) atau bank pembuka L/C tersebut membutuhkan partisipasi dari bank lainnya yang sekurangnya mempunyai lokasi yang sama/sekota dengan pihak penjual/eksportir untuk diminta bantuannya agar meng “orientasikan” L/C dimaksud kepada pihak yang berkepentingan, yaitu pihak penjual/eksportir.

3.1.12    Persiapan kebutuhan pimpinan dan disatukan disuatu tempat

Siapkan semua kebutuhan pimpinan dan disatukan di suatu tempat.

Buat chek list atas barang / dokumen apa saja yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal. Mana yang sudah siap, mana yang masih harus dipersiapkan. Buat tanda(√) bila sudah siap sehingga anda tidak perlu lagi mempresiapkan bearulang kali.

Contoh check list

Paspor

Visa

File A

File B

Laptop

Disket

Dicthapone

Memopad

Alat tulis

Kertas polos

Amplop

Uang fiskal

Airport tax

Tiket

kammus

Itenary

Buku

Alamat

Buku telepon

Kartu nama

Peta

Mata uang asing

Obat obatan

Kertas berkop perusahaan

Amplop berkop perusahaan

Buku cek pimpinan

 

Mencari keterangan lain yang diperlukan

Pelajari etiket bangsa yang dikunjungi, misalnya

  1. Adalah penting bagi orang spanyol untukk bersosialisasi terlebih dahulu baru melakukan hubungan bisnis
  2. Kecuali dengan teman dekat, panggilan mr tteu mrs, berlaku di banyak negara
  3. Di jepang, menundukan badan lebih dihargai dari pada berjabat tangan
  4. Di negara negara arab dan timur tengah, menyentuh adalah tabu sementara memandang mata dianggap kasar, sebaliknya, di eropa, pandangan mata dianggap mencerminkan ketulusan hati.
  5. Di itali, bunga cryssan adalah bunga kematian.

3.2              Pengertian Tamu

3.2.1        Petugas penerima tamu

Penerima tamu di kantor depan memiliki banyak istilah atau sebutan. Ada yang menyebutkannya dengan istilah Front Desk Agent, Front Desk Clerk, Guest Service Agent, Guest Room Service dan Receptionist. Semua istilah yang disebut di atas sama artinya, hanya saja cara penyebutannya berbeda, sebagaimana yang dijelaskan oleh

 

J.Martin (1991:45) dalam bukunya Human Relation for the Hospitality Industry bahwa:

The front desk of a hotel or motel is usually the primary nexus between guest and hotel or motel. The person working the front desk, whatever the job title-front desk clerk, receptionist, guest service agent-is a person who register and checks the guest in and out, keeps records by hand or computer, relates to the housekeeping and other departments, and generally operates an information and record center”.

 

Lebih lanjut Robert J. Martin, memberikan definisi tentang resepsionis/Desk Clerk, sebagai berikut:

 

Desk clerk in hotels or motels are often the first people to greet incoming guest. They register the guest, assign a room to them, issue the room key, and often provide information about services available in the hotel and in the community).

Berdasarkan pendapat Robert J. Martin, jelas bahwa istilah apa pun yang dipakai untuk menyebut penerima tamu, dia adalah seseorang yang bekerja/bertugas

di Depan Hotel. Desk Clerk adalah orang/petugas yang pertama sekali menyambut tamu dan memberi salam kepada setiap tamu yang datang ke hotel.Ia lalu mendaftarkan tamu, mencarikan kamar yang siap ditempati tamu baik atas sarannya atau atas permintaan tamu, memberikan/mengeluarkan kunci kamar. Ia juga harus menyediakan informasi bagi tamu sehubungan denagn pelayanan/fasilitas yang tersedia di hotel serta informasi lainnya di luar hotel.

Sedangkan Renner (1981:114) dalam bukunya Basic Hotel Front Office Procedures, menjelaskan bahwa:

“The first contact with the hotel personnel may be a doorman or bellman, but most likely, it will be a Desk Clerk. He is the prime representative of the hotel, the management and all other employees working for it. The first impression will make all the difference in how the guests will view the hotel and subsequently enjoy their stay; They will then make the establishment.

Dari pendapat Renner di atas dapat dikatakan bahwa bisa saja tamu pertama-tama berhubungan dengan pihak hotel dengan seorang doorman atau bellboy, tetapi kebanyakan yang terjadi adalah tamu berhubungan dengan Desk Clerk. Dialah wakil utama hotel, manajemen, dan seluruh karyawan yang bekerja di hotel. Kesan pertama akan mempengaruhi panadangan tamu mengenai hotel untuk menikmati kunjungan/tinggalnya di hotel kita.

Gatekeeper /penerima tamu

Gatekeeper tersebut berfungsi sebagai

—  The first and most important role a front office clerk plays is that of being the office gatekeeper. Peran pertama dan paling penting seorang pegawai kantor depan memainkan adalah bahwa dari menjadi penjaga pintu kantor. You are the first person people see when they walk in, and normally the first person they speak to when they call. Anda adalah orang orang pertama yang melihat ketika mereka berjalan, dan biasanya orang pertama mereka berbicara ketika mereka memanggil

 

3.2.1.1       Catatan Tamu

Catatan tamu sangat diperlukanbagi setiap organisasi untuk menghindari hal hal yang tidak diinginkan yang mungkin datang dari tamu yang memiliki maksud maksud tertentu, catatan tamu mungkin memiliki format yang berbeda beda. Namun pada umumnya,terangan tersebut dicatat dalam bentuk formulir yang daoat diisi oleh tamu sendiri dan kemudian disalin oleh resepsionis ke dalam suatu buku yang disebut buku tamu, buku tamu berfungsi sebagai arsip bagi resepsionis.

No Nama Sex Alamat Instansi No telp Keperluan Keterangan

 

Contoh kartu tamu

 

Pekerjaan
Alamat
telepon
Ingin bertemu siapa
perihal

 

 

Catatan:

Datang pukul:………..                                                                                      Tandatangan Pulang pukul ……..

tanggal

Datang pukul

paraf

Keluar pukul

Paraf

 

Harap disampaikan kepada penerima tamu saat pulang.

3.2.2        Etika Pelayanan Tamu

Setiap tamu harus dilayani sebaik baiknya. Anggaplah tamu anda sebagai majikan kedua. Majikan pertama adalah perusahaan dimana sekretaris bekerja. Untuk memberikan pelayanan bagi para tamu, ada beberapaa hal yang harus diketahui dan dilaksanakan, yaitu

  1. Ketahuilah maksud para tamu dan maksud kedatanannya.
  2. Hendaknya setiap tamu diberikan pelayanan yang sebaik baiknya.
  3. Berikanlah kesan yang baik dan mendalam agar good will dapat diperoleh
  4. Pada saat berbicara dengan tamu sebaiknya resepsionis dapat menjaga diri, tahu apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan dengan tamu
  5. Apabila majikan atau pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan sebaik baiknya sehingga tamu tidak tersinggung.
  6. Usahakan agar tamu merasa comfortable merasa senag apabila harus menunggu
  7. Seddiakanlah bebepra bahan bacaan diruang tamu
  8. Berikanlah perhatian yang senesar besarnya kepada setiap tamu
  9. Bicaralah secaara sopan dan ramah.
  10. Ambil keputusan dengan cepat dan tepat kepada siapa tamu tersebut dapat dihubungkan sehingga masalah tamu dapat diselesaikan seandainya pimpinan tidak ada di tempat.

Pelayanan tamu oleh seorang resepsionis dapat dilakukan sebaik baiknya, dan dapat sangat tergantung pada kemampuan, kelincahan dan etiket yang dimiliki resepsionis tersebut. Buku internasional etiquite and english conversation memberikan beberapa contoh etiket yang patut diperhatikan oleh seorang resepsionis, yaitu

  1. Sebaiknya jangan merokok sewaktu bertugas
  2. Hindarilah makanan dan minum di tempat tugas
  3. Hendaklah berdiri untuk menyambut tamu
  4. Memberikan salam kepada tamu
  5. Apabila tamu yang datang sempat membuat janji, maka ladenilah dengan sebaik baiknya sehingga merasa senang dan puas
  6. Tamu yang datang afspraak hendaklah diberitahukan kepada atasan atau kesekretarisan
  7. Tamu yang tidak diundang atau tidak diharapkan kehadiranya hendaklah tetap dilayani dengan sopan. Setelah tidak bis amengaatsi, baru laporlah ke bagian keamanan.
  8. Apabila tamu harus menunggu, persilahkan menunggu di kamar tunggu
  9. Dikamar tunggu, silahkanlah suguhkan bahan bacaan, koran, majalah, atau lainya untuk mengisi waktu
  10. Apabila kebetulan yang menunggu lebih dari seorang, sebaiknya perkenalkanlah mereka satu sama lain.
  11. Seorang resepsionis sama sekali tidak boleh berpacaran dengan para tamu.
  12. Seorang resaepsionis tidak diperkenankan meninggalkan tempat tugasnya, kecuali ada orang lain yang menggantikannya.
  13. Seorang resepsionis hendaklah selalu keep smiling, sering senyum supaya tetap menarik.

Adab Bertamu dan Memuliakan Tamu

sabda Rasulullah sabda Rasulullah  shallallahu ‘alaihi wa sallam,

—  مَنْ كَانَ يُؤْمِنُ بِاللهِ وَاْليَوْمِ اْلأخِرِ فَلْيُكْرِمْ ضَيْفَهُ

—  “Barang siapa yang beriman pada Allah dan hari akhir maka hendaklah dia memuliakan tamunya.”

—  (HR. Bukhari)

2.Disunahkan mengucapkan selamat datang kepada para tamu

—  sebagaimana hadits yang diriwayatkan dari Ibnu Abbas radhiyallahu ‘anhu, bahwasanya tatkala utusan Abi Qais datang kepada Nabi shallallahu ‘alaihi wa sallam, Beliau bersabda,

—  مَرْحَبًا بِالْوَفْدِ الَّذِينَ جَاءُوا غَيْرَ خَزَايَا وَلاَ نَدَامَى

—  “Selamat datang kepada para utusan yang datang tanpa merasa terhina dan menyesal.” (HR. Bukhari)

Menghormati tamu dan menyediakan hidangan untuk tamu makanan semampunya saja. Akan tetapi, tetap berusaha sebaik mungkin untuk menyediakan makanan yang terbaik. Allah ta’ala telah berfirman yang mengisahkan Nabi Ibrahim ‘alaihis salam bersama tamu-tamunya:

—  فَرَاغَ إِلىَ أَهْلِهِ فَجَاءَ بِعِجْلٍ سَمِيْنٍ . فَقَرَّبَهُ إِلَيْهِمْ قَالَ آلاَ تَأْكُلُوْنَ

—  “Dan Ibrahim datang pada keluarganya dengan membawa daging anak sapi gemuk kemudian ia mendekatkan makanan tersebut pada mereka (tamu-tamu Ibrahim-ed) sambil berkata: ‘Tidakkah kalian makan?’” (Qs. Adz-Dzariyat: 26-27)

—  Mendekatkan makanan kepada tamu tatkala menghidangkan makanan tersebut kepadanya sebagaimana Allah ceritakan tentang Ibrahim ‘alaihis salam,

—  فَقَرَّبَهُ إِلَيْهِمْ

—  “Kemudian Ibrahim mendekatkan hidangan tersebut pada mereka.” (Qs. Adz-Dzariyat: 27)

—  Mendahulukan tamu yang sebelah kanan daripada yang sebelah kiri. Hal ini dilakukan apabila para tamu duduk dengan tertib.

—  Mendahulukan tamu yang lebih tua daripada tamu yang lebih muda, sebagaimana sabda beliau shallallahu ‘alaihi wa sallam:

—  مَنْ لَمْ يَرْحَمْ صَغِيْرَنَا وَيُجِلَّ كَبِيْرَنَا فَلَيْسَ مِنَّا

—  “Barang siapa yang tidak mengasihi yang lebih kecil dari kami serta tidak menghormati yang lebih tua dari kami bukanlah golongan kami.” (HR Bukhari dalam kitab Adabul Mufrad). Hadits ini menunjukkan perintah untuk menghormati orang yang lebih tua.

—   Jangan mengangkat makanan yang dihidangkan sebelum tamu selesai menikmatinya.

  1. Syarat penerima tamu
  2. Tata cara menerima tamu
  3. Pelayanan terhadap tamu
  4. Hal yang perlu diperhatikan
  5. Hal yang perlu dihindari
  6. Macam-Macam tamu menurut kepentingannya :
    1. a.      Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan
  1. Sopan dan ramah
  2. Berkepribadian menarik
  3. Bijaksana dan cerdas
  4. Mempunyai pengetahuan tentang struktur  organisasi dan hal pokok lain tentang kantor tempat ia bekerja
  1. Segera membukakan pintu
  2. Menyapa
  3. Mempersilakan masuk
  4. Mempersilakan duduk
  5. Menanyakan siapa, darimana
  6. Menanyakan keperluan nya apa
  7. Jika tamu untuk orang lain, suruh menunggu
  8. Layani dengan sopan, ramah dan bersikap membantu
  9. Sabar
  10. Apabila tamu hendak pulang, antarkan sampai pintu
  1. Memberi salam dan menyapa dengan ramah
  2. Menjaga diri, memilah mana yang boleh/tidak boleh dibicarakan
  3. Mengarahkan , memberi informasi dan membantu pimpinan dalam membuat perjanjian
  4. Bila pimpinan tidak bisa menerima, berikan penjelasan dengan bijak
  5. Usahakan agar tamu merasa senang
  1. Bila sudah janji, tepati waktu
  2. Bila sedang diluar/acara lain, minta maaf krn terlambat
  3. Apabila tamu masuk, tersenyum dan beri salam
  4. Berikan sapaan ramah
  1. Memotong pembicaraan dengan orang lain
  2. Memonopoli percakapan
  3. Mebicarakan hal-hal yang bukan urusan pekerjaan

3.2.3        Macam macam tamu

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya.

 

Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.Apabila di perusahaan tidak ada bagian atau unit khusus untuk menangani sumbangan, maka sekretaris harus menghadapi dengan tegas tetapi tetap hormat dan sopan. Bila memang tidak ada anggaran untuk melayani sumbangan katakanlah terus terang dan harus siap menerima kata-kata sinis atau bahkan kemarahan dan tingkah aneh. Ingat! Jangan lekas terpancing yang pada akhirnya menimbulkan pertengkaran.

 

Apabila masih ngotot dan ingin berbuat gaduh atau ribut, tinggalkan mereka dan segera hubungi SATPAM untuk mengamankan mereka.Sekretaris perlu pula mengetahui bahwa sebuah perusahaan tidak mungkin terlepas dari kewajiban memberikan dana atau sumbangan-sumbangan. Yang pasti ada persediaan dana untuk itu, karena bila tidak perusahaan akan di cap sebagai perusahaan yang tidak tanggap terhadap lingkungan sekitarnya. Hal ini akan banyak mengalami kesulitan yang timbul bila sewaktu-waktu terjadi sesuatu hal yang tidak baik terhadap perusahaan.

 

Jika belum ada anggaran untuk dana bantuan sumbangan sosial, maka sekretaris perli mengusulkan kepada pimpinan agar menyediakan dana untuk keperluan tersebut. Dana yang diberikan tidak perlu besar, cukup sekedarnya saja tetapi perlu ada. Biasanya dana bantuan untuk sumbangan dianggarkan untuk jangka satu tahun. Apabila diperusahaan terdiri atas beberapa unit kerja atau departemen, sebaliknya digilir agar tidak terlalu memberatkan beban kesekretariatan. Sekretarislah yang mengatur giliran tersebut

.

  1. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar.

 

Seringkali mereka sendiri menawarkan”komisi khusus” yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam perilakunya.

 

  1. c.       Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dsb. Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

 

  1. Tamu aparat pemerintah

 

a)       Yang bersifat kunjungan rutinBiasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

 

b)       Yang bersifat kunjungan khusus.Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar.

 

Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

 

c)       Tamu-tamu teman pimpinanBagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan.

Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

3.2.4        Membuat perjanjian dengan tamu

Kadang kaang pimpinan tidak berada di tempat, sedangkan tamu tidak bersedia menunggu, buatlah suatu perjanjian apabila tmu tersebut menghendaki. Perjanjian yang dibuat oleh sekretaris bukan merupakan jaminan yang mutlak, tetapi harus dikonfirmasikan dahulu dengan pimpinan apaboila pimpinan kembali, hal tesebut harus diberitahukan kepada tamu. Perubahan perjanjian harus disampaikan secepatnya melaui telepon. Oleh karena itu, sekretaris jangan sampai lupa meminta kartu nama atau nomor telepon tamu tersebut.

Pimpinan kadang kadang juga membuat perjanjian dengan tamu tanpa sepengathuan sekretaris. Dalam hal ini, sekretaris harus rajin menanyakan kepada pimpinan apakah pimpinan membuat janji dengan tamu yang tidak diketahui. Hal tersebut dapat dilihat dari sebuah buku kecil yang digunakan untuk mencatat perjanjian yang dibuat diluar kantor

3.2.5        Membatalkan afrook

Apabila pimpinantidak menyutujui perjani=jian yang dibuat sekretaris karena sudah ada janji dengan pejabat lain atau ada kepentingan lain.

Sekretaris harus segera menghubungi orang yang sudah dibuatkan janji tersebut.

Pembataan afspraak tidak boleh terlambat, apabila sampai lupa memberitahukannya, apabila sekretaris sampai lupa memberitahukan, hal tersebut akan menimbulkan kesan bahwa sekretaris kurang memiliki etiket.

3.2.6        Langkah langkah menerima tamu

Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk mengunjungi instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik kedinasan maupun pribadi. Tamu yang berkunjung ketempat dimana kita berkerja harus dihormati dan dihargai.

Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang berhubungan dengan kedinasan. Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-bedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk melayani tamu sebaik mungkin. Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimana sekretaris harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu memberikan informasi yang diperlukan tamu. Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu :

  1. Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.
  2. Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya.
  3. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah).
  4. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang dituju.
  5. Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang disebut Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu. Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju oleh tamu.

3.2.7        Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat catatan khusus. Buku tamu harus berisi No, Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan. Buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan sampaikanlah secepatnya

3.2.8        Kesalahan yang harus dihindari saat menerima tamu

Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :

  1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
  2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
  3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
  4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
  5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
  6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu

Meskipun tata cara penerimaan tamu sudah diatur sedemikian rupa, tetapi seorang resepsionis ataupun sekretaris tidak mungkin bebas dari kealpaan dan kesalahan, ada beberapa kesalahan yang biasa terjadi dalam penerimaan tamu, yaitu

  1. Tidak mengucapkan salam

Mungkin karena terlalu sibuk atau terlalu banyaknya tamu yang harus dilayani sehingga resepsionis lpa mengucapkan salam kepada tamu yang baru datang, mungkin juga karena kepribadian  resepdionis sendiri yang kurang simpatik sehingga ia tidak mau mengucapkan salam. Tamu yang baru datang langsung disodori lembar formulir tamu untuk diisi. Dalam kesibukan seperti apa pun harusnya seorang resepsionis memberikan salam kepada tamu. Hal tersebut merupakan norma sopan santun menghormati tamu.

  1. Resepsionis tidak mengantar tamu

Bagi tamu yang tidak mengetahui tempat unit kerja atau pejabat yang akan dikunjungi, resepsionis sebaiknya menantar tamu tersebut sampai tamu diterima oleh sekretaris pimpinan yang bersangkutan. Apabila memang keadaan tidak memungkinkan , misalnya karena banyak tamu yang harus dilayanni, resepsionis minimal harus memberitahu letak kantor pejabat yang akan dituju, jangan lupa untuk meminta maaf dengan menyebutkan namanya. Misalnya bapak sudarto, mohon maaf sya tidak dapat mengantar bapak karena masih banyak tamu yang harus dilayani. Terimakasih.

  1. Tidak mengisi buku tamu

Kadang kadang , sekretaris lupa meminta tamu untuk mengisi buku tamu, begitu tamu datang dan menyerahkan lembar formulir tamu. Tamu tersebut langsung diantar ke pimpinan, hal tersebut bisa mengakibatkan sekretaris kehilangan data pribadi tamu. Bagi pimpinan maupun sekretaris, data pribadi tanu tersebut sangatlah penting. Disamping untuk mengetahui nama, jabatan, unit, kerja, maksud dan tujuann, dat apribadi juga diperlukan untuk mengetahui apakah tamu tersebut pernah berkunjung atau belum, hal ini lebih penting adalah adaptasi akan terjadi hal hal yang baik diinginkan.

  1. Tidak memeperkenalkan kepada pimpinan

Begitu tamu selesai mengisi buku tamu, sekretaris langsung mempersilakna tamu untuk menghadap pimpinan, tamu keluarga dan tamu rutin memang tidak perlu mengisi buku tamu. Mereka dapat dipersilahkan untuk langsung menghadap pimpinan akan tetapi, bagi tamu yang belum pernah berkunjung, alangkah baiknya bila sekretaris mengantarkan dan memperkenalkanya kepada pimpinan

  1. Ruang tamu yang tidak nyaman

Menunggu adalah pekerjaan yang sangat membosankan, lebih lebih bila kodisi dan fasilitas ruang tmau kurang mendapat perhatian. Taa ruang tamu yang tidak menarik dan ventilasi yang tidak memadai menyebabkan ruangan menjadi pamns sehingga tamu cepat merada jenuh dan tidak merasa nyaman selama menunggu, agar tamu yang menunggu merasa betah dan nyaman selama menunggu.agar tamu yang menunggu mersa betah dan nyaman, sekretaris hendaknya mampu mengatur tata ruang tamu sedemikianrupa antara lain

  1. Apabila ruangan tamu tertutup dan jendela tidak memadai, lengkapilah ruang tamu tersebut dengan memberiakn kipas angin
  2. Di tempat tempat tertentu diberi pot untuk penghijauan

3.2.9        Jenis jenis tamu dan pelayanannya

Ketika melaksanakan tugas menerima tamu, penting bagi sekretaris mengetahui jenis tamu yang datang ke kantornya, diantaranya tamu dengan perjanjian, tamu tak dikenal, anggota keluarga atau teman dekat atasan atasan pimpinan, langganan tanpa perjanjian, tamu yang tidak diharapkan, tamu lanjut usia, tamu cacat fisik, dan anggota keluarga atau teman dekat sekretaris, bagaimana sikap yang harus diperhatikan sekretaris dalam memberikan pelayanan terhadap tamu tamu tersebut.

Setiap perusahaan mempunyai peraturan tersendiri dalam hal ini penerimaan tamu, berikut adalah beberapa petunjuk umum bagi sekretaris dalam melayani tamu kantor.

  1. Sebagai prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor

Setiap orang yang datang bertemu di akntor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung persaannya. Namun demikian, sekretaris harus melaksanakan peraturan peraturan yang berlaku di kantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan peraturanyang berlakukepadasetiap tamuyang berkunjung secra ramah dan bijaksana

  1. Melayani tamu menurut kepentingannya
  2. tamu yang datang untuk meminta dana dan sumbangan

Tentu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsng dengan pimpinan .dengan berbagai macam alasan, ia mengemukakan bahwa sumbangan yang diminta adalah untuk kegiatan sosial, HUT, bantuan kemanusian, dan sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak peduli apakah pimpinan mempunyai waktu untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk mengahadapi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir ini memuat nama, alamatinstansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Beri tahukan kepadanya bahea pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisisnya. Bila tahu memang minta sumbangan, tamu tersebut dipersilakan untuk menghubungi bagian lain yang memang khususu menangani dana atau sumbangan jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.

Bila perusahaan tidak memiliki bagian atau unit khusus untuk menangani sumbangan, sekretaris harus menghadapi dengan tegas, tetapi tetap hormat dan sopan, bila memang tidak ada anggaran untuk melayani sumbangan, katakanlah terus terang dan sekretaris harus siap menerima kata kaata sinis, bahkan kemarahan, atau sikap kasar, ingat, jangan lekas terpancing yang akhirnya menimbulkan pertengakaran, jika tamu masih ngotot dan ingin berbuat gaduh atau ribut, tinggalkan dan segera hubungi satpam untuk mengamankan mereka.

Sekertaris harus mengetahui sebuah perusahhaantidak mungkin terlepas dan kewajiban membrikan dana atau sumbangan , persedian dana untuk itu harus ada karena bila tidak ada, perusahaanakan dicap sebagai perusahaan yang tidak tanggap tehadap lingkungan sekitarnya, hal ini akan banyak menimbulkan kesulitan bila sewaktu waktu terjadi sesuatu yang buruk terhadap perusaan, jika belum ada anggaran untuk dana bantuan sumbangan sosial, sekretaris perlu mengusulkan kepada pimpinan agar menyediakan dana untuk keperluan tersebut, dana yang memberikan tidak perlu besar, cukup sekadar saja.

Biasanya dana bantuan untuk sumbangan dianggarkan untuk jangaka satu tahun apabila perusahaan terdiri atas beberapa unit kerja atau departemen, sebaiknya lakukan pergiliran agar tidak terlalu memberikan beban kesekretarisan, sekretarisalah yang mengatur giliran tersebut.

  1. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa

Pada umumnya, tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan sebaab, mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang dan jasa. Namun, tak jarang para penjual ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam yawar menawar. Sering kali  mereka sendiri menawarkan komisi khusus yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang mengani jual beli barang atau jasa sehingga mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan seperti ini

  1. Tamu yang inin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang, biasanya banyak bertingkah . mereka minta diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin dipertemukan dengan pimpinan, dan seterusnya. Umumnya, pembelian barang ditangai oleh bagian penjualan atau pemasaran, untuk itu, bawalh tamu ke baggian pembelian, janan lupa, tawarkan minuman kepada yang ingin membeli barang.

  1. Tamu aparat pemerintah
    1. Tamu yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimopinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak terentu untuk mndapatkan inbformasi, akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpianan ingin bertemu untuk mengyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas atau mungkin sekedar bertenu dan bersallaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senga karan diperhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif di kemudian hari bila sewaktu waktu ada kepentingan perusahaan

  1. Tamu yang bersifat kunjungan khusus

Biasanya pejabat atu aparat pemerintah datang bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut mungkin berupa kunjungan resmi untuk peninjauan. Kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan, dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut snediri. Bahkan, harus siap di bantu di pintu masuk salam pakain lengkap, artinya pakaian formal seperti jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman atau kenga kenangan atau cinderamaata harus dipersiapkan. Kenang kenangan diberikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi kepada semua anggota rombongan. Bila tamu harus menginap, sekretaris harus memasan hotel. Untuk tamu tamu khusus, peanlah hotel yang berbintang kelas satu supaaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaaan tidak dapat disalahkan.

  1. Teman teman pimpinan

Sekali kali pimpinan akan didatangani oleh temanya atau kenalan baik, mungkin , tamu tesebut teman bisnis, relasi, mungkin juga teman sekolah dulu, dalam hal ini, sekretaris harus mengenal tamu tamu tersebut, meskipun mereka sudah berkenalan dengan baik dengan pimpianaan, sekretaris harus bertanya dulu kepadaa pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang, mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus menunngu, biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan, yang perludiperhatikan adalah tujuan kedatangannya, yaitu akan menghambat tugas pimpinan, sekadar kangen,m atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring poara tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, bersiukaplah ramah kepada semua tamu vyang datang, sekretaris juga merupakanpenghubung para tsamu yang datang, tugas penerima tamu bagi seseoranfg sekretaris adalah menbantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif.

Setelah yakin tamu yang daatang ke kantor akan diterima , berikut ini adalah petunjuk tata cara mengantar dan melayani tamu yang dapat dilakukan sekretaris ketika berhadapan dengan tamu.

Jangan membeda bedakan tamu karena jabatan atau penampilan misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah

Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan. Sambutlaah tamu tamu dengan senyum dan sikap ramah.

Apabila tamu datang, segera sambut, jangan sekedar menengok ke samping atau bersikap acuh tak acuh smabil melakuakan pekerjaan

Ketiak mengantar tamu, tunjukan ke arah yang dituju dengan telapak tangan ke arah atas dan jari rapat

Menunjukan arah dengan menggunakan telunjuk adalaah sikap tidak sopan

Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan, berjalanagar ke depan denga posisi sedikit miring, sambil sesekali menengok ke belakang untuk memerhatikan jalan tamu

Membukakan pintu untuk tamu.kalau aun pintubergerak ke arah dalam, anda masuk dulu, dorong bauka pintunya, dan persilahkan tamu untuk masuk, kalu tamu untuk masuk terlebih dulu.

Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk atau menunggu di ruangan tamu yang dudah disediakan oleh kantor.

Tata tertib di ruangan tamu yang perlu diperhatiakn oleh sekretaris adalah

Persilahkan tamu duduk di tempat terhormat

3.2.10    Etika menerima tamu kantor

Sekretaris sebenarnya merupakan petugas yang dalam menjalankan tugasnya harus menghadapi dua macam pimpinan, yaitu pimpinan tempat sekretaris bekerja dan semua tamu yang datang ke perusahaan.

Di perusahaan swasta yang bergerak di bidang niaga atau jasa , ada semboyan pembeli adalah raja, ini berarti bahwa pembeli harus diperlakukan sebaik baiknya. Harus dilayani tanpa mengecewakan dengan harapan akan menjadi langganan tetap.

Di ruangan khusus penerimaan tamu hendaknya senantiasa ada petugas yang melayani tamu pada jam jam kantor, salah satu sebab kehilangan langganan adalah tidak adanya petugs penerima tamu , jika seorang sekretaris merangkap sebagai resepsionis, besar kemungkinan ia sering dipanggil oleh pimpinannya sehinnga tidak dapat memberi pelayanankepada tamu yang datang.untuk itu, perlu di tegaskan oleh pemimpin bahwa pelayanan tamu adalah lebih penting di bandingkan dengan tugas pekerjaan sekretaris yang sedang ia kerjakan saat itu.

Menurut sedarmayanti, etika sekretarisdalam menerima tamu adlah sebagai berikut

  1. Bersikap sopan dan ramah
  2. Berkepribadian menarik
  3. Bijaksana
  4. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang oraganisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainya.

Adapun menurut ursula ernaawati, etika sekretaris dalam menerima tamu kantor adalah

  1. Berpenampilan rapi, bersih, dan segar,
  2. Berprilaku sopan dan ramah
  3. Ekspresi wajah yang hangat
  4. Mengahapal nama tamu
  5. Senang bergaul dan luwes
  6. Menjadi pendengar yang baik
  7. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan kebiasaan jelek seperti menggigit kuku
  8. Bersikap hormat kepada tamu
  9. Memiliki semangat kerja yang tinggi
  10. Nada suara yang enak dan jelas,
  11. Tenang dan menangani komplain secara profesional
  12. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu, tulus melayani tamu.
  13. Tulus melayani tamu

 

3.2.11    Penanganan ruang tamu

Cara penerimaan tamu merupakan pusat komunikasi yang amat penting dalam pelayanan suatu perusahaan atau organisasi yang dapat meninggalkan kesan bagi perusahaan lain, bahkan dalam masyarakat luar. Semua pesan dan kesan diambil oleh penerima tamu untuk disampaikan kepada pimpinan atau petugas yang berhak. Petugas penerima tamu adalah barisan terdepan dari sukses tidaknya suatu perusahaan atau organisasi, oleh karena itu, etika seorang sekretaris atau petugas penerima tamu harus dijaga setiap saat. Ia harus selalu ramah, sopan, bijaksana, taktis, dan komunikatif.

Selain syarat syarat tersebut, sekretaris sebaiknya juga memeriksa tata ruang penerima tamu, khususunya yang berkaitan dengan hal hal berikut.

  1. Ruiangan tamu nyaman, bersih dan rapi
  2. Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti buku, kartu pengenal tamu, majalah, koran, brosur, karalog perushaan, tempat sampah dan asbak
  3. Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima, siap memberikan bantuan dan bersahabat.

 

BAB IV STUDI KASUS

Cerita Perjalanan/Jalan-Jalan Anggota DPR ke Maroko

Hari Jumat, 24 September 2010, Keberangkatan ke Dubai, berangkat dari Jakarta menuju Dubai jam 18.30 WIB. Tiba di dubai jam 22.30 (waktu setempat), waktu Jakarta jam 02.30 (WIB). Kami harus menunggu sampai jam 07.35 (waktu Dubai atau 11.35 wib waktu Indonesia) untuk berangkat dari Dubai menuju Casablanca, Morocco.

Sabtu, 25 September 2010, Akhirnya pada pukul 00.51 pagi waktu Dubai saya menerima uang sisa tiket hanya US$ 122 saja. Uang perdis US$ 220 x 4 hari dipegang ketua delegasi untuk biaya makan dan hotel di Maroko. Padahal biaya paket selama di Maroko dan Spanyol (saya harus ikut bayar walau tidak ikut,karena hitungannya satu kelompok/group, saya dikenakan US$ 1,350), perincian potongan terlampir.

Tiba di Dubai jam 22.30 , berangkat lagi ke Maroko dari Dubai jam 7.35 (waktu Dubai), seharusnya Maskapai Emirates kasih penginapan gratis buat yang transitnya lama, kemana jatah ini ? Padi tour ada apa bisa monopoli perjalanan DPR ? Atau akibat anggota DPR memang suka menghemat uang dengan cari yang Termurah agar bisa membawa istri dan anak jalan jalan bahkan untuk bisa ke negeri tetangga?

Tiba jam 13.00 waktu setempat di Casablanca, nunggu di VIP room sampai naik bis jam 14.08 siang, menuju Maracas, butuh 3 jam. Menginap di maracas, karena pusat budayanya maroko/karena ibukota lamanya maroko?

Pukul 20.37 malam kami sampai ke restoran untuk makan malam, bukankah jadwalnya masuk hotel dulu? karena dari tempat makan ke hotel butuh 1 jam lagi. Pelaksanaan jadwalnya ngaco? Harusnya sesuai jadwal jam 17.30 sudah masuk hotel dan makan malam jam 19.30.

Jadwal ini mengutamakan jalan-jalan bukannya tugas? Akhirnya sampai di hotel kenzi farah bintang 5 (www.kenzitowerhotel.com) pada jam 21.06 malam seorang Ibu salah satu anggota rombongan perjalanan jatuh sakit karena kecapaian, inikah kebersamaan? Padahal rakyat membiayai para anggota DPR dan pejabat dengan tiket kelas bisnis agar bisa tetap sehat dan konsentrasi dalam bertugas karena sadar adanya perbdaan waktu yang sering sebabkan gangguan kesehatan/kecapaian akibat “jetlag“. Acara menanti minggu sore dan senin pagi sampai siang, tenaga,pikiran dan kesehatan telah terkuras karena duduk di kelas ekonomi dan perjalanan yang panjang. Semua ini demi penghematan uang buat jalan-jalan atau buat bawa oleh-oleh?

Apakah salah ada jalan2 selama di maroko? Bagi saya tidak masalah, selama sekitar kota rabat tempat acara pada waktu tidak ada acaranya, yang jadi masalah kalau sengaja diatur jalan-jalan diawal, akibatnya rombongan sudah kelelahan buat acara intinya. Kalimat yang sama yang saya dulu dengar sewaktu menjabat anggota DPRD kabupaten, “ini yang penting kebersamaan”, ternyata di DPR juga sama saja…

Sampai saat ini saya masih belum mendapat buku panduan dan jadwal acara finalnya. Penghematan-penghematan agar dapat jalan-jalan ke Spanyol jelas sangat keterlaluan apalagi uang harian juga dihitung selama di spanyol dengan uang rakyat (APBN), lihat tulisan “BTP bunuh diri?”

Minggu, 26 September 2010, Berangkat pukul 8.44 pagi waktu setempat dari hotel kenzi farah, menuju Rabat. Setelah melewati penjelasan yang panjang lebar, akhirnya uang per diem saya di maroko 4 hari saya terima pagi ini, total terima US$ 685, dari harusnya $ 992, karena ketua delegasi minta $ 250 lagi buat dana tatktis, alasannya dana taktis dari DPR untuk rombongan US$ 2.000 diguakan untuk souvenir US$ 1,000, dan buat dana tambahan buat staf dan tenaga ahli US$ 1.500 (@US$ 500 untuk 3 orang).

Pukul 12.06 masih di perjalanan. ini benar-benar keterlaluan, acara di Rabat jam 16, kata supir menuju rabat butuh 4,5 jam . Mana keburu? Makannya kalau jadwal jam 11 menuju rabat dan makan di jalan menuju rabat, nyatanya diubah makan tetap di marrakech dan restorannya baru buka setelah jam 12 siang.

Sungguh malu acara jam 16 sampai terlambat, padahal sudah dari kemarin siang tiba di Casablanca maroko

Pukul 12.35 kami makan siang, menunggu “main course“. Bagaimana keburu jam 16 acara di Rabat ? Ada yang usul minta acaranya di rabat diundur saja, mereka maklumlah DPR, maklum payah urus selalu jalan-jalan yang utama ,acara resmi ogah-ogahan? Saat ini sudah jam 16.08, baru lihat petunjuk ke Casablanca 32 km, ke rabat 120 km, jadi kalau kemarin dari casablanca ke rabat hanya 95 km, untuk apa ke Marrakech? Jelas ini niatnya jalan-jalan dari pada ketemu parlemen Maroko. Apa semua GKSB DPR RI dengan parlemen seluruh dunia seperti ini? Atau memang niatnya sekedar agar anggota DPR RI pernah keluar negeri jalan jalan?

Dan yang jelas-jelas manipulasi data, adalah seperti yang terlihat di buku panduan dari marrakech jam 11 menuju rabat akan tiba jam 13.30 (stop makan jam 12 di restoran), artinya seolah olah hanya 1 jam atau 1,5 jam perjalanan, ternyata butuh 4,5 jam ! Jelas-jelas manipulasi data alias kami kena tipu! Kena tipu siapa? Ketua delegasi, travel tour atau staf?

Saya akhirnya baru menerima buku panduan perjalanan ini siang hari, dan lucunya pada hari senin (27/9) dibuat langsung check out hotel jam 8.30, baru acara sampai 13.30, lalu jadwal kosong. Selasa jam 8.00 sarapan pagi, faktanya rombongan senin sore menuju Casablanca dan terbang ke spanyol. Dalam acara tidak dibuat spanyol ,sampai tanggal 29 dibuat seolah olah masih di Maroko kegiatannya, dan ditulis 13.20 berangkat casblanca jakarta.

Jadi jelas ketua delegasi dan pimpinan BKSAP tahu tidak boleh ke Spanyol tetapi masih nekat bukan hanya bohong ada di maroko, uang perjalanan juga dibuat 3 hari hitungan uang di spanyol yang notabene hampir dua kali lipat uang di maroko. Bukankah kalau diaudit BPK dengan memeriksa uang perjalanan,auditor BPK akan tahu kejanggalan ini, karena sistem at cost. Wajar hasil audit BPK atas perjalanan DPR selalu “disclaimer” (bermasalah). Kenapa tidak ditindak? Karena ada masalah anggaran yang dikuasai DPR? Sehingga BPK tidak berani mengutak-ngatik DPR?

Yang menarik dalam buku panduan ada tertulis extand khusus untuk ketua delegasi dan istri tanggal 3 okt 2010 Dubai-Zurich, 7 Oktober 2010 Zurich – Dubai dan 8 Oktober Dubai-Jakarta. Apakah ini artinya beliau ada perjalanan acara DPR lainnya di Zurich karena beliau juga pimpinan BKSAP? (yang isunya sering ke luar negeri), kalau iya, dengan sistem tiket yang lump sum artinya beliau mengantongi selisih tiket dubai – jakarta dari kunjungan ke maroko (+spanyol) dan tiket kunjungan ke zurich dari jakarta – dubai.

Kalau ini benar terjadi sungguh pencurian yang luar biasa atas uang rakyat, siapa yang bisa mengauditnya ? BPK? Hasil “disclaimer” juga tidak ada sanksinya? (Keterangan dari staf kepada saya ketua delegasi ke zurich ada acara DPR lainnya, jadi beliau gunakan SK perjalanan lain, artinya semua dugaan saya benar, ada penghematan uang tiket yang masuk kantong pribadi karena lump sum).

Pukul 17:49 waktu setempat tiba di hotel La Tour Hassan (lokasi Rabat-Morocco, www.LaTourHassan.com), masalahnya acara kemerdekaan sudah terlambat, sibuk ganti baju batik untuk ke acara. Jam 18.36 baru menuju ke acara yang sesungguhnya telah usai, tinggal ramah tamah saja ke Wisma Duta. Pukul 19.01 tiba di wisma duta, bagus dan udah milik sendiri.

Ternyata masyarakat Indonesia sudah pada pulang (mungkin kecewa? Dan merasa tidak perlu ketemu anggota DPR yang sudah ada di Casablanca sejak sabtu siang masih tidak bisa capai Rabat jam 16 hari minggu buat acara lndonesia day yang dihadiri dubes-dubes negara lain di rabat seperti dubes Amerika juga hadir. Dubes sampaikan seharusnya 7 hari di rabat. Nyatanya pada memilih jalan-jalan ke Spanyol dan jalan-jalan dulu sampai acara jam 16 menjadi terbengkalai (terlambat datang).

Senin, 27 September 2010, Pukul 9 pagi kami berangkat dari hotel menuju kuburan raja Muhammad 5 , setelah itu kami ke gedung parlemen, kami hanya seperti tour saja saat ini (jam 10.13), yang diajak masuk keruang wakil ketua parlemennya hanya ketua delegasi dan dubes kita saja. Kami lihat-lihat ruangan sidang diantar sekjen parlemen mereka.

pukul 10.54 siang dimulailah pertemuan “seminar” dengan pihak parlemen dan pengusaha maroko . Pakai bahasa Arab dengan bantuan penerjemah .

Problem bahasa sangat terasa sekali, kalau pemerintah bisa siapkan mahasiswa-mahasiswa untuk kuliah disini akan sangat membantu untuk hubungan kedua negara. sayangnya sering harus test bahasa inggris dan perancis, kita harus siapkan. Mereka sudah buka test dengan bahasa inggris saja buat mahasiswa yang tidak punya latar belakang perancis dan spanyol, kebijakan ini diharapkan dapat meningkatkan jumlah mahasiswa Indonesia di Maroko.

Parlemen maroko mengharapkan lain kali bisa tinggal lebih lama dan bisa kunjungan kelapangan untuk melihat peluang-peluang yang bisa dikerjasamakan, termasuk apa-apa yang dapat dibenahi bersama kedua negara

Sangat memalukan, siang ini rombongan sudah buru-buru ke casablanca untuk “nyebrang” ke Madrid spanyol, mereka tidak ikut acara lagi karena takut tertinggal penerbangan pulang Jakarta via Dubai jam 13.20. Sore ini tinggal saya sendiri di Hotel, mungkin dengan mahasiswa indonesia yang ambil S3. saya mau lihat barang-barang produk asli Maroko terutama dari bahan kulit asli. Mereka menawarkan kerjasama kelautan, kemaritiman dan pelabuhan.

Mereka tertarik soal kehutanan di indonesia (ada yang bicara penuh semangat, distop ketuanya agar jangan kelamaan karena waktu yang terbatas, dia agak marah dan bilang “bagaimana ini masak datang jauh-jauh hanya ketemu sebentar saja?

penterjemah kedutaan kita tidak mau terjemahkan, untung ada mahasiswa S3 kita yang ambil kuliah disini duduk sebelah saya , jadi bisa saya minta artikan kenapa dia agak protes.

Setelah selesai berbicara dorang tersebut kemudian pergi meninggalkan ruangan karena mungkin merasa ini hanya “dagelan” semata. Datang jauh-jauh bukan mau kerja tetapi plesiran saja anggota DPR RI ini?

Dalam hati saya sependapat dengan orang tersebut, harusnya seminar seharian dapat digunakan untuk menuntaskan apa hambatan hubungan ekonomi dan politik antar dua negara yang pernah begitu bersejarah dipelopori dan dibangun oleh Bung Karno

Sekarang giliran pengusaha maroko yang ngomong (jam 12:24) Namanya Ismael Hasan mewakili pengusaha maroko. Mereka butuh banyak karton kertas buat bungkus tomat-tomat mereka untuk ekspor.

Kebutuhan benih2 pertanian dari indonesia, termasuk plastik-plastik untuk rumah pertanian dan buat packaging. Transportasi laut yang menghubungkan langsung Indonesia dengan Maroko belum ada.(Mereka tawarkan penghapusan pajak berganda bagi negara2 sahabat).

Ada lagi wakil rektor Universitas Marrakech, berbicara kurangnya Indonesia mengirim mahasiswa, padahal gratis biaya kuliah disini. (Alangkah kurangnya waktu, karena ketua delegasi udah mau ke spanyol, harusnya setiap kunjungan GKSB harus gunakan pertemuan seharian atau 2 hari, hubungan 2 negara mana bisa dibicarakan dalam 1-2 jam? Jelas tidak bisa, buat apa buang waktu jauh-jauh kesini dan habiskan uang rakyat yang banyak?

Selanjutnya dubes kita pak Tosari wijaya mendapat giliran bicara, intinya semua yang disampaikan akan beliau dorong pemerintah dan DPR untuk lakukan.

Keterlaluan akhirnya ketua delegasi ngomong: ” karena keterbatasan waktu,maka kami sebagai anggota tidak diberi kesempatan untuk berbicara,bisa dilanjuntkan sambil makan siang saja” (siapa yang suruh ketua nyimpang ke spanyol? Jelas pelanggaran kalau diperiksa BPK!). Sungguh keterlaluan. Kalau pertemuannya di Indonesia udah aku semprot, aku diam menahan diri demi jaga wajah DPR jangan sampai kami beradu mulut depan parlemen maroko.

Jam 12.52 Ketua teruskan bicaranya: Ketua intinya ingin sebagai negeri muslim maroko di barat dan indonesia di timur bisa jadi perangkai negara-negara muslim yang terletak diantaranya

Saat ini kami sedang menunggu mau makan duduk di meja makan, setelah tadi foto dan tukar kado. Dari meja makan anggota parlemen maroko yang duduk semeja dengan saya menanyakan soal gaji, kalau mereka sebulan Rp.40 juta per anggota, begitu kami katakan Rp56 juta/bulan , dia katakan masih besaran kalian gajinya (padahal pendapatan perkapitanya maroko sudah US$3.700,menurutnya, Indonesia belum capai US$2000 pendapatan perkapitanya, sekedar info, nominal pendapatan perkapita Indonesia menurut data tahun 2008 adalah sebesar $ 1.420 ).

gedungnya untuk ukuran kita seperti kantor DPRD propinsi kita saja, saya nyeletuk DPR kami sudah besar kantornya masih mau bangun lagi, padahal anggota DPR tidak kerja di ruangannya, melainkan hanya di ruang paripurna, komisi dan badan saja.

Ada crew TV lokal maroko yang minta saya wawancara, langsung dari kedubes kita melarang, alasannya hanya ketua delegasi yang berhak ngomong, gila benar? Haknya sama, takut aku cerita di media maroko rombongan kerja sama habiskan 7 hari dan buru-buru ternyata jalan2 ke spanyol? parah juga “konspirasinya”?

Akhirnya sampai di hotel, jam 14.27 , kawan-kawan dengan bis balik ke Casablanca menuju Madrid. Saya diantar pak Dubes dengan Mercedes S 350 type baru pulang ke hotel. Aku menunggu mahasiswa S 3 indonesia yang belajar soal Syariah, untuk lihat peluang bisnis yang mungkin ada dan bisa mahasiswa kerjakan antara Maroko dan Indonesia.

Beli voucher internet buat kirim email dan hidupkan layanan blackberry saja, 1 jam 50 Dirham marocco (50 ribuan rupiah) .

Waktu sudah menunjukan pukul 17.39 sore, saya menunggu mahasiswa Indonesia yang mau mengajak saya melihat produk-produk asli Maroko yang mungkin bisa kita jual atau masukan dari Indonesia

Namun mereka belum muncul di hotel, janjinya sore, memang diluar matahari masih panas. Maka saya pun menunggu saja. (Mahasiswa ini anak tokoh partai golkar dan pengurus DPP di masanya Akbar Tanjung dan anggota DPR beberapa periode). Telepon masuk pukul 19.09, ternyata dari mahasiswa S3 baru datang ke hotel mengajak jalan-jalan.

Saya diajak jalan ke pasar rakyat bersama istrinya yang orang Irak (sudah fasih bahasa Indonesia), sewaktu makan ketemu pak dubes bersama istri yang baru selesai nonton film Itali atas undangan dubes Italy di Rabat, saya sempat berfoto dengan supir pak dubes yang sudah 26 tahun kerja di KBRI dan sudah fasih berbahasa Indonesia.

Demikian laporan perjalanan GKSB maroko, besok pagi jam 9 rencana menuju Casablanca untuk kembali ke jakarta via dubai jam 13.20 waktu casablanca (GMT 0)

Rabat, Mon, Sep 27, 2010 22:35:25

BAB V KESIMPULAN

 

Bahwa seorang sekretaris harus mampu mengendalikan segala pertemuan seorang pemimpin dengan koleganya baik dalam pertemuan rapat ataupun segala kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan seorang pemimpin. Karena mau bagaimanapun seorang pemimpin butuh tenaga seorang sekretaris dalam mengatur semua kegiatanya nya agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik.

Begitu pula dengan penerimaan tamu seorang sekretaris harus mampu mengendalikan tamu nya agar dapat menghasilkan kondisi kondisi yang kondusif

Baik tamu maupun seorang pemimpin yang berada di kawasan perusahaan, dengan terciptanya suasana yang kondusif diharapkan menghasilakan siklus kerja yang optimal.

Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris.

“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.”

(Saiman, 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya

http://www.greatsecretary.wordpress.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan

posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

 

  1. Menurut Wewenangnya.
    1. Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
    2. Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
    3. Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
    4. Menurut Jenis Tugasnya.
      1. Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
      2. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan
      3. Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi,mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
      4. Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18), tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas kreatif.

  1.  Tugas Rutin

Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.

  1. Tugas Pelaksanaan Instruksi

Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain.

  1. Tugas Kreatif

Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya makin meningkat.

Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris  sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja

Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan, meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif, tugas insidentil dan tugas sosial.

Sumber : http://luluvadis.wordpress.com/2013/02/04/mempersiapkan-perjalanan-dinas/

Mengelola Sistem Kearsipan

Pengertian arsip menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan adalah: “Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, aik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah”

Masih banyak lagi pengertian arsip antara lain:

  • Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah segenap warkat dari suatu oranisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan
  • Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran modern, arsip merupakan suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali

Syarat Arsip

  • Merupakan kumpulan warkat
  • Mempunyai nilai guna
  • Disimpan menurut sistem tertentu.
  • Apabila diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat

Peran arsip

  1. Sebagai pusat informasi, maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang suatu naskah tertentu.
  2. Sebagai dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yang sedang dihadapi.
  3. Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi.

Adapun fungsi arsip menurutUU No. 7 Tahun 1971 pasal 2 adalah:

  1. Arsip Dinamis,

yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.

  1. Arsip Statis

yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Nilai Guna Arsip

  • Guna Informatoris : yakni memberikan sesuatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa
  • Guna Yuridis: yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan
  • Guna Historis yaitu menggambarkan keadaan atau peristiwa masa lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah
  • Guna Ilmiah yaitu sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana sesuatu penemuan ilmiah

Jenis-jenis arsip

Dilihat dari kepentingannya:

  • Vital record : warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi organisasi, sehingga warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus
  • Importand record : warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka yang cukup lama, jenis ini perlu disimpan secara tertib
  • Useful record : warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanannya)
  • Non eessential record: warkat yang kegunaanya menjadi habis setelah selesai dibaca

Dilihat dari fisiknya

  • Arsip tertulis : arsip yang berupa tulisan
  • Arsip visual : arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan, pahatan, dll

Ditinjau dari isinya :

  1. Finansial record yaitu catatan-catatan mengenai masalah keuangan
  2. Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan
  3. Personnel record adalah catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian
  4. Sales recor, yakni catatan yang berisi informasi mengenai penjualan
  5. Production record yakni catatan yang berhubungan dengan masalah produksi

Ditinjau dari kepemilikannya:

1. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

a. Arsip Nasional Republik indonesia

b. Arsip Nasional yang berada di Daerah tingkat 1

2. Berasal dari instansi pemerintah:

a. Arsip primer merupakan arsip asli

b. arsip sekunder, yaitu arsip yang berupa salinan

c. arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau sentralisasi

d. arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit (desentralisasi)

Ditinjau dari fungsinya :

  1. Arsip aktif, yakni arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi
  2. Arsip in aktif atau pasif yakni arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral
  3. Arsip statis yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi organisasi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja
  1. Asas Sentralisasi  :   Yaitu penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerja tersendiri, yakni semua warkat/surat /dokumen disimpan dalam suatu tempat dan dikelola oleh suatu unit tersendiri yaitu unit sentral

Keuntungan:

  1. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
  2. Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan kearsipan
  3. Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat
  4. Menghilangkan kekembaran salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan
  5. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai

Kelemahan:

  1. Jika arsip dipelukan tidak dapat segera diperoleh karena harus melalui prosedur, apalagi bila letak tempatnya berjauhan
  2. Sistem yang dipergunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing
  3. Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan pada bagian lain secara menyeluruh
  4. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat/warkat

B. Asas Desentralisasi: Yaitu penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada satu unit/bagian organisasi, tetapi penyimpanan surat/waarkat dilakukan pada unit/bagian secara sendiri-sendiri

Keuntungan :

  1. Mudah memperoleh surat/warkat yang diperlukan
  2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada di lokasi unit atau bagiannya
  3. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing

Kelemahan:

  1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
  2. Pemborosan biaya dan perlengkapan
  3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
  4. Kemungkinan terdapat kekembaran arsip karena tiap unit/bagian memiliki sendiri-sendiri

 

 

C.Asas Gabungan : Adalah penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diminimalisir.

Tugas pokok kearsipan:

  1. Menyimpan berkas surat dinas
  2.  Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas
  3.  Penyusutan dan pemusnahan berkas
  4. Penemuan kembali berkas surat/dokumen

Syarat pokok yang harus dimiliki pegawai arsi:

  1. Menguasai pengetahuan tentang tata kearsipan
  2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaannya seperti peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu pelaksanaan tugasnya
  3. Mengenal seluk beluk organisasi dengan pejabat-pejabatnya serta tugas-tugasnya
  4. Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan berkepribadian baik

Pengertian filing sistem

  • Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
  • Filing sistem merupakan salah satu kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan penemuan kembali (finding)

Tujuan filing sistem

  1. Menghemat waktu
  2. Menghemat tenaga
  3. Menghemat tempat
  • Ciri-ciri filing sistem yang baik
  • Sarana filing sistem
  1. Tidak memakan tempat, letak dibuat seefektif dan seefisien mungkin
  2. Sederhana dan praktis, mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit
  3. Mudah dicapai, penyimpanan surat/warkat harus dapat dengan mudah diambil dan digapai
  4. Ekonomis, tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga dan cara pengerjaan
  5. Cocok dan tepat guna, disesuaikan dengan tujuan/kepentingan
  6. Fleksibel; mudah dikembangkan apabila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan
  7. Klasifikasi yang khusus; keanekaragaman arsip dapat menimbulkan kesulitan
  8. Aman, bebas kerusakan karena penyimpanan; karena terpelihara dari gangguan serangga, rayap, air, debu, dsb.
  1. Daftar klasifikasi adalah suatu daftar yang berisi pengelompokkan arsip secara sistematis berdasarkan kegiatan, sifat dan tujuan organisasi
  2. Kode arsip adalah tanda pengenal pengganti (nama/masalah/wilayah) dari daftar klasifikasi. Kode arsip dapat berupa huruf, angka atau gabungan huruf dan angka yang disusun secara sistematis
  3. Indeks adalah tanda pengenal yang merupakan alat bantu sebagai petunjuk untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip yang diperlukan

Tunjuk silang adalah alat untuk menunjukkan apabila ada arsip yang mempunyai dua nama atau dua permasalahan atau lebih yang saling berhubungan

  • Peralatan dan perlengkapan penyimpanan:
  1. Filing cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip.

Macam-macam filing cabinet:

  1. Lateral filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip
  2. Drawer type filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar masuk

2. Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada di belakangnya. Guide ada 2 macam, yaitu:

    1. Guide besar berukuran 36 x 25 cm, guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio
    2. Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15 x 10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dsb.

3. Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang digunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan di belakang guide. Ada 4 macam folder:

    1. Brief ordner, yaitu map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertikal di atas rak
    2. Stofmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik
    3. Snelhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapt alat penjepit arsip yang terbuat dari logam
    4. Hanging map/map gantung yaitu map tanda jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci filing cabinet.

4. Rak sortir, berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing

5. Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang di dalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

6. Laci kartu indek, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai urutan abjad, contoh kartu indeks pada butir e di atas, disimpan di dalam laci “M” sesuai dengan huruf yang terdapat pada “Tab” (bagian yang menonjol pada kartu indeks)

  • Macam-macam Filing Sistem

1. Sistem abjad

Adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai Z.

2. Sistem masalah

Adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang bertalian

3. Sistem wilayah

Adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

4. Sistem tanggal

Adalah sistem penyimpanan atau penataaan berkas/arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis dari tanggal, bulan dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen

5. Sistem nomor

Adalah sistem penyimpanan atau penataaan berkas/arsip berdasarkan nomor.

 

Sumber : http://erniilestarii.blogspot.com/2014/01/mengelola-sistem-kearsipan.html

Menangani Surat dan Dokumen Kantor

MODUL 1
MENGIDENTIFIKASI SURAT/DOKUMEN

A.      Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat

  1. Pengertian surat

surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata persatuan.

  1. Fungsi Surat.
  2. sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )
  3. sebagai bahan pembukti;
  4. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
  5. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
  6. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.
  7. Jenis-Jenis Surat
  8. Menurut Sifatnya

1)       Surat pribadi (prive)

Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.

a)       Macam-macam surat pribadi:

–          Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb

–          Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb

b)       Ciri-ciri surat pribadi

–          Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari

–          Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku

–          Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat

–          Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya

 

 

 

c)       Manfaat menulis surat pribadi

–          Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh

–          Mempererat tali persaudaraan

–          Sarana latihan menulis efektif

2)       Surat niaga

Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.

a)       Macam-macam surat niaga

–          Surat permintaan penawaran

–          Surat penawaran

–          Surat pesanan

–          Surat pengiriman barang

–          Surat pengakuan penerimaan pembayaran

–          Surat pengaduan

–          Surat keberatan

–          Surat permintaan penangguhan pembayaran

–          Surat tagihan

–          Surat edaran

–          Surat promosi penjualan

–          Surat telegram dan penegasannya

3)       Surat dinas

Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal kedinasan.

a)       Macam-macam surat dinas

–          Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian

–          Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran

b)       Ketentuan penyusunan surat dinas

–          Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.

–          Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

–          Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.

–          Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.

–          Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.

–          Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.

–          Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.

–          Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”

–          Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.

–          Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya.

  1. Menurut jangkauannya.

1)       Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.

2)       Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ).

  1. Menurut prosedur pengurusannya.

1)       Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.

2)       Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

  1. Menurut urgensi pengirimannya.

1)       Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;

2)       Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam;

3)       Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.

  1. Menurut keamanan isinya.

1)       Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

2)       Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.

3)       Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.

4)       Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

  1. Menurut jumlah penerimaannya.

1)       Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi);

2)       Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi;

3)       Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat.

  1. Menurut tujuannya.

1)       Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak.

2)       Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu.

3)       Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.

4)       Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat

5)       Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim surat.

6)       Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang dikirim terlebih dahulu ( sebelumnya ).

7)       Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.

8)       Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu.

9)       Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk suatu periode tertentu.

10)   Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

 

  1. Menurut wujudnya.

1)       Kartu pos

2)       Warkat pos

3)       Surat bersampul

4)       Nota

5)       Memorandum

6)       Telegram

7)       Telex

8)       Surat pengantar

B.       Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

Kerugian-kerugian tersebut antara lain:

  1. Surat dan informasinya bisa hilang
  2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
  3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:

  1. Surat akan tercatat dengan baik
  2. Prosedur penanganan surat jelas
  3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
  4. Rahasia akan terjaga

C.       Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan:

  1. Pola sentralisasi

Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau keluar. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN. Dan tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini

  1. Pola desentralisasi

Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor. Pola ini banyak dipakai di perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.

D.      Perlengkapan dalam Penanganan Surat

  1. Baki surat (tray)

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.

  1. Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda

  1. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar

  1. Secretaries desk file

Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditanganinya

  1. Alat tulis

Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas

  1. Kertas dan amplop

Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop

  1. Alat pembuka surat

Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat

  1. Stempel

Stempel tanggal terima dan perusahaan

  1. Formulir tanda terima/buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi

  1. Lembar disposisi

Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi

E.       Sistem Pengurusan Surat

Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara:

  1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
  2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
  3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI

Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara

 

 

 

 

MODUL 2
MENANGANI SURAT

 

A.      Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

  1. Sistem buku agenda
  2. Sistem kartu kendali

1.       Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

  1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
  2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
  3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

  1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
  2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
  3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
  4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
  5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
  6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
  7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
  8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)       Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

  1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
  2. meneliti ketepatan alamat
  3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b)       Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c)       Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d)       Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)       Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

  1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
  2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh:

f)        Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

 

 

 

2.       Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

  1. Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

  1. Ciri-ciri kartu kendali

1)       Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

2)       Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

  1. Keuntungan menggunakan kartu kendali

–          Lebih efisien dibanding buku agenda

–          Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

–          Menghilangkan pencatatan berulang

–          Mudah melacak lokasi surat yang diproses

–          Memudahkan penyusunan arsip

–          Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

  1. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia

Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

  • Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
  • Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
  • Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

  • Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
  • Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
  • Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

  • Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
  • Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
  1. Prosedur surat masuk penting

a)       Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

  • Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
  • Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
  • Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
  • Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

b)       Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

 

 

 

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

1)       Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

2)       Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.

Kolom kartu kendali:

–          Indeks: Diisi indeks surat

–          Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

–          Tanggal: Diisi tanggal terima surat

–          No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk

–          M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar

–          Perihal: Diisi hal surat

–          Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

–          Lampiran: Lampiran surat

–          Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk

–          Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar

–          Tanggal surat: Diisi tanggal surat

–          No surat: Diisi nomor surat

–          Pengolah: Diisi unit pengolah

–          Paraf: Diisi paraf pengolah surat

c)       Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.

1)       Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.

2)       Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

3)       Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

4)       Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

5)       Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d)       Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.

1)       Tata usaha unit pengolah

Tugasnya adalah sehagai herikut.

a)       Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.

b)       Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.

c)       Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

d)       Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

e)       Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.

f)        Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

2)       Pimpinan unit pengolah

Tugasnya adalah sebagai berikut.

a)       Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah

b)       Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

c)       Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.

3)       Pelaksana

Tugasnya adalah sebagai berikut.

a)       Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.

b)       Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

c)       Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e)       Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

1)       Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

2)       Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.

3)       Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

 

  1. Prosedur pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

1)       Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.

2)       Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.

3)       Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

  1. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia

Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

 

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

1)       Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.

2)       Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

3)       Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.

4)       Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

5)       Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

B.       Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

  1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
  2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
  3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1.       Penanganan surat keluar sistem buku agenda

  1. Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.

Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

  1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;
  2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

1)       Atasan atau pimpinan

  • Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
  • Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
  • Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
  • Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2)       Orang yang ditunjuk (Konseptor)

  • Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

  1. Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

  1. Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

  1. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

  1. Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

 

  1. Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

  1. Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

  1. Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

  1. Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut.

  1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
  2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
  3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
  4. Perangko secukupnya.
  5. Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

  1. jenis surat;
  2. informasi yang tercantum dalam surat;
  3. tujuan/alamat surat;
  4. volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

1)       Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

2)       Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.

3)       Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

4)       Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan Mengirim E-Mail”).

  1. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Catatan:

  1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
  2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.
  3. Prosedur penanganan surat keluar penting

2.       Penanganan surat keluar sistem kartu kendali

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.

Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.

  1. Unit pengolah

Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah.

  1. Pencatatan surat

Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.

1)       Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.

2)       Memberikan stempel pada surat.

3)       Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.

4)       Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.

5)       Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi.

  1. Pengarahan surat

Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.

  1. Penataan arsip

Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di unit pengolah.

  1. Pengiriman surat

Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.

Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya.

 

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-langkah penanganannya adalah sebagai berikut.

No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
Sistem pola lamaPencatatan menggunakan buku agendaPenyampaian surat menggunakan buku ekspedisiPencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku Sistem pola baruPencatatan menggunakan kartu kendaliPenyampaian surat menggunakan kartu kendaliPencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan
  1. Prosedur penanganan surat keluar biasa

Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar surat biasa.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut.

  1. Unit pengolah

Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar pengantar surat biasa, kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1 dan lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.

  1. Pencatatan surat

Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat ash dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.

  1. Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut.

  1. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dihuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
  2. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekpeditor untuk dikirim dan lemhar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.

 

 

 

 

 

 

 

MODUL 3
MEMPROSES SURAT

A.      Kategori Surat Penting

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat niaga, atau surat dinas. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Pada kegiatan belajar sebelumnya, telah dibahas mengenai surat-surat yang dikategorikan sebagai surat penting, yaitu:

  1. Memerlukan penanganan segera.
  2. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan.
  3. Jika hilang, sulit dicari gantinya.
  4. Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain.
  5. Memerlukan tindak lanjut.

Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.

 

B.       Penanganan Surat Penting

  1. Penerimaan Surat

Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.

Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yaitu: a. Surat bisnis

  1. Surat bisnis

Sebagian surat yang masuk merupakan surat-surat yang berhubungan dengan surat bisnis dengan perusahaan. Untuk mempermudah penyortiran lebih lanjut, surat harus dikelompokkan, antara lain dengan cara berikut.

1)       Surat yang dikelompokkan penting. Misalnya surat dari cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.

2)       Surat kelompok utama adalah surat-surat berharga, surat kontrak/perjanjian jual beli, surat-surat yang bersampul berjendela. Untuk surat-surat seperti itu, berilah tanda bintang (*) di belakang alamat. Apabila alamat tidak lengkap, berilah tanda silang (x) pada sampul kiri bawah. Hal ini untuk mempermudah susunan surat yang akan disampaikan kepada pimpinan.

 

  1. Surat-surat pribadi

Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima surat perlu mempunyai cara tersendiri. Apabila jumlah surat yang diterima cukup banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangat penting dengan kode kilat khusus harus segera disampaikan kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga, seperti surat-surat dari bank, deposito, surat-surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan dari pimpinan untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudian diserahkan kepada pimpinan.

  1. Surat-surat iklan

Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk sampul yang beraneka ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna maupun jenisnya. Petugas perlu selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan termasuk surat utama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam bentuk terbuka.

  1. Pembukaan Surat

Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka surat-surat tersebut satu per satu. Untuk menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok-ketok di atas meja supaya lembar surat turun ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari sampulnya. Petugas harus memeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertai surat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkanlah dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas (klip). Kalau ada lampiran yang hilang, sebaiknya petugas mencatat pada surat tersebut waktu itu juga. Kemudian cocokkanlah alamat surat dengan alamat yang tertera pada sampul, maupun alamat pengirim untuk digabungkan dengan surat. Selanjutnya diperiksa lagi apakah surat bertanggal atau tidak. Jika surat tidak bertanggal,                cantumkanlah tanggal yang tertera pada stempel pos di atas surat dilakukan dengan hati-hati. itu. Dengan demikian, tanggal cap pos dianggap sebagai tanggal surat. Setelah itu, petugas memberi cap stempel agenda pada setiap surat yang diterima di bagian yang kosong. Setelah diberi stempel agenda, kemudian semua surat yang diterima itu dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.

  1. Penyortiran Surat

Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu per satu agar dapat dipisahkan menurut penerimanya, yaitu:

  1. surat untuk pimpinan;
  2. surat untuk bagian yang lain di kantor;
  3. surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris;
  4. surat-surat lainnya.

Hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:

1)       Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut.

2)       Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat itu kepada pihak yang bersangkutan.

3)       Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampiranya hilang, masukkanlah surat itu dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris, dan harus diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.

4)       Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada, hendaknya membuat catatan khusus untuk barang yang dikirim yang diharapkan.

Berikut adalah bentuk catatan tersebut.

Nama Pengirim Tanggal Surat Macam Barang Tanggal Pengiriman

5)       Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat, laporan­laporan juga hal-hal yang lain, perlu dicatat oleh sekretaris. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain tanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk mengingatkan pimpinan mengenai hal ini.

  1. Pembagian Surat
  1. Surat-surat untuk pimpinan

Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan. Usahakan agar surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor. Jika ini tidak mungkin dilakukan, surat itu dapat diserahkan segera setelah ia tiba di kantor. Masukkan surat ke dalam map dan susunlah menurut kepentingannya, yang paling penting letakkanlah paling atas dan yang kurang penting di bawah. Jika pimpinan Anda sedang melaksanakan tugas perjalanan dinas atau sedang cuti, tanggung jawab Anda lebih besar.

Hal-hal yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan petunjuk berikut.

1)       Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan dengan surat. Jika suatu waktu tertentu pimpinan Anda menelepon ke kantor untuk menanyakan keadaan kantor, Anda dapat dengan segera memberikan keterangan yang diperlukan pimpinan.

2)       Apabila pimpinan Anda tidak menelepon, teleponlah atau kirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku kalau ada sesuatu hal yang sangat penting dan mendesak.

3)       Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya salinan surat yang memerlukan perhatiannya.

4)       Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map. Pisahkanlah mana yang perlu ditelaah dan mana yang berupa laporan dan sebagainya.

  1. Surat-surat untuk orang/bagian lain di kantor

Masing-masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam penyampaian surat antarbagian. Laksanakanlah sesuai sistem yang dipergunakan di kantor tersebut dan gunakanlah buku ekspedisi intern untuk memudahkan pengawasan.

  1. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris

Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar kantor, jika ada surat penting yang diterima segera dibahas, maka tugas sekretarislah untuk mengolah surat tersebut. Khususnya untuk membalas surat yang hertujuan memberitahukan bahwa suratnya sudah diterima.

 

C.       Pemilihan Jasa Pengiriman

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk atau surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman surat, perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak surat.

Beberapa jenis pengiriman surat adalah sebagai berikut.

  1. Kurir instansi perusahaan
  2. Kurir kantor pos
  3. E-mail (situs) perusahaan
  4. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FEDEX, dan lain-lain)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MODUL 4
MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL

A.      Pengertian Surat Elektronik (E-Mail)

Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet.

 

B.       Kelebihan dan Kelemahan Surat Elektronik (E-Mail)

Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran tidak selalu dalam bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan teknologi informasi (TI) kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat elektronik, yaitu komputer dengan menggunakan fasilitas internet.

Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut.

  1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
  2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos.
  3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan
  4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik.
  5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.

Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai berikut.

  1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet.
  2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet.
  3. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban.
  4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.
  5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi.

 

C.       Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail

  1. Membuat Email

Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo, yaitu :

v  Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik “buat account” untuk mendaftar.

v  Setelah terbuka, isikan formulir dibawah ini. Ingat dalam mengisi formulir tidak boleh terjadi kesalahan. Ulangi lagi apabila terjadi kesalahan.

v  Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo. Klik continue untuk melanjutkan proses.

v  Kemudian klik inbox untuk mengecek email yang masuk. Biasanya untuk pertama kalinya, kita akan mendapat kiriman email dari yahoo sebagai ucapan selamat.

 

 

2.       Login Email

Langkah-langkah :

  • Masuk ke situs www.yahoo.com
  • Klik sign in. Kemudian akan masuk ke sign in to Yahoo. Isilah user id dan paswordnya. Kalau sudah klik sign in.
    • Setelah memasukan user name dan pasword akan kembali ke jendela awal ketika pertama kali membuka yahoo. Kemudian klik “MAIL”
    • Untuk melakukan cek email klik email masuk.

3.       Kirim Email

Langkah-langkah kirim email :

  1. Klik “tulis pesan”seperti yang tertera pada gambar di bawah ini
  2. Isilah kolom di bawah ini

–          Kepadaà isi dengan alamat email dituju

–          Cc à merupakan tembusan. Kolom ini diisi hanya jika diperlukan

–          Judulàuntuk judul pesan yang akan dikirim

–          Jika memerlukan lampiran dalam bentuk file. Klik “lampirkan file”. Kemudian cari lokasi penyimpanan file pada hardisk komputer anda.

  1. Jika pengisian formulir sudah selesai. Kemudian klik “Kirim” seperti yang tertera pada gambar di atas

 

D.      Etika Mengirim Email

Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima begitu banyak orang.

Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesan­pesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, “saya kira begitu”, atau “betul.” Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya:

  1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas ‘Reply’ dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja.

  1. Perlakukan E-Mail secara Pribadi

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list: E-mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

  1. Jangan Gunakan Huruf Kapital

Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu, terutama dalam tata krama ber­komunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

  1. Jangan Membicarakan Orang Lain

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama “Forward”, yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

  1. Jangan Gunakan CC

JikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya, orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini, setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

  1. Jangan Gunakan Format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya gunakan plain text.

  1. Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: “Good”. Wah, ini sangat menyebalkan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling) untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga

Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / Dokumen Masuk untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga

Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia

Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP

 

Sumber        : http://yomielow.wordpress.com/tag/modul-menangani-suratdokumen-kantor/

mengelola peralatan kantor

PENGERTIAN DASAR KANTOR DAN TATA USAHA

Kantor

Istilah kantor dari bahasa belanda yaitu kantoor. Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian diantaranya :

  • Ruang kerja, ruang tulis
  • Markas dimana seseorang pengusaha beserta stafnya menjalakan usahanya
  • Instansi, perusahaan dan badan usaha.

Kantor dalam arti statis: menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas perlengkapanya; statis berarti diam, tetap, tak bergerak.

Kantor dalam arti dinamis menunjukan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat; dinamis berarti bergerak dan senantiasa berubah.

Berikut beberapa pendapat tentang definisi kantor:

  1. JC Denyer (Office Administration), kantor adalah : setiap tempat dimana biasanya suatu pekerjaan kantor dilakukan, dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.
  2. Prof Dr. Prajudi Atmosudirdjo (dasar-dasar office management), kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
  3. Drs. Moekijat (tata laksana kantor) kantor adalah sebagai tempat dimana perkerjaan tata usaha dilaksanakan.
  4. Drs. AS Moenir (Tata laksana kantor) menyatakan bahwa ciri-ciri kantor adalah :
    1. Tempat berupa banggunan
    2. Jenis pekerjaan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip dokumentasi.
    3. Ditempat itu terdapat alat-alat kerja.

Tata Usaha

Pekerjaan kantor: segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan – keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

Adapun jenis-jenis pekerjaan kantor sebagai berikut:

  1. Pekerjaan kantor bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis.
    1. Pengurusan dan penanganan surat (surat masuk dan surat keluar)
    2. Penyimpanan surat (kearsipan)
    3. Pengetikan
    4. Pengurusan kepegawaian
    5. Pengurusan keuangan
    6. Pengurusan perlengkapan
    7. Penggandaan
    8. Pembuatan laporan
  2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan tulis menulis
    1. Menelpon
    2. Menerima tamu
    3. Memelihara gedung kantor
    4. Pelayanan keamanan
    5. Pekerjaan pesuruh

Ciri –ciri tata usaha

Tata usaha mempunyai tiga ciri utama :

  1. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
  2. Bersifat merembet ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa dalam tata usaha diperlukan dimana – mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi
  3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat tidak hanya terbatas dalam lingkungan banggunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha yang bersangkutan.

Suatu sifat yang sudah pasti adalah bahwa tata usaha tidak dapat berjalan sendiri, sebab semua pekerjaan harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan, dan disempurnakan oleh pejabat/pimpinan organisasi.

 

 

Materi Pelajaran :

  1. PERBEKALAN TATA USAHA.

Bekal kantor adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaianya sehari-hari dikantor

Perbekalan tata usaha

Adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi

Jenis-Jenis perbekalan tata usaha

  1. Barang lembaran, misalnya kertas, karton, karbon, dan berkas
  2. Barang bentuk lainya, misalnya lem, karet, penghapus, tinta
  3. Alat tulis kantor (ATK),misalnya pensil, bolpoint, capnomor
  4. Alat keperlua lainya misalnya : alat pencabut jepitan, mistar, bantalan cap
  5. Mesin kantor masilnya mesin kantor : mesin tik, mesin hitung, mesin stencil
  6. Perabot kantor misalnya : meja , lemari, peti besi
  7. Perlengkapan lainya: lampu, kipas angina, AC

 

  1. MESIN-MESIN KANTOR.

Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.

Macam-macam mesin kantor

  1. Mesin ketik (type writer)
  2. Mesin dikte (dictating machine)
  3. Mesin hitung (calculating machine)
  4. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)
  5. Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)
  6. Mesin komunikasi(communication Equipment)
  7. PERALATAN KANTOR

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha

Menurut kamus bahasa Indonesia, perlatan kantor berarti suatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi peralatan kantor atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu

Macam-macam peralatan kantor:

  1. Macam peralatan yang bukan mesin kantor menurut Leffing Well dan Pobinson
  2. Bak surat (dask trays)
  3. Kalender meja (desk calendar)
  4. Mistar (ruler)
  5. Pena (pens)
  6. Tangkai pena (pen holder)
  7. Pensil (pencils)
  8. Pena berwarna (colored pencil)
  9. Penghapus pensil (eraser)
  10. Kertas-kertas isap (blotter)
  11. Gunting (shears)
 
  1. Penjepret kawat (setlaper)
  2. Bak untuk jepitan kertas (tray for clips)
  3. Bak untuk jarum-jarum (tray for pins)
  4. Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands)
  5. Berkas-berkas jepitan (binders)
  6. Cap tanggalan (band dater)
  7. Bantalan cap (stamp pad)
  8. Balngko-blangko formulir permintaan keperluan tulis menulis (stationery requistions)

 

 

  1. Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor
    1. Mesin kartu berulang (purches card machines)
    2. Mesin jumlah (adding machines)
    3. Mesin hitung (calculating machines)
    4. Mesin tulis (type machines)
    5. Mesin pengganda reproducing machines)
 
  1. Mesin label labeling machines)
  2. Mesin penomor (numbering machines)
  3. Mesin penghimpun lembar stensil (collator)
  4. Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul surat (folding machine and mail inserter)
  5. Mesin perekam (tape recorder Dictaphone, transcriber)

 

 

 

  1. PERABOT KANTOR

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Perabot kantor yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor adalah

  1. Meja tulis, meja mesin tik, dan computer
  2. Kursi
  3. Lemari yang dapat dikunci
  4. Rak buku arsip
  5. Box, peti kayu

Syarat-syarat perabot kantor

menurut The Liang Gie

  1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.
  2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak menyilaukan mata para pegawai yang memakainya.
  3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.

Menurut Prof. Ralph barners, kursi yang baik harus memenuhi empat syarat:

  1. Kursi diatur tinggi rendahnya
  2. Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya kerangka dari baja dan tempat duduknya dari kayu.
  3. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan merata dan karyawan duduk merasa enak.
  4. Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.
  5. PERABOT KANTOR TEMPELAN

Perabot kantor tempelan adalah: perabot kantor yang melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor

Contohnya :

  1. Hiasan atau lukisan dinding
  2. Bunga – bunga
  3. Akuarium
  4. Lampu hias
  5. Kolam
  6. Taman

Dll

 

  1. HIASAN KANTOR

Hiasan kantor adalah benda – benda kantor yang pada umumnya menambah suasana menyenangkan di dalam kantor

  1. PESAWAT KANTOR

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor:

  1. Penyampaian informasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien
  2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor
  3. Meningkatkan produktifitas kerja
  4. Mempercepat proses pekerjaan

Jenis pesawat kantor antara lain:

  1. Intercom
  2. Telepon
  3. Handpone
  4. Switch board
  5. Loudspeaking telephone

 

  1. Telephone autolering machine
  2. Dictaphone
  3. Teleks
  4. faximile

 

 

  1. ALAT BANTU PERAGA

Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar (biasanya digunakan dalam rapat dll)

Fungsi alat bantu peraga

  1. Membantu menyajikan dalam mengarahkan isi presentasi
  2. Menamamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
  3. Menghindari verbalisme/penggunaan kata berlebihan
  4. Menimbulkan perhatian
  5. Menghemat waktu karena proses pendalamam dan pemahaman dapat berjalan lancer dan mudah

Maksud dan tujuan menggunakan alat peraga:

  1. Membantu penyempurnaan mode penyajian/presentasi sehingga didapatkan komunikasi efektif
  2. Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian sehingga tidak menimbulkan kebosanan
  3. Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama
  4. Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung

Ruang lingkup alat bantu peraga

Yang dapat ditangkap melalui panca indra

Alat peraga yang dapat diproyeksikan

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak diproyeksikan

  1. Tape recorder
  2. Video tape recorder
  3. Radio
  4. Televisi

 

  1. Slide projector
  2. Film strip
  3. Movie film
  4. Opaque projector
  5. Over head projector (OHP)

 

  1. Chalk board
  2. Flip chart
  3. White board
  4. Flannel graph
  5. Grafik
  6. Formulir
  7. Buku dll

 

 

Sumber : http://search.4shared.com/postDownload/s5_VotvU/mengelola_perlatan_kantor_2.html

MENGOPERASIKAN SOFTWARE PRESENTASI

A. SOFTWARE PRESENTASI

Banyak kita jumpai dalam rapat – rapat atau pertemuan bisnis suatu aktivitas yang berhubungan dengan menjelaskan atau mempresentasikan suatu ide atau gagasan dengan menggunakan komputer yang di sajikan secara profesional. Salah satu software yang dapat di gunakan untuk mempresentasikan ide tersebut ialah Power Point.

Power Point dengan tampilan yang berisi teks yang dinamis, grafik, chart atau gambar – gambar digital atau film animasi yang dilengkapi dengan sound, memungkinkan penyampaian suatu ide atau gagasan tercapai dan terhindar dari kejenuhan seperti rasa kantuk, ngobrol, atau bosan. Power Point dapat digunakan antara lain untuk :

  • Mempresentasikan ide atau gagasan.
  • Mensosialisasikan hasil riset.
  • Mensosialisasikan peraturan – peraturan.
  • Menjelaskan cara kerja sesuatu.
  • Mempresentasikan sesuatu dengan pertemuan bisnis.

Power Point sering juga digunakan dalam proses belajar atau mengajar, baik di sekolah – sekolah maupun di oerguruan tinggi.

Power Point adalah program presentasi desktop yang profesional dan canggih. selain dalam tampilan yang berupa slide electronik pada layar komputer, juga dapat di cetak pada kertas, di cetak transparasi, bahkan dapat di buat slide dengan ukuran 35 mm.

B. MENJALANKAN POWERPOINT

Untuk mengaktifkan dan memulai program power point, caranya sama seperti pada program microsoft lainnya. Karena setup komputer dapat berbeda satu dengan yang lainnya, maka cara mengaktifkannya pun bisa saja berbeda seperti yang akan di uraikan berikut ini.
langkah – langkah untuk mengaktifkan power point sebagai berikut :

  1. Ketika komputer ada pada tampilan utama/desktop, klik tombol start di pojok kiri bawah layar.
  2. Pilih menu All Programs.
  3. Pilih menu Microsoft Office.
  4. Klik menu Microsoft Office Power Point 2003.

C. MEMBUAT PRESENTASI BARU

Untuk membuat presentasi baru, dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan menggunakan Blank Presentasi dan dengan menggunakan Template yang sudah ada.
1. Membuat presentasi mengggunakan Blank Presentasi
Langkah – langkah untuk membuat presentasi dengan menggunakan Blank Presentasi sbb :

  1. Setelah masuk dalam program power point, klik format pada menu
  2. Pilih slide layout
  3. Pilih jenis layout dengan cara menggerakan scrollbar atas dan bawah pada kotak slide layout yang ada di sebelah kanan layar monitor.
  4. Klik layout yang kamu sukai.
  5. Selanjutnya, kamu tinggal membuat isi presentasi tersebut.

2. Membuat presentasi dengan menggunakan template yang sudah ada
Langkah – langkah untuk membuat presentasi dengan menggunakan template yang sudah ada, sbb :

  1. Setelah masuk dalam program power point, klik format pada menu.
  2. Pilih slide design.
  3. Pilih jenis design dengan cara menggerakkan scrollbar atas dan bawah pada kotak slide design yang ada di sebelah kanan layar monitor.
  4. Klik design uang kamu sukai.
  5. Selanjutnya, kamu tinggal membuat isi dari presentasi tersebut.

D. MEMBUKA PRESENTASI

Untuk mulai bekerja dengan power point, di butuhkan dokumen presentasi blank yang berguna dalam membuat presentasi yang baru atau dokumen presentasi yang telah di siapkan sebelumnya untuk keperluan presentasi. Berikut ini diberikan cara membuka dan menyimpan presentasi.

1. Membuka Presentasi

Langkah – langkah yang diperlukan untuk membuka presentasi, sebagai berikut :

  • Memulai standar toolbar, klik tombol open dan pilih lokasi file yang akan dibuka.
  • klik Look in list, yang akan menunjukkan posisi dari file yang di inginkan seperti floppy disk, CD-ROOM, atau Harddisk.

2. Menyimpan Presentasi

Setelah presentasi dibuat, hasilnya dapat direkam untuk digunakan pada kesempatan lain, ada berikutnya direkam berulang-ulang, terutama bila editing sedang berjalan. banyak terjadi kasus, pada saat presentasi berjalan tiba- tiba stop kontak tersenggol atau beban listrik melebih, bahan unsur kesengajaan atau kesalahan memindahkan daya yang mengakibatkan listrik mati dan file nya hilang sehingga presenter menjadi kecewa dan kebingungan karena bahan – bahan yang sudah di siapkan hilang. oleh karena itu, untuk menjaga hilangnya file pada saat listrik mati maka file perlu disimpan dengan nama yang lain. Langkah-langkah berikut adalah cara menyimpan nam file dengan nama yang lain.

  • Setelah file presentasi dibuka, klik file kemudian save as dari menu.
  • Pada kotak File name, sudah ada nama file yang sedang dibuka. Hapus nama file tersebut dan ganti dengan nama file baru.
  • Klik tombol Save.

Untuk menyimpan hasil presentasi yang dibuat dari awal, bukannya mengubah dari file yang sudah ada, secara hampir sama dengan cara diatas, yaitu sbb :

  • Setelah selesai atau baru sebagian membuat presentasi, klik file kemudian save dari menu.
  • Pada kontak file name, ketikan nama file yang diinginkan.
  • Klik tombol save.

E. PRESENTASI DENGAN POWERPOINT

Dalam menggunakan powerpoint, kita dapat dengan mudah memindah mindahkan atau memilih satu slide ke slide lainnya, yaitu dengan cara menggunakan tombol scroll up dan scrool down atau dengan cara mengeklik slide yang di inginkan.
Isi slide panel yang kita buat, dapat diubah-ubah, baik bentuk huruf dengan berbagai jenis huruf, ukuran huruf, warna maupun tampilannya, sesuai keinginan dengan bentuk toolbar formating. supaya presentasi terlihat lebih menarik, maka setiap isi dari slide panel yang kita buat dapat diberi efek dinamis atau animasi. untuk memberikan efek animasi tersebut, caranya sebagai berikut.

  1. Klik slide show dari menu.
  2. Pilih Custom animation, maka akan muncul kotak Custom animasi yang ada disebelah kanan slide panel.
  3. Klik isi slide panel yang akan diberi efek animasinya.
  4. Klik tombol Add effect.
  5. Pilih jenis efek yang di tampilkan.

F. MENCETAK PRESENTASI

Setelah presentasi dibuat, selain dapat ditampilkan dalam monitor atau proyektor, dokumen presentasi dapat juga di cetak atau di-print out. Sebelum di cetak, sebaiknya dokumen setiap slide-nya diperiksa terlebih dahulu dalam tampilan layar atau monitor dengan tujuan : Jika ada suatu kesalahan maka dapat diperbaiki terlebih dahulu, sehingga pengguna kertas seefektif mungkin dan tidak terbuang percuma.

Langkah – langkah untuk mencetak presentasi, sbb :

  1. Klik file, lalu klik print pada menu.
  2. Pilih jenis printer yang digunakan.
  3. Pilih halaman berapa yang akan dicetak.
  4. Pilih berapa hasil yang akan dicetak.
  5. Klik OK untuk menjalankannya.

G. MACAM-MACAM TAMPILAN PRESENTASI

Karena dalam pembuatan presentasi melalui beberapa tahapan, maka tampilan dipresentasi terbagi atas empat yaitu normal outline, normal slide, slide sorter dan slide show.
1. Normal out line dan normal slide
Tampilan presentasi dalam bentuk normal line dan normal slide diperoleh apabila kamu melakukan langkah-langkah sbb :

  • Buka file yang sudah kamu buat di powerpoint.
  • Klik view pada menu.
  • Klik normal.
  • Klik Outline, dan kamu dapat memilih jenis outline dan slide nya.

2. Slide sorter
Tampilan presentasi dalam bentuk Slide sorter diperoleh apabila kamu melakukan langkah-langkah sbb :

  • Buka file yang sudah kamu buat di powerpoint.
  • Klik view pada menu.
  • Klik Slide sorter.

3. Slide show
Tampilan presentasi dalam bentuk slide show diperoleh apabila kamu melakukan langkah-langkah sbb :

  • Buka file yang sudah kamu buat di powerpoint.
  • Klik view pada menu.
  • Klik slide show.

Sumber : http://queenbee31.wordpress.com/2010/01/04/mengoperasikan-software-presentasi/

mengoperasikan aplikasi perangkat lunak

Teknologi komputer telah menjadi kebutuhan pokok dalam kehidupan kita sehari-hari. Segala hal yang kita temui tidak lepas dari teknologi komputer yang telah berkembang menjadi lebih canggih dari masa ke masa. Bila kita telusuri, semua bidang dan aspek kehidupan telah menggunakan komputer sebagai alat bantu meringankan pekerjaan manusia dan sebagai ilmu pengetahuan, misalnya dalam bidang pendidikan, bidang pekerjaan, dalam pemerintahan, kepolisian, keuangan dan bahkan militer. Oleh karena itu, kita tidak akan mungkin dapat mengikuti kemajuan dan tuntutan zaman bila kita jauh dari komputer.

Seperti telah kita ketahui, komputer terdiri atas brainware, hardware, dan software. Pada bahasan ini, hanya akan diuaraikan kembali secara singkat mengenai software/perangkat lunak, khususnya perangkat lunak aplikasi yang lazim digunakan di lingkungan perkantoran.

Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasi, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh komputer. Dengan kata lain, perangkat lunak merupakan bagian sistem komputer yang tidak berwujud.

Perangkat lunak aplikasi (software aplication) merupakan perangkat lunak yang siap digunakan untuk keperluan tertentu. Perangkat lunak aplikasi merupakan bagian perangkat lunak yang sangat banyak dijumpai dan terus berkembang. Sebelum tahun 1990-an aplikasi yang dikenal yaitu pengolah kata (Word Star, Chi Write), pemroses tabel (Lotus 123, Quatro Pro), database (DBASE), dan hiburan (game). Pada perkembangannya pengolah kata, tabel dan database saat ini telah dibundel menjadi aplikasi office dengan tambahan aplikasi untuk pembuatan presentasi.

Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket disebut sebagai suatu paket atau suit aplikasi (application suite). Contohnya adalah Microsoft Office dan OpenOffice.org, yang menggabungkan suatu aplikasi pengolah kata, lembar kerja, serta beberapa aplikasi lainnya. Aplikasi-aplikasi dalam suatu paket biasanya memiliki antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan sehingga memudahkan pengguna untuk mempelajari dan menggunakan tiap aplikasi. Sering kali, mereka memiliki kemampuan untuk saling berinteraksi satu sama lain sehingga menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat dibenamkan dalam suatu dokumen pengolah kata walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang terpisah. Contoh Suit Aplikasi antara lain Microsoft Office 2010 dan OpenOffice.org 3

Aplikasi perangkat lunak yang banyak dipergunakan di kantor-kantor dewasa ini adalah Microsoft Office. Edisi terbaru dari Microsoft Office adalah Microsoft Office 2010. Tentunya kita sudah tidak asing lagi dengan software aplikasi ini. Namun yang perlu diperhatikan adalah keaslian dari software yang kita gunakan, sebab banyak sekali ditemui penggunaan aplikasi yang tidak memiliki lisensi yang asli atau bajakan. Padahal, berdasarkan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002 tentang Hak Cipta penggunaan software aplikasi bajakan jelas dilarang. Oleh karenanya, kita harus memiliki lisensi yang asli untuk menggunakan sebuah software aplikasi.

Alternatif solusi dari permasalahan di atas, selain membeli software yang asli kita bisa menggunakan software aplikasi yang gratis (open source). Kita bebas menggunakan, mengembangkan, menggandakan, dan mendistribusikan open source software tanpa akan dipidanakan karena melanggar undang-undang hak cipta.

Perangkat lunak aplikasi membuat kita dapat mengerjakan tugas tertentu seperti memecahkan masalah, mengerjakan tugas, atau sekedar mencari hiburan. Perangkat lunak aplikasi ini terbagi atas beberapa kelompok, yaitu:

  1. Office Application
  2. Multimedia Application
  3. Internet Application

Contoh aplikasi perangkat lunak perkantoran yang banyak digunakan beserta kegunaannya antara lain sebagai berikut.

1.       Aplikasi Pengolah Kata (Word Processing)

Pengolah kata umum digunakan untuk menggantikan tugas pengetikan yang sering dilakukan. Selain dapat melakukan format pengetikan seperti penomoran, pengaturan spasi, margin (jarak pinggir kertas), jenis huruf (font), pengolah kata juga dapat melakukan proses pengecekan kata bahkan kalimat. Bahkan kita dapat menggunakan fungsi otomatis seperti membuat daftar isi, daftar table, daftar gambar, dan daftar pustaka secara otomatis melalui style and formatting, caption, dan citation.

Jenis pekerjaan perkantoran yang lazim menggunakan aplikasi pengolah kata antara lain pembuatan proposal, laporan, makalah, surat, memo, notula rapat, dan sebagainya.

 

Contoh aplikasi pengolah kata versi terbaru antara lain Microsoft Office Word 2010 dan OpenOffice.org Writer 3/Text Document.

2.       Aplikasi Lembar Kerja/Tabel (Spreadsheet)

Pengolah tabel biasanya digunakan untuk melakukan perhitungan yang menggunakan tabel (tabulasi). Fungsi standar yang digunakan adalah penjumlahan di suatu range dalam baris atau kolom tertentu, atau fungsi lainnya seperti pengurangan, pencarian nilai rata-rata, maksimal, minimal, atau fungsi statistik lainnya serta dapat digunakan untuk mengolah, mengurut, dan menyaring data melaui fungsi lookup, sort, dan filter. Automasi pengolahan dapat dilakukan dengan menggunakan macro, misalnya fungsi untuk mengkonversi bilangan dari angka menjadi huruf.

Pekerjaan perkantoran yang lazim menggunakan aplikasi lembar kerja antara lain penyusunan laporan keuangan, kas kecil, pengolahan data karyawan, dan pekerjaan lain yang membutuhkan tabulasi dengan fungsi perhitungan.

 

Contoh aplikasi spreadsheet versi terbaru adalah Microsoft Office Excel 2010 dan OpenOffice.org Calc 3/Spreadsheet.

3.       Aplikasi Presentasi (Presentation)

Dalam menyampaikan sebuah presentasi, biasanya kita menggunakan Overhead Projector (OHP). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, penggunaan OHP mulai digantikan oleh komputer dan LCD Projector. Perangkat ini bertujuan memberi kemudahan kepada kita dalam menyampaikan sebuah presentasi. Untuk membuat naskah presentasi tersebut, digunakan perangkat lunak presentasi. Keuntungan dari penggunaan perangkat ini adalah memudahkan kita dalam mengedit atau merubah naskah presentasi. Selain itu, kita bisa menambahkan desain dan animasi yang menarik dalam presentasi kita

 

Contoh aplikasi presentasi versi terbaru adalah Microsoft Office PowerPoint 2010 dan OpenOffice.org Impress 3/Presentation.

4.       Aplikasi Pengolah Basis Data (Database)

Contoh software aplikasi basis data adalah Microsoft Office Access 2010 dan OpenOffice.org Database 3. dengan software ini kita dapat membuat sebuah data base seperti data karyawan, data siswa, data penjualan, dan lain-lain secara terintegrasi.

 

Contoh aplikasi basis data Microsoft Office Acces

5.       Aplikasi Pengolah Gambar Sederhana (Picture Manager)

Untuk mengolah gambar secara sederhana kita dapat menggunkan aplikasi Microsoft Office Picture Manager atau OpenOffice.org Drawing.

 

6.      Aplikasi Pengelola Surat Elektronik, Jadwal, Rapat, dan Program Kerja (e-Mail, Schedule, Meeting, and Task Manager)

Pekerjaan perkantoran erat kaitannya dengan surat-menyurat, penyusunan jadwal kegiatan, agenda kegiatan pimpinan, penyelenggaraan rapat, dan penyusunan program kerja. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan software aplikasi Microsoft Office Outlook atau kita dapat menggunakan Evolution Mail & Calendar untuk software open source-nya.

 

7.       Aplikasi Multimedia

Aplikasi multimedia diperlukan untuk mendukung suasana kerja yang menyenangkan. Software ini juga diperlukan untuk mendukung sebuah presentasi. Yang termasuk dalam kategori aplikasi ini antara lain pemutar musik dan pemutar video. Contoh aplikasi multimedia antara lain Windows Media Player, Winamp, atau kita dapat menggunakan iTune dan Quicktime dalam versi gratisnya.

8.       Aplikasi Internet

Perangkat lunak yang berhubungan dengan internet sangat berkaitan dengan aplikasi internet. Aplikasi Internet adalah protokol yang digunakan untuk berhubungan antara satu orang atau mesin dengan pihak lain yang berjauhan. Aplikasi internet akan menyangkut dua sisi, yaitu sisi penyedia (server) atau sisi pengguna (client). Contoh aplikasi internet dan perangkat lunak dari sisi pengguna yang umum di gunakan adalah:

a)       Bowser

Browser digunakan untuk membuka dan melihat sebuah halaman web. Berbagai informasi dapat kita perelah dari jutaan web-site yang ada di dunia ini. Contoh dari browser yang sering digunakan antara lain Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, dan Safari.

b)      E-mail

E-mail merupakan aplikasi surat menyurat di internet. Setiap orang memiliki alamat e-mail, dan bisa saling bertukar dokumen satu sama lain. Contoh perangkat lunaknya adalah Outlook Express dan Evolution Mail.

c)       Messenger

Messenger digunakan untuk berkomunikasi (chatting) antara satu orang atau lebih (conference). Selain komunikasi melalui teks (message), juga bisa melalui suara (voice) dan video (webcam). Contoh aplikasi messenger antara lain Yahoo Messenger.

 

sumber : https://www.google.com/#q=mengoperasikan+aplikasi+perangkat+lunak+administrasi+perkantoran

Menerapkan prinsip-prinsip kerjasama dengan kolega dan pelanggan

  1. Langkah-langkah proses komunikasi sebagai berikut.
    1. Komunikator memiliki gagasan atau pesan/informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan.
    2. Komunikator membuat/menyusun sandi-sandi (encoding) untuk menyatakan maksud, baik dalam bentuk kata-kata atau lambing-lambang (gambar, warna, bahasa sandi, tulisan, dan lain-lain) sebagai pesan.
    3. Perkataan dan lambing-lambang (pesan) tersebut disalurkan melalui media.
    4. Komunikan menguraikan/menafsirkan pesan (decoding) yang dikirimkan oleh komunikator, sehingga mempunyai makna/arti.
    5. Komunikan memberi tanggapan (feedback) terhadap informasi yang diberikan oleh komunikator, sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang disampaikan sesuai atau tidak dengan apa yang dimaksudkannya, karena dalam proses komunikasi dapat saja terjadi hambatan-hambatan.

Proses komunikasi ada 3 macam:

    1. Komunikasi satu arah (one way communication)

Komunikasi satu arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu hanya dari pihak komunikator dengan tidak memberi  kesempatan kepada komunikan untuk memberikan respons atau tanggapan. Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi satu arah lebih bersifat persuasif, sehingga komunikasi ini sering disebut komunikasi persuasive. Contoh: Atasan sedang memberikan perintah kepada sekretarisnya.

  1. Komunikasi 2 arah (two ways communication)

Komunikasi dua arah merupakan komunikasi yang berlangsung antara dua pihak dan ada timbal balik baik dari komunikator maupun dari komunikan. Komunikasi dua arah dapat terjadi secara vertical, horizontal, dan diagonal.
1)      Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang alirannya berlangsung dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas. Dalam suatu perusahaan, komunikasi vertical yang terjadi adalah komunikasi yang berlangsung antara manajemen tingkat atas, menengah, hingga ke tingkat karyawan. Contoh : komunikasi yang berlangsung antara atasan dengan bawahannya di sebuah kantor.
2)      Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama. Contohnya komunikasi antarkaryawan  yang satu level.
3)      Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda. Contoh: komunikasi antara kepala bagian dengan kepala seksi.

  1. Komunikasi ke segala arah

Komunikasi ke segala arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-beda. Contoh: diskusi yang terjadi antaranggota rapat.

  1. Komunikasi ke segala arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-beda. Contoh: diskusi yang terjadi antaranggota rapat.

 

  1. 3 Contoh  melakukan komunikasi dengan menggunakan lambang warna.
  1. Ketika ada seseorang yang meninggal dunia, keluarganya memasang bendera kuning.
  2. Warna lampu lalulintas yang mengatur gerak kendaraan di jalan raya.
  3. Warna kartu merah pada pertandingan sepak bola menandakan pemain harus berhenti bermain.

 

  1. 4 asas pokok dalam berkomunikasi:
    1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
    2. Orang hanya bias mengerti sesuatu hal hanya dengan menghubungkannya dengan sesuatu hal  yang telah dimengerti.
    3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai kewajiban untuk membuat dirinya mengerti.
    4. Orang yang tidak mengerti ketika menerima pesan/informasi mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan.

 

  1. Lima faktor penunjang keberhasilan komunikasi dari sudut komunikator dan komunikan:
    1. Kecakapan komunikan

Seorang komunikan harus mempunyai kecakapan untuk mendengarkan dan menanggapi pembicaraan, agar tujuan komunikasi dapat tercapai.

  1. Sikap komunikan

Seorang komunikan harus memiliki sikap perhatian, simpati, dan rendah hati dalam mendengarkan informasi dari komunikator.

  1. Pengetahuan komunikan

Komunikan yang memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas akan lebih cepat mengerti dan memahami informasi yang disampaikan oleh komunikator.

  1. Keadaan fisik komunikan

Komunikan sangat dipengaruhi keadaan fisik dalam menerima informasi seperti pendengaran, penglihatan, ataupun indra lainnya.

  1. Sistem sosial

Komunikan harus memahami siapa yang berbicara (pimpinan, rekan kerja, atau orang lainya), materi yang dibicarakan, dan dapat menyesuaikan diri dengan komunikator.

  1. 7 faktor penghambat komunikasi:
    1. Kurangnya kecakapan

Komunikator yang kurang cakap dalam menyampaikan pesan atau komunikan yang kurang cakap dalam mendengarkan pesan akan menghambat proses komunikasi.

  1. Sikap yang kurang tepat

Sikap komunikator yang kurang baik (seperti meremehkan komunikan) ataupun sikap komunikan yang kurang baik (seperti kurang simpatik dan kurang memperhatikan) akan menghambat proses komunikasi.

  1. Kurangnya pengetahuan

Komunikator yang kurang perhatian akan tampak tidak menguasai materi pembicaraan dan komunikan yang kurang pengetahuan akan sulit menerima informasi, sehingga proses komunikasi akan terhambat.

  1. Kurang memahami sistem sosial
  2. Komunikator dan komunikan yang kurang memahami sistem sosial baik secara formal dan informal dapat menghambat proses komunikasi.
  3. Kesalahan bahasa/semantik.

Penggunaan bahasa yang memiliki arti ganda akan menimbulkan penafsiran yang berbedaantara komunikator dan komunikan, sehingga dapat terjadi kesalah pahaman yang akanmenghambat proses komunikasi.

  1. Jarak fisik

Komunikator dan komunikan yang terpisahkan oleh jarak yang berjauhan akan mengakibatkan komunikasi menjadi tidak lancar dan efisien.

  1. Prinsip motivasi dan prinsip perhatian pada teknik berbicara:
    1.   Prinsip motivasi pada teknik berbicara adalah prinsip yang memberikan dorongan atau rangsangan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang, kelompok, atau umum. Berdasarkan prinsip motivasi, bila ingin pembicaraannya menjadi efektif dan mudah tersampaikan, seorang komunikator harus memberikan dorongan atau rangsangan kepada pendengarnya, agar memiliki ketertarikan untuk mendengarkan pembicaraan yang disampaikan.

Cara-cara memberikan motivasi kepada komunikan, agar memperhatikan pembicaraan adalah sebagai berikut.
1)      Memberikan dorongan tentang pentingnya materi yang akan disampaikan
Pembicara/komunikator menyampaikan pentingnya materi atau topik yang akan dibicarakan. Contoh: komunikator menerangkan bahaya rokok. Ketika komunikan mengetahui bahaya rokok bagi dirinya, ia akan lebih fokus dalam mendengarkan topik yang akan dibicarakan.
2)      Menghargai pendengar/komunikan
Sebagai komunikator yang baik hendaknya mau menghargai komunikan. Misalnya dengan mengucapkan terima kasih atas kehadirannya, menerima saran-saran, usul, dan kritik dari komunikan.
3)      Memanfaatkan rasa keingintahuan komunikan
Dengan memanfaatkan sifat manusia yang selalu mempunyai rasa ingin tahu, komunikator membiarkan komunikan menerka apa yang akan disampaikan oleh komunikator. Setelah itu komunikator mulai menjelaskan materi pembicaraannya.

b.  Sedangkan prinsip perhatian adalah prinsip menarik perhatian. Maksudnya seorang komunikator harus berusaha agar pesan yang disampaikan dapat menarik perhatian pendengar/komunikan.
Hal-hal yang dapat menarik perhatian komunikan adalah sebagai berikut.
1) Hal-hal yang aneh atau jarang terjadi
Komunikatordapat mengutip hal-hal aneh atau jarang terjadi yang terdapat pada rubrik atau karikatur di surat kabar atau majalah untuk menarik perhatian komunikan.
2) Hal-hal yang lucu atau bersifat humor
Komunikator dapat menyelipkan cerita-cerita yang lucu (humor), agar komunikan tertarik terhadap berita atau infromasi yang disampaikan. Cerita-cerita lucu ini dapat menghilangkan rasa kantuk dan jenuh.
3) Hal-hal yang sesuai dengan kebutuhan
Komunikan akan tertarik untuk mendengarkan apabila komunikator membicarakan hal-hal yang berhubungan dengan kebutuhannya.
4) Hal-hal yang mencolok
Untuk menarik perhatian komunikan, komunikator dapat menekankan pada hal-hal yang penting saat menyampaikan materi, misalnya dengan mengeraskan atau melambatkan pengucapannya.
5) Hal-hal yang spontan terjadi
Jika komunikan sudah mulai jenuh/bosan dengan materi yang disampaikan, komunikan dapat melakukan hal-hal seperti mengetuk meja berkali-kali atau bersenandung untuk menarik perhatian komunikan.

  1. Tahapan-tahapan dalam urutan berbicara efektif:
    1. Persiapan

Persiapan komunikator dalam menyampaikan pembicaraan adalah sebagai berikut.
1)      Pengetahuan
Komunikator harus mempersiapkan, memahami, dan menguasai materi pembicaraan secara mendalam, karena mungkin saja diantara para komunikan ada yang lebih menguasai materi yang dibicarakan. Penguasaan materi akan menumbuhkan rasa percaya diri pada komunikator.
2)      Sistematika (urutan penyajian)
Komunikator mempersiapkan sistematika penyampaian materi (tidak menyimpang dari pokok pembicaraan dan logis atau sesuai urutan)
3)      Alat bantu (alat peraga)
Untuk membantu penyampaian materi, hendaknya komunikator mempersiapkan dan berlatih menggunakan alat bantu (alat peraga). Alat-alat bantu yang dapat digunakan antaralain overhead projector (OHP), bagan/skema/gambar, model (alat-alat tiruan, misalnya maket rumah atau mobil), benda nyata (tas atau sepatu).
4)      Tempat
Komunikator harus mempersiapkan tempat, terutama bagi komunikator pemula, agar lebih menguasai diri ketika tampil di depan komunikan.
5)      Waktu
Komunikator harus mempersiapkan waktu bicara secermat mungkin, agar pembicaraan tidak bertele-tele yang akan membuat pembicaraan menjadi tidak fokus. Waktu yang digunakan harus disesuaikan dengan ruang lingkup topic pembicaraan.

  1. Penyajian

Penyajian yang perlu diperhatikan komunikator meliputi hal-hal berikut.
1)      Pendahuluan
Hal-hal yang disampaikan dalam pendahuluan adalah sebagai berikut.

  • Motivasi, untuk menarik perhatian pendengar
  • Tujuan, untuk memperjelas tujuan disampaikannya materi
  • Ruang lingkup pembicaraan, untuk membatasi pembahasan materi pembicaraan.

2)      Isi
Isi pembicaraan harus jelas, menarik, dan terfokus.

  1. Penutup

Komunikator yang baik dapat menutup pembicaraannnya tepat pada waktunya sesuai dengan waktu yang telah disediakan. Penutup pembicaraan hendaknya meliputi hal-hal berikut.
1)      Menyampaikan ringkasan materi pembicaraan dan menekankan kembali pentingnya materi pembicaraan tersebut.
2)      Memotivasi kembali komunikan
3)      Memberikan saran, ajakan, atau harapan kepada komunikan setelah kembali ke tempat masing-masing.
4)      Memberikan ucapan terima kasih kepada para komunikan, disertai permohonan maaf jika ada kesalahan atau kata-kata yang menyinggung perasaan.

10.  Tiga cara menyelesaikan konflik yang efektif

  1. Menciptakan suasana saling menguntungkan

Suasana yang saling menguntungkan dapat dilakukan dengan memahami konflik yang terjadi, bersifat fleksibel dan responsif terhadap konflik yang dihadapi, mengendalikan emosi diri dari orang-orang yang terlibat konflik, mengambil waktu jeda untuk menenangkan diri agar bisa berfikir positif, serta memelihara kemitraan. Dengan terciptanya suasana seperti ini diharapkan konflik yang terjadi dapat diselesaikan dengan efektif.

  1. Fokus pada masalah yang sebenarnya

Penyelesaian konflik harus fokus pada masalah yang dihadapi. Pertama, pihak-pihak yang berkonflik harus memahami dan membahas kepentingan secara bersama-sama untuk meminimalisir pengambilan posisi untuk memperjuangkan kepentingan masing-masing. Selanjutnya, tetapkan sasaran yang akan dicapai dari penyelesaian konflik, seperti hasil terbaik yang akan didapatkan, apa yang akan membuat kedua pihak puas, dan hasil minimal yang akan diterima. Terakhir, pelajari situasi pihak lain untuk mencari titik temu dalam penyelesaian konflik secara kebersamaan. Dengan fokus menyelesaikan konflik pada masalah yang sebenarnya, diharapkan akar masalah terselesaikan dan konflik mereda atau bahkan hilang.

  1. Merundingkan solusi yang terbaik/sama-sama menang (win win solution)

Dalam menyelesaikan konflik yang terjadi, perlu dirundingkan solusi yang terbaik bagi pihak-pihak yang terlibat konflik. Segala keputusan yang akan diambil diharapkan menjadi keputusan yang terbaik dan tidak merugikan salah satu pihak yang berkonflik.

a. Definisi pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.
b.  Fungsi pelayanan prima:
1) Melayani pelanggan dengan ramah, tepat, dan cepat.
2) Menciptakan suasana agar pelanggan merasa dipentingkan.
3) Menempatkan pelanggan sebagai mitra usaha.
4) Menciptakan pangsa pasar yang baik terhadap produk/jasa yang ditawarkan
5) Memenangkan persaingan pasar.
6) Memuaskan pelanggan, agar mau berbisnis lagi dengan perusahaan (menjadi pelanggan yang loyal).
7)  Memberikan keuntungan kepada perusahaan.
c.  Tujuan pelayanan prima antaralain sebagai berikut.
1)  Untuk memberikan pelayanan yang bermutu tinggi kepada pelanggan/konsumen.
2) Untuk menimbulkan keputusan dari pihak pelanggan/konsumen terhadap barang/jasa yang ditawarkan pada saat itu juga.
3) Untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan/konsumen terhadap barang/ jasa yang di tawarkan.
4) Untuk menghindari terjadinya tuntutan – tuntutan yang tidak perlu di kemudian hari terhadap produsen/penjual.
5) Untuk menciptakan kepercayaan dan kepuasan kepada pelanggan/konsumen.
6) Untuk menjaga agar pelanggan/konsumen merasa diperhatikan segala kebutuhannya.
7) Untuk mempertahankan pelanggan/konsumen, agar tetap setia menggunakan barang/jasa yang ditawarkan.

  1. Konsep A3 dalam pelayanan prima, yaitu sikap (attitude), perhatian (attention), dan tindakan (action).
  2. Pelayanan prima berdasarkan konsep sikap (attitude)

Sikap karyawan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan perusahaan. Dalam dunia bisnis, sikap karyawan menunjukkan kepribadian seseorang dan citra perusahaan. Ini karena pelanggan akan menilai perusahaan dari kesan pertama ketika berhubungan dengan orang-orang (karyawan) yang terlibat dalam perusahaan tersebut.

  1. Pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian (attention)

Perhatian atau atensi adalah sikap yang menunjukkan kepedulian atau minat seseorang terhadap sesuatu, biasanya muncul dari ketertarikan dan dorongan hati, karena pengaruh situasi yang dihadapinya. Jadi konsep perhatian dalam pelayanan prima adalah semua aktivitas karyawan yang berkaitan dengan upaya mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan, mengamati perilaku pelanggan, serta mencurahkan perhatian sepenuhnya kepada pelanggan.

  1. Pelayanan prima berdasarkan konsep tindakan (action)

Pelayanan prima berdasarkan konsep tindakan merupakan rangkaian perbuatan nyata yang dilakukan untuk memberikan pelayanan terbaik dalam rangka meyakinkan pelanggan. Tujuannya adalah untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, sehingga harapan pelanggan dapat tercapai.

  1. Ruang lingkup konsep perhatian:
    1.  Mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan (listening).

Mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan merupakan kegiatan mengumpulkan informasi dari pelanggan yang digunakan sebagai dasar dalam memberi petunjuk dan menentukan tindakan selanjutnya terhadap pelanggan. Para petugas pelayanan harus benar-benar mampu mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan, sehingga mereka mengetahui apa yang diharapkan oleh pelanggan.

  1. Mengamati perilaku pelanggan (observing)

Mengamati perilaku pelanggan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai pelanggan melalui ekspresi wajah, gerakan tangan dan kepala, dan sebagainya.Tujuannya adalah agar penjual memperoleh informasi yang sesuaimengenai keinginan dan kebutuhanpelanggan serta dapat mengantisipasi berbagai masalah yang mungkin timbul dengan mengambil langkah strategis.

  1. Berpikir (thinking)

Kemampuan menghubungkan satu hal dengan hal lain untuk mengambil suatu kesimpulan dalam memutuskan suatu tindakan yang tepat. Setelah Anda mempunyai informasi dari pelanggan yang diperoleh ketika mendengarkan kebutuhan dan mengamati perilakunya, Anda harus segera memikirkan tindakan yang tepat terhadap pelanggan tersebut, sehingga pelanggan merasa terlayani dengan baik dan termotivasi untuk membeli.

  1. Mencurahkan perhatian penuh kepada pelanggan

Penjual sangat tergantung pada pelanggan. Oleh karena itu, segala harapan, keinginan, saran, kritikan, dan keluhan dari pelanggan harus ditampung dan diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Dengan memberikan perhatian secara penuh kepada pelanggan diharapkan pelanggan akan merasa diperhatikan kepentingannyaserta percaya dan loyal terhadap produk/jasa yang ditawarkan.

  1. 3 contoh perilaku pelanggan berdasarkan bentuk tubuh:
    1. Pelanggan tipe piknis

Ciri-cirinya:

  • Bentuk tubuh/badan bulat agak pendek
  • Muka/wajah bulat lebar
  • Bersifat tenang, ramah, suka berbicara, dan humoris.

Cara menghadapinya:

  • Petugas penjualan harus memperhatikan suasana hatinya
  • Layani pelanggan dengan bercakap-cakap jika pelanggan menginginkannya.
  • Hindari perdebatan atau bersikap konfrontasi.

 

  1. Pelanggan tipe leptosome

Ciri-cirinya:

  • Bentuk tubuh agak kecil dan lemah.
  • Bahu tampak kecil dan anggota badan lainnya kurus panjang.
  • Bersifat sombong, sok intelek, dan sok idealis.

Cara menghadapinya:

  • Menghormati pelanggan layaknya seorang raja
  • Bersikap sabar, penuh perhatian, penuh hormat, dan bijaksana.
  • Turuti saja kemauan dan perintahnya.

 

  1. Pelanggan tipe atletis

Ciri-cirinya:

  • Bentuk tubuh kokoh dan berotot.
  • Pundak lebar, pinggul berisi, dan anggota badan lainnya panjang
  • Muka atau wajah berbentuk bulat lonjong.
  • Penampilan tenang, jarang humor, dan tidak cepat percaya pada orang lain.

Cara menghadapinya:

  • Hindari perdebatan yang tidak bermanfaat.
  • Berikan kesan seolah-olah pelanggan adalah orang yang baik dan cerdas.
  • Tetap tenang dan hindari sikap terburu-buru.
  • Tetap sabar dalam melayaninya.
  1. a. Pelanggan adalah orang-orang atau intansi/lembaga yang membeli dan menggunakan suatu produk secara rutin atau  terus menerus.

b. Fungsi dan tujuan kode etik:
–          Fungsi kode etik :
1)      Sebagai nilai bagi para pelaku bisnisagar tercipta iklim yang kondusif, produktif, saling percaya, hubungan yang dilandasi oleh kasih, dan kondisi yang saling menguntungkan (win-win solution).
2)      Rambu-rambu yang memagari sikap perilaku para professional agar mempunyai pola tindakan yang etis.
3)      Menciptakan rasa aman, menjaminkejujuran (tranparansi) dalam batas-batas tertentu yang berkaitan dengan rahasia perusahaan.

–          Tujuan kode etik:
1)      Agar para profesional dapat bekerja dengan baiksesuai dengan sisiplin ilmunya dan dapat memberikan jasa sebaik-baiknya kepada mmasyarakat yang membutuhkan.
2)      Agar para profesional selalu taat pada aturan profesinya.
3)      Agar para profesional selalu menjaga nama baik dan citra dirinya sebagai seorang yang profesional.

  1. Contoh kegiatan kehumasan di masyarakat:

Perusahaan mengadakan kunjungan langsung ke masyarakat korban gempa, menemui para tokoh masyarakat setempat, memberikan pengobatan gratis, memberikan bahan makanan pokok, selimut, pakaian, dan sebagainya.

  1. Ruang lingkup Humas:
    1. Humas dengan seluruh karyawan, yaitu dengan mengadakan hubungan yang baik dengan seluruh karyawan.
    2. Humas dengan para pemegang saham, hubungan Humas dengan pemegang saham dapat dilakukan dengan melakukan kontak pribadi langsung (melalui telepon atau pertemuan/rapat) maupun tidak langsung (melalui surat-menyurat, surat kabar, pengumuman, atau iklan).
    3. Humas dengan pelanggan:

–       Melakukan penelitian/riset pasar untuk mengetahui keinginan para pelanggan. Hal ini dapat dilakukan dengan menyebar angket berisi pertanyaan yang berkaitan dengan produk-produk perusahaan.
–       Membuat kebijakan-kebijakan yang dapat dipertanggung jawabkan berdasarkan keinginan para pelanggan.
–       Mengadakan kontak langsung dengan pelanggan melalui survey ke rumah pelanggan atau wawancara langsung dengan pelanggan.
–       Menciptakan sense of belonging atau rasa saling memiliki kepada pimpinan, karyawan, serta pelanggan terhadap perusahaan.

  1. Humas dengan para distributor, perusahaan dapat menciptakan hubungan yang baik dengan para distributor yang menjadi perantara dalam penyaluran dan pendistribusian hasil produksinya secara langsung dengan konsumen.
  2. Humas dengan perusahaan sejenis, perusahaan perlu melakukan humas dengan perusahaan sejenis untuk mengantisipasi keadaan yang tidak diinginkan, seperti peraturan-peraturan/keputusan-keputusan pemerintah/organisasi lainnya atau tuntutan-tuntutan karyawan yang merugikan/mengancam perusahaan.
  3. Humas dengan masyarakat sekitar, penting untuk diciptakan dan dibina dengan baik. Hal ini agar perusahaan mendapatkan dukungan dan pengertian dari masyarakat sekitar lokasi perusahaan.
  4. Humas dengan media massa/pers, menjalin hubungan baik dengan media massa atau pers sangat penting untuk dilakukan karena media massa mempunyai pengaruh yang besar dalam membentuk opini publik dalam waktu singkat.
  1. Tugas kehumasan:
    1. Menyampaikan berbagai informasi atau ide yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan mengenai tujuan, peranan, dan kebijakan organisasi atau perusahaan atau segala kegiatan yang akan/telah dilakukan oleh organisasi/perusahaan kepada pihak-pihak yang membutuhkannya.
    2. Memberikan saran dan pendapat kepada pimpinan mengenai kebijakan dan rencana kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat serta membantu pimpinan dalam kegiatan tersebut.
    3. Memperlancar komunikasi dengan melakukan hal-hal berikut.

1)   Mengumpulkan berbagai fakta yang berhubungan dengan perusahaan, kemudian memprosesnya menjadi sumber informasi bagi perusahaan.
2)   Menyebarluaskan informasi yang berhubungan dengan perusahaan/organisasi ke public melalui berbagai media yang sesuai, kemudian menangani respons terhadap penyebarluasan informasi tersebut.

  1. –  Kode etik adalah aturan susila, sikap baik/pantas yang ditetapkan bersama dalam suatu kelompok orang dan ditaati bersama oleh orang-orang yang bergabung dalam organisasi profesi tersebut.

–       Humas adalah suatu bentuk interaksi yang dilakukan oleh suatu organisasi/perusahaan dengan masyarakat tertentu, yang mempunyai kepentingan dengan organisasi/perusahaan tersebut.

10.  Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pejabat humas:

  1. Memberikan informasi yang lengkap, sesuai dengan data dan fakta, tepat waktu dan tempatnya.
  2. Menyampaikan informasi dengan tegas dan meyakinkan, serta menggunakan metode, cara dan bahasa yang disesuaikan dengan keadaan masyarakat sekitar.
  3. Membina dan memelihara hubungan dan komunikasi social yang baik dengan lingkungan sekitar.
  4. Melaksanakan tugas secara tuntas dan professional (tidak mengedepankan emosi atau perasaan pribadi)
  5. Menunjukkan ide-ide kreatif dan inovatif.
  6. Memelihara dan menjaga kepercayaan yang diberikan pimpinan perusahaan/organisasi.
  7. Menjaga nama baik dan citra perusahaan/organisasi.
  8. Tidak memberikan pernyataan yang dapat memancing kekisruhan.

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang alirannya berlangsung dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas. Dalam suatu perusahaan, komunikasi vertikal yang terjadi adalah komunikasi yang berlangsung antara manajemen tingkat atas, menengah, hingga ke tingkat karyawan. Contoh: komunikasi yang berlangsung antara atasan dengan bawahannya di sebuah kantor.

–    Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama. Contohnya: komunikasi antarkaryawan yang satu level.

  1. Tiga jenis komunikasi umum:

1)   Komunikasi satu lawan banyak
Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang dengan orang banyak (lebih dari satu). Contoh: seorang yang berpidato atau guru mengajar di kelas.
2)   Komunikasi banyak lawan satu
Komunikasi yang dilakukan oleh banyak orang dengan satu orang. Contoh: tim jaksa/hakim/pembela dengan seorang terdakwa.
3)   Komunikasi banyak lawan banyak
Komunikasi yang dilakukan antarorganisasi/lembaga. Contoh: partai politik berkampanye.

  1. Fungsi media komunikasi:
  • Menumbuhkan motivasi bagi para komunikan.
  • Menumbuhkan daya tarik pesan atau informasi yang akan disampaikan.
  • Mengefektifkan proses penyampaian pesan atau informasi.
  • Mempercepat waktu yang diperlukan untuk penyampaian informasi.
  • Menjelaskan isi dan maksud pesan atau informasi yang akan disampaikan.
  • Membuat isi pesan atau informasi lebih nyata.
  • Sebagai media hiburan dan pendidikan bagi komunikan.

 

  1. Komunikan yang kurang cakap dalam mendengarkan pesan akan menghambat proses komunikasi. Materi yang disampaikan tidak akan sampai kepada komunikan karena kurangnya kemampuan menyimak atau mendengarkan. Cara mengatasinya, seorang komunikan harus  belajar mendengarkan atau menyimak apa yang disampaikan oleh komunikator.
  2. 5 cara untuk menarik perhatian pendengar:
    1. Hal-hal aneh yang sering atau jarang terjadi

Komunikator dapat mengutip hal-hal aneh atu jarang terjadi yang terdapat pada rubrik atau karikatur di surat kabar atau majalah untuk menarik perhatian komunikan.

  1. Hal-hal yang bersifat lucu atau bersifat humor

Komunikator dapat menyelipkan cerita-cerita yang lucu (humor), agar komunikan tertarik terhadap berita atau informasi yang disampaikan. Cerita-cerita lucu ini dapatmenghilangkan rasa kantuk dan jenuh.

  1. Hal-hal yang sesuai kebutuhan

Komunikan akan tertarik untuk mendengarkan apabila komunikator membicarakan hal-hal yang berhubungan dengan kebutuhannya.

  1. Hal-hal yang mencolok

Untuk menarik perhatian komunikan, komunikator dapat menekankan pada hal-hal yang penting saat menyampaikan materi, misalnya dengan mengeraskan atau melambatkan pengucapannya.

  1. Hal-hal yang spontan terjadi

Jika komunikan sudah mulai jenuh/bosan dengan materi yang disampaikan, komunikan dapat melakukan hal-hal seperti mengetuk meja berkali-kali atau bersenandung untuk menarik perhatian komunikan.

  1. Perusahaan melakukan kunjungan langsung ke masyarakat korban banjir bandang, menemui para tokoh masyarakat setempat, memberikan pengobatan gratis, bahan makanan pokok, dan pelayanan masyarakat lainnya.

 

  1. Cara menutup  pembicaraan pada komunikasi lisan di depan umum:

Komunikator yang baik dapat menutup pembicaraannya tepat pada waktunya sesuai dengan waktu yang telah disediakan. Penutup pembicaraan hendaknya meliputi hal-hal berikut:

  1. Menyampaikan ringkasan materi pembicaraan dan menekankan kembali pentingnya materi pembicaraan tersebut.
  2. Memotivasi kembali komunikan.
  3. Memberikan saran, ajakan, atau harapan kepada komunikan setelah kembali ke tempat masing-masing
  4. Memberikan ucapan terima kasih kepada para komunikan, disertai permohonan maaf jika ada kesalahan atau kata-kata yang menyinggung perasaan.

 

  1. Pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.

 

  1. Fungsi pelayanan prima:
  2. Melayani pelanggan dengan ramah, tepat, dan cepat.
  3. Menciptakan suasana agar pelanggan merasa dipentingkan.
  4. Menempatkan pelanggan sebagai mitra usaha.
  5. Menciptakan pangsa pasar yang baik terhadap produk/jasa yang ditawarkan
  6. Memenangkan persaingan pasar.
    1. Memuaskan pelanggan, agar mau berbisnis lagi dengan perusahaan (menjadi pelanggan yang loyal).
    2. Memberikan keuntungan kepada perusahaan.

Tujuan pelayanan prima antara lain sebagai berikut.

  1. Untuk memberikan pelayanan yang bermutu tinggi kepada pelanggan/konsumen.
  2. Untuk menimbulkan keputusan dari pihak pelanggan/konsumen terhadap barang/jasa yang ditawarkan pada saat itu juga.
  3. Untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan/konsumen terhadap barang/ jasa yang di tawarkan.
  4. Untuk menghindari terjadinya tuntutan – tuntutan yang tidak perlu di kemudian hari terhadap produsen/penjual.
  5. Untuk menciptakan kepercayaan dan kepuasan kepada pelanggan/konsumen.
    1. Untuk menjaga agar pelanggan/konsumen merasa diperhatikan segala kebutuhannya.
    2. Untuk mempertahankan pelanggan/konsumen, agar tetap setia menggunakan barang/jasa yang ditawarkan.

10.  Konsep-konsep pelayanan prima:
Konsep A3 dalam pelayanan prima, yaitu sikap (attitude), perhatian (attention), dan tindakan (action).

  1. Pelayanan prima berdasarkan konsep sikap (attitude)

Sikap karyawan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan perusahaan. Dalam dunia bisnis, sikap karyawan menunjukkan kepribadian seseorang dan citra perusahaan. Ini karena pelanggan akan menilai perusahaan dari kesan pertama ketika berhubungan dengan orang-orang (karyawan) yang terlibat dalam perusahaan tersebut.

  1. Pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian (attention)

Perhatian atau atensi adalah sikap yang menunjukkan kepedulian atau minat seseorang terhadap sesuatu, biasanya muncul dari ketertarikan dan dorongan hati, karena pengaruh situasi yang dihadapinya. Jadi konsep perhatian dalam pelayanan prima adalah semua aktivitas karyawan yang berkaitan dengan upaya mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan, mengamati perilaku pelanggan, serta mencurahkan perhatian sepenuhnya kepada pelanggan.

  1. Pelayanan prima berdasarkan konsep tindakan (action)

Pelayanan prima berdasarkan konsep tindakan merupakan rangkaian perbuatan nyata yang dilakukan untuk memberikan pelayanan terbaik dalam rangka meyakinkan pelanggan. Tujuannya adalah untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, sehingga harapan pelanggan dapat tercapai.

11.  Pelanggan tipe leptosome
Ciri-cirinya:

  • Bentuk tubuh agak kecil dan lemah.
  • Bahu tampak kecil dan anggota badan lainnya kurus panjang.
  • Bersifat sombong, sok intelek, dan sok idealis.

12.  Harapan-harapan pelanggan eksternal:

  1. Barang dan jasa yang dibutuhkan oleh pelanggan selalu tersedia.
  2. Pelanggan mendapatkan kemudahan dalam memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan, tidak terjadi penimbunanbarang dan kemacetan dalam pendistribusian.
  3. Harga barang terjangkau oleh pelanggan
  4. Tersedia banyak pilihan atas barang dan jasa yang dibutuhkan
  5. Penjual senantiasa jujur dalam memberikan informasi mengenai kondisi barang/jasa yang akan dijual.
  6. Mendapatkan potongan harga
  7. Mendapatkan layanan purna jual (after sales service)
  8. Tidak ada penundaan dalam pengiriman atau pembelian barang
  9. Tempat berbelanja yang aman dan nyaman.

13.  Kepuasan pelanggan dapat tercapai melalui pelayanan yang terbaik kepada pelanggan/konsumen. Untuk mewujudkan pelayanan terbaik kepada pelanggan, Anda dapat melakukannya dengan cara memperlihatkan kemampuan, bersikap baik, berpenampilan menarik, penuh perhatian, melakukan tindakan yang baik, bertanggung jawab, serta selalu berkoordinasi dengan tiap bagian terkait. Upaya memberikan pelayanan prima itu harus dilakukan secara terus menerus (kontinu) kepada pelanggan, agar pelanggan puas dan tetap setia membeli produk/jasa yang ditawarkan.

14.  Kode etik humas adalah merupakan aturan profesi kehumasan.

15.  Tugas kehumasan:

  1. Menyampaikan berbagai informasi atau ide yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan mengenai tujuan, peranan dan kebijakanorganisai/perusahaan atau segala kegiatan yang akan/telah dilakukan oleh organisasi/perusahaan kepada pihak-pihak yang membutuhkannya.
  2. Memberikan saran dan pendapat kepada pimpinan mengenai kebijakan dan rencana kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat serta membantu pimpinan dalam kegiatan tersebut.
  3. Memperlancar komunikasi dengan hal-hal berikut.
  • Mengumpulkan berbagai fakta yang berhubungan dengan perusahaan, kemudian memprosesnya menjadi sumber informasi bagi perusahaan.
  • Menyebarluaskan informasi yang berhubungan dengan perusahaan/organisasi ke public melalui berbagai media yang sesuai, kemudian menangani respons terhadap penyebarluasan informasi tersebut.

Sumber dari Penerbit Erlangga

Bagian 2:

  1. Pengertian:
      1. Grooming adalah perawayan dan pemeliharaan yang harus dilakukan agar seseorang mempunyai penampilan yang prima atau terbaik, sehingga citra diri seseorang terlihat sangat menarik bagi siapa saja yang melihatnya.
      2. Kepribadianmerupakan:

1)      Kepribadian dipandang sebagai penentu atau pengarah tingkah laku.
2)      Kepribadian dipandang sebagai sesuatu yang unik atau khas pada diri setiap orang.
3)      Kepribadian seseorang dapat ditentukan dan dipengaruhi oleh faktor-faktor bawaan (faktor genetik/biologis) dan lingkungan (pengalaman-pengalaman sosial dan perubahan lingkungan). 

  1. Etika adalah sekumpulan peraturan-peraturan kesopanan yang tidak tertulis, namun sangat penting untuk diketahui oleh setiap orang yang ingin mencapai sukses dalam perjuangan hidup yang penuh dengan persaingan.
  2. Table manner adalah sopan santun di meja makan, mulai dari cara duduk, menggunakan alat-alat makan dan minum, makan, minum serta cara memasuki dan meninggalkan meja makan.
  3. Bahasa Tubuh adalah gerakan reflek/nonreflek dari suatu bagian atau seluruh bagian tubuh yang digunakan oleh seseorang untuk menyampaikan isi hatinya kepada orang lain, tanpa menggunakan kata-kata.
  4. Urutan tata rias wajah/make up:
    1. Pembersih, agar kotoran yang ada pada wajah dapat terangkat.
    2. Penyegar, agar pori-pori wajah tidak membesar, sehingga kulit terlihat lebih halus.
    3. Pelembab, mencegah banyaknya keringat yang keluar sehingga kosmetik lebih tahan lama.
    4. Alas bedak (foundation), agar kosmetik tahan lama dan dapat menutupi kekurangan wajah.
    5. Bedak tabur (loose powder).
    6. Tata rias mata pemulas mata (mascara), untuk mempertegas garis mata.
    7. Pemulas pipi, untuk menonjolkan tulang pipi.
    8. Pemulas bibir, untuk memertegas garis bibir dan mempercerah wajah.
    9. Bedak padat sebagai sentuhan akhir.
    10. Pelembab kulit tangan dan kaki (hand and body lotion). 
  5. 5 hal cara merawat rambut:
    1. Rambut dicuci atau dikeramas secara teratur setiap 2 hari sekali.
    2. Gunakan sampo yang sesuai dengan jenis rambut
    3. Tata rambut sesuai dengan jenis wajah
    4. Agar rambut tumbuh lebat, dapat dilakukan creambath 2 minggu sekali atau sebulan sekali.
    5. Lakukan masker rambut sebulan sekali.

 

  1. Yang di maksud SERASI adalah dalam berpakaian dan berpenampilan Anda harus sepadan/sesuai, rapi, dan sesuai sikap:

Sepadan/Sesuai dengan:
a. Bentuk tubuh
Agar dapat tampil baik dalam berbusana, seseorang harus mengetahui bentuk tubuhnya, apakah pendek, tinggi, gemuk, atau kurus. Memiliki bentuk tubuh yang proporsional adalah idaman setiap orang. Dengan bentuk tubuh yang  poporsional, seseorang menjadi lebih mudah dalam berbusana, karena pakaian apapun biasanya sesuai untuk dipakai. Namun demikian, jika tidak memiliki tubuh yang ideal, misalnya gemuk atau kurus, janganlah rendah diri. Anda masih dapat tampil menarik jika Anda dapat memilih busana yang sesuai. Misalnya, mengenakan pakaian yang pas dengan badan, tidak terlalu banyak aksesori. Pakaian dengan garis vertikal dapat menutupi bentuk tubuh yang gemuk sehingga terlihat lebih kurus. Pakaian yang sedikit longgar, garis horizontal dapat menutupi tubuh yang kurus sehingga terlihat lebih gemuk.

b. Usia
Usia seseorang dapat juga dijadikan cermin dalam berbusana. Seseorang yang berusia 20-an tentu berbeda dengan usia 40-an. Seseorang yang usianya mencapai sekitar 40-an, mengenakan busana remaja memberikan kesan tidak dewasa, terkesan seperti anak-anak yang sedang mencari jati diri. Sebaliknya seseorang yang masih 20-an, mengenakan busana 40 atau 50-an, akan terkesan lebih tua dari usia sebenarnya.
c. Waktu (pagi, siang, sore, atau malam)
Untuk pakaian kerja, pada umumnya berlaku untuk semua waktu. Artinya, dapat
dikenakan waktu pagi, siang, sore, dan malam. Namun, ada kalanya Anda harus melakukan pertemuan dengan kolega pada saat-saat yang tidak resmi, seperti acara makan malam. Pemilihan warna dapat menjadi pertimbangan dalam memilih busana. Pakaian yang terlalu menantang, seperti warna ungu terong atau merah menyala, kurang cocok dikenakan pada siang hari. Warna yang demikian dapat menyilaukan mata orang yang memandang. Pilihlah warna-warna yang lembut yang dapat menyejukkan mata. Warna-warna cerah menantang dapat dikenakan pada malam hari, sehingga tampak lebih segar dan bersemangat. Warna hitam dan putih biasanya menjadi pilihan warna yang cocok dikenakan untuk semua jenis waktu. Pilihan warna hitam untuk celana panjang atau rok harus dilakukan. Warna hitam cocok dipadu dengan semua jenis warna yang lain sehingga satu celana panjang atau rok warna hitam dapat dipasangkan dengan atasan atau blus warna yang lain.
d. Tempat
Saat memilih busana yang akan dikenakan, sebaiknya perhatikan juga tempat di mana Anda akan beraktivitas, apakah ke kantor, menghadiri pertemuan dengan kolega di acara makan, berolahraga, rekreasi, atau saat ke pesta pernikahan atau ulang tahun. Tidak lazim tentunya jika akan berolahraga, mengenakan busana safari, jas, atau blazer. Dalam beberapa kesempatan terkadang jenis pakaian sudah ditentukan, seperti dalam acara jamuan makan kenegaraan atau acara kedinasan.
e. Anggaran
Anggaran menjadi hal yang harus dipertimbangkan dalam berpenampilan. Sebaiknya sesuaikan jenis pakaian yang akan dibeli dengan keuangan yang dimiliki. Untuk mempunyai koleksi pakaian yang cukup tentu membutuhkan biaya/anggaran. Pakaian tidak harus mahal, bermerek atau yang berasal dari negara lain/impor. Yang terpenting adalah pantas dan layak untuk dikenakan. Membeli pakaian di tempat-tempat tertentu yang memang sudah terkenal dengan harga yang lebih murah dapat menjadi alternatif untuk menyesuaikan dengan anggaran yang dimiliki. Membeli pada pedagang kaki lima tidak selalu bermutu jelek. Jika Anda dapat memilih dengan baik, barang kualitas bagus masih bisa diperoleh.

Rapi, maksudnya:
a. Bersih dari noda-noda kotoran, make-up, makanan, keringat, dan parfum.
b. Tidak terlihat lusuh, lecek, atau kusam.
c. Tidak robek/berlubang atau ada beberapa jahitan yang lepas.
d. Tidak terdapat benang-benang yang lepas.
e. Tidak ada kancing yang lepas atau hilang.
f. Tidak terlalu longgar, ketat, pendek, panjang, atau lebar.
g. Tidak berbau apek.
h. Tidak dijumpai garis-garis atau bayangan pakaian dalam.

Sikap, yaitu:
a. Pribadi si pemakai.
b. Gaya penampilan pribadi.

  1. 5 hal yang dianjurkan dan tidak dianjurkan dalam berpakaian kerja bagi wanita:
  1. Cara membangkitkan kekuatan pribadi adalah dengan mengevaluasi kekuatan pribadi. Setiap orang pada dasarnya mempunyai potensi untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya. Namun, semua itu memerlukan proses dan waktu yang panjang. Evaluasi berarti melakukan suatu penilaian. Mengevaluassi kekuatan pribadi berarti melakukan penilaian terhadap potensi yang dimilikinya, menilai apa yang telah dilakukan selama ini, untuk kemudian membuat antisipasi dan sikap mawas diri terhadap hal-hal yang mungkin terjadi.

 

  1. 5 contoh komunikasi nonverbal yang berupa kinesik (gerakan tubuh):
    1. Menggeleng, maka lawan bicaranya akan tahu bahwa itu sebagai tanda ketidaksetujuan.
    2. Anak kecil yang menjawab mau diajak ke Dufan akan mengiyakan sambil melompat-lompat senang.
    3. Mengangguk, ketika seorang mengiyakan sebagai tanda persetujuan.
    4. Memukul lemari tanda kesal
    5. Mengacungkan jempol sebagai tanda setuju atau merupakan pujian kesuksesan seseorang.

 

  1. 10 etiket di kantor:
    1. Datang tepat waktu
    2. Tidak masuk kantor dengan alasan yang tepat
    3. Pulang sesudah waktunya
    4. Hindari memakai telepon kantor untuk keperluan pribadi
    5. Hindari membentuk klik atau golongan tertentu
    6. Hindari melakukan  hal-hal yang tidak termasuk tugas kantor.
    7. Hindari bersikap menjilat atasan dan mendepak bawahan.
    8. Tidak boros menggunakan alat-alat tulis kantor.
    9. Merawat alat-alat tulis kantor.
    10. Tempat kerja tidak dimanfaatkan untuk mengobrol.

 

  1. Tata cara makan untuk menu main course dalam acara jamuan makan resmi!

Hidangan utama (main course) biasanya berupa hidangan dari daging, unggas, seafood maupun telur, baik dilengkapi saus maupun tidak. Ada kalanya main course disajikan bersama olahan sayuran dan kentang sebagai pendamping menu utama (garnish).
Cara makan:
1) Ala Amerika
Makanan dipotong-potong dulu kemudian letakkan pisau di sisi kanan piring,  kemudian garpu dipindahkan ke tangan kanan untuk menyuap makanan.
2) Ala Eropa
Pisau selalu di tangan kanan untuk memotong dan menikmati hidangan dengan garpu menggunakan tangan kiri. Peganglah pisau dan garpu seluwes mungkin, usahakan posisi jari telunjuk tepat di atas punggung garpu atau pisau, ini memudahkan Anda saat memotong makanan dan agar kelihatan tidak kaku.
Anda boleh menggunakan satu di antaranya yang lebih mudah.

10.  Jenis-jenis peralatan makan dalam acara table manner, berupa piring, sendok, garpu dan gelas:

  1. Piring
  1. Sendok
  1. Garpu

 

  1. Gelas
  2.  
    1. Pengertian dari:
      1. Bekerja adalah melakukan suatu pekerjaan (perbuatan), berbuat sesuatu.
      2. Tim  : tim dapat dikatakan sebagai kelompok.

Tapi perlu diingat bahwa kelompok belum tentu sebuah tim. Dalam pengertian yang lebih luas lagi, pengertian tim adalah sebagai berikut.
1)      Suatu kekuatan dinamis dari sekelompok orang untuk bertemu dan bekerja, membicarakan
2)      sasaran, mengumpulkan ide-ide serta membuat keputusan untuk mencapai tujuan bersama.
3)      Kelompok kerja lengkap atau suatu satuan kerja, yang para anggotanya paling sedikit memiliki satu tujuan bersama dan pencapaian tujuan itu memerlukan perilaku kerja sama dari semua anggotanya. (Burke, 1982).

  1. Bekerja dalam satu tim adalah melakukan suatu pekerjaan dalam satu kelompok besar atau kecil untuk mencapai tujuan bersama.

 

  1. Tim yang termasuk dalam tipe tim formal:
    1. Tim fungsional, yaitu tim permanen yang dibentuk oleh organisasi untuk meraih sejumlah tujuan organisasi dengan jangka waktu yang tidak terbatas. Tim ini dipimpin oleh seorang kepala eksekutif yang anggotanya dipilih berdasarkan bidang keahliannya.

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain:
• mengelola kegiatan organisasi sehari-hari,
• melakukan pertemuan secara berkala untuk membahas rencana kerja,
• menerima laporan dari bawahan dalam rangka mengontrol, menyusun, merencanakan, dan melaksanakan tugas pekerjaan tim.

  1. Tim pendukung formal, yaitu tim yang memberi dukungan dan layanan seperti keuangan, sistem informasi, administrasi, dan personalia.

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain:
• bertugas dan bertanggung jawab penuh terhadap beban kerja rutin,
• meningkatkan produktivitas.

  1. Prinsip-prinsip bekerja dalam satu tim:
  2. Saling Menghargai

Sikap saling menghargai antarsesama anggota tim, membuat tiap anggota tim dapat memahami setiap perbedaan yang ada. Sikap iri hati dan prasangka buruk dapat dihindari, sehingga memungkinkan seluruh anggota tim mengeluarkan semua kemampuannya. Ini karena anggota tim yakin setiap anggota pasti akan memberikan respon yang baik, kalau pun tidak setuju pastinya tidak akan menjatuhkan satu dengan yang lain. Namun demikian, jika prinsip ini tidak diterapkan atau bahkan sudah berkurang, bersiaplah untuk suatu kemunduran baik perlahan-lahan maupun sekaligus. Pemimpin yang pandai untuk menggerakkan anggota tim diperlukan agar sikap menghargai selalu timbul.

  1. Mempunyai Komitmen dan Kepentingan yang Sama

Sebelum suatu tim bergerak tentunya sudah harus ada komitmen yang sungguh-sungguh dari seluruh anggota. Komitmen ini haruslah berdasarkan kepentingan yang sama, sehingga jelas bagi seluruh anggota bahwa pekerjaan dilakukan sesuai komitmen yang telah disepakati.

  1. Mengembangkan Peraturan yang Jelas dan Transparan

Peraturan yang jelas harus ada dalam suatu tim. Peraturan yang kurang jelas akan menyulitkan anggota tim. Konflik akan mudah muncul dan tindakan-tindakan yang kurang terpuji akan makin sering dilakukan oleh anggota tim apabila tidak ada peraturan yang jelas dan transparan.

  1. Mampu Mengendalikan Diri dan Menjaga Keseimbangan Antara Emosi dan Pikiran

Setiap anggota tim pastinya berbeda dalam mengendalikan emosi dan pikiran. Mungkin ada yang emosinya hanya datar-datar saja, tetapi ada juga yang emosinya meledak-ledak. Setiap anggota tim harus mampu mengendalikan emosi dan pikirannya.

  1. Harus Saling Mendukung

Saling mendukung antaranggota tim merupakan salah satu modal penting dalam
mengembangkan suatu tim. Karena hal ini akan membuat anggota tim menjadi lebih bersemangat dalam bekerja. Keberhasilan satu anggota tim merupakan keberhasilan bersama, sebaliknya kekurangan satu anggota tim juga merupakan kekurangan bersama.

  1. Bersikap Terbuka dan Saling Percaya

Bersikap terbuka memungkinkan seluruh anggota tim mengetahui apa yang dilakukan oleh anggota lain. Sehingga sesama anggota dapat memberikan masukan yang positif dan membantu memecahkan masalah-masalah dalam tim. Tanpa adanya keterbukaan dan saling percaya, akan sulit bekerja dalam satu tim. Rasa saling percaya antarsesama anggota tim merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh setiap anggota tim agar tim mampu bekerja secara efektif.

  1. Produktivitas

Tim seyogyanya dapat menyelesaikan tugas yang tidak mungkin dilaksanakan perorangan. Melalui saling berbagi sumber daya, keterampilan, pengetahuan, dan kepemimpinan, maka bekerja dalam tim akan lebih efektif daripada perorangan.

  1. Selalu Berkonsultasi Sebelum Memutuskan

Hal ini harus dilakukan agar keputusan yang diambil memang berdasarkan kesepakatan bersama, bukan semata-mata keputusan pribadi. Juga agar keputusan yang diambil sudah berdasarkan pertimbangan dari anggota tim yang lebih tahu atau ahli dalam hal-hal tertentu. Pengambilan keputusan tentu saja berdasarkan tugas dan tanggung jawab tiap anggota. Namun penting untuk selalu berkonsultasi dengan sesama anggota tim.

  1. Evaluasi

Tidak ada sesuatu yang sempurna di dunia. Kekurangan dan kelebihan pasti selalu melekat pada setiap individu maupun tim. Penilaian atau evaluasi sangat perlu dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana pencapaian yang sudah dilakukan. Sehingga dengan adanya evaluasi akan dapat diambil langkah-langkah selanjutnya sesuai dengan pengkajian dalam evaluasi tersebut.

  1. Tujuan bekerja dalam satu tim:
    1. a.      Memanfaatkan Potensi

Setiap orang mempunyai potensi diri yang beraneka macam. Sebuah tim sepak bola, untuk mencapai suatu tujuan, menggunakan dan menyatukan potensi yang dimiliki oleh seluruh pemainnya. Ada yang bertugas sebagai penjaga gawang yang menghalau bola agar tidak masuk gawang, ada yang tugasnya di daerah pertahanan, gelandang, maupun sebagai penyerang. Semuanya bersinergi, bersatu, bekerja sama, menyamakan komitmen untuk mencetak gol ke gawang lawan. Jika berhasil merupakan keberhasilan bersama, begitu pula sebaliknya.

  1. b.      Bekerja Bersama-Sama

Setiap orang pada dasarnya dapat melakukan sendiri suatu kegiatan atau aktivitas. Namun ketika pekerjaan sangat banyak baik dari segi jumlah maupun jenisnya, seseorang akan mengalami hambatan. Pekerjaan tersebut pasti akan selesai dalam jangka waktu yang lama dan kualitasnya pasti berkurang. Bekerja sama dengan orang lain memungkinkan suatu pekerjaan dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih cepat dengan kualitas yang lebih baik. Ibaratnya bekerja dengan 10 pemikiran tentu akan jauh lebih baik daripada dilakukan dengan satu pemikiran.

  1. c.       Ada Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang yang Jelas dan Adil

Adanya tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang jelas serta adil akan memberikan dampak yang positif terhadap pekerjaan yang dilakukan dalam suatu tim, sehingga diharapkan produktivitas meningkat. Setiap anggota tim mengetahui apa, untuk apa,
kapan, dengan siapa, dan bagaimana tugas harus dilakukan.

  1. d.      Untuk Memperlancar Aktivitas

Bekerja dalam tim dapat memperlancar aktivitas karena suatu aktivitas dilakukan oleh beberapa orang, sehingga hasilnya jauh lebih cepat dibandingkan jika suatu kegiatan dilaksanakan seorang diri.

  1. e.      Efisiensi

Efisiensi dalam hal ini adalah penghematan dari berbagai segi. Dengan melakukan suatu pekerjaan secara bersama-sama, saling membantu, dan saling melengkapi, maka penghematan dari segi waktu dan biaya akan terjadi. Dengan adanya penghematan ini, biaya produksi akan dapat ditekan dan pekerjaan yang dihasilkan pun jauh lebih bannyak .

  1. Manfaat bekerja dalam satu tim:
    1. a.      Terciptanya Persatuan dan Kebersamaan

Dalam sebuah tim, berkumpul orang-orang dengan bermacam perbedaan, baik perbedaan watak, sifat, karakter dan keahlian. Perbedaan tersebut menjadi sebuah dinamika yang sangat penting dalam tim. Dengan bekerja dalam satu tim, perbedaan-perbedaan tersebut dapat disatukan, sehingga rasa persatuan dan kebersamaan antaranggota tim akan tercipta.

  1. b.      Meringankan Beban Pekerjaan

Beban pekerjaan yang banyak dan berat terasa lebih mudah dan ringan apabila dikerjakan dengan bersama-sama (dalam tim). Contoh: mengangkat meja jika dilakukan oleh satu orang terasa sangat berat bahkan bukan tidak mungkin orang tersebut tidak dapat mengangkatnya. Tetapi jika dilakukan oleh banyak orang maka pekerjaan tersebut dapat mudah dilakukan.

  1. c.       Mempercepat Penyelesaian Pekerjaan

Pekerjaan yang dilakukan bersama-sama juga akan lebih cepat diselesaikan, dibandingkan jika pekerjaan tersebut diselesaikan seorang diri. Contoh: pekerjaan mengecat dinding yang sangat luas, jika dilakukan oleh satu orang baru dapat selesai dalam beberapa hari, tetapi jika dilakukan oleh beberapa orang, maka pekerjaan tersebut dapat selesai lebih cepat.

  1. d.      Meringankan Beban Biaya yang Ditanggung

Setiap pekerjaan pasti membutuhkan biaya, baik materiil maupun immateriil. Biaya tersebut dapat berasal dari berbagai sumber, baik yang berasal dari dalam tim maupun yang berasal dari luar tim. Jika biaya tersebut dibebankan kepada satu orang, akan terasa berat, tetapi jika dibebankan kepada banyak orang tentu akan terasa lebih ringan.

  1. e.      Meningkatkan Produktivitas

Dengan bekerja dalam satu tim akan lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan tepat waktu, jumlah yang diselesaikan juga lebih banyak, dan kualitas yang dihasilkan akan jauh lebih baik. Bahkan para peneliti menemukan bahwa pengaruh kelompok kerja (tim) terhadap produktivitas sama besarnya dengan pengaruh seorang manajer. Contoh: Sebuah perusahaan garmen (pakaian jadi), diminta untuk menyelesaikan permintaan pakaian jadi dalam jumlah yang banyak dengan batas waktu yang diinginkan oleh pemesan. Tentu hal ini akan sangat sulit jika dikerjakan oleh satu atau dua orang. Perlu satu tim yang tangguh untuk menyelesaikan pekerjaan itu dengan tepat waktu. Jika hal itu tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan, maka suatu kerugian yang sangat besar bagi perusahaan. Untuk itulah bekerja dalam tim sangat diperlukan untuk meningkatkan produktivitas.

  1. f.        Meningkatkan Efektivitas Pekerjaan

Bekerja dalam tim memungkinkan adanya pembagian kerja yang disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki setiap anggota tim (the right man on the right place). Pekerjaan yang dilakukan oleh orang yang tepat, tentu hasilnya akan jauh lebih baik dan kemungkinan terjadinya kesalahan sangatlah kecil. Hal ini tentu sangat efektif dalam melakukan suatu pekerjaan karena mendayagunakan seluruh kemampuan dalam satu tim.

  1. g.      Mendorong Berkembangnya Kreativitas dan Inovasi

Kerja sama yang dilakukan oleh seluruh anggota tim membuat mereka mengeluarkan semua kemampuan dan keahlian yang dimiliki demi suksesnya tujuan yang diharapkan oleh tim. Hal ini tentu akan menumbuhkan kreativitas anggota tim. Dari kreativitas ini akan menimbulkan inovasiinovasi baru untuk kemajuan tim.

  1. h.      Meningkatkan Hubungan Interpersonal Relationship

Hubungan interpersonal relationship artinya hubungan antarmanusia atau hubungan antarpribadi. Dengan bekerja dalam satu tim membuat setiap anggota tim saling berhubungan, sehingga mereka akan lebih mengenal karakter yang dimiliki setiap individu dengan beragam perbedaan. Anggota tim belajar bagaimana menghargai perbedaan, tidak memaksakan kehendak sendiri, terbuka akan kritik dan saran, bersedia menolong dan mau ditolong.

  1. i.        Meningkatkan Rasa Tanggung Jawab

Pembagian tugas sangat penting ketika bekerja dalam satu tim. Dengan adanya pembagian tugas ini, tiap anggota akan bekerja dengan sungguh-sungguh karena mereka mempunyai tanggung jawab masing-masing. Jika di antara anggota ada yang tidak bertanggungjawab dengan baik tentu akan memberikan suatu citra yang buruk terhadap diri mereka sendiri dan mereka tentu tidak menginginkannya.

  1. j.        Meningkatkan Pelayanan kepada Pelanggan

Pelanggan adalah raja. Mereka ingin dilayani secepatnya. Mereka ingin dihargai. Bahkan mereka sangat ingin dimanja. Kebutuhan pelanggan ini tentu tidak bisa dilayani oleh satu orang saja. Apalagi jika pelanggan berjumlah sangat banyak. Mereka tidak ingin antri sampai berjam-jam tentunya. Oleh sebab itu diperlukan kerja sama antaranggota, agar kebutuhan para pelanggan
dapat terpenuhi.

  1. k.      Dapat Memberikan Manfaat Finansial

Pada akhirnya, jika semua anggota tim sudah bekerja dengan sungguh-sungguh, mengeluarkan semua kemampuan yang dimiliki, bertanggungjawab terhadap komitmen mereka, maka dengan sendirinya finansial/keuangan mereka akan meningkat/bertambah seiring dengan peningkatan produktivitas anggota tim. Kemapanan finansial ini menjadi salah satu ukuran kesuksesan yang
diraih.

  1. Tahap forming dalam proses perkembangan tim :

Pada tahap awal ini individu-individu yang tergabung dalam tim masih membawa nilai-nilai, pendapat, dan cara kerja yang diperoleh dari pengalaman sebelumnya. Anggota tim masih mencari bentuk, mulai beradaptasi dengan lingkungan, berusaha berhubungan dan melakukan kerja sama dengan rekan kerja, sehingga saling mengetahui karakter dari setiap individu. Pada tahap ini jarang sekali timbul konflik atau keributan, karena semua dipenuhi rasa optimis yang tinggi. Anggota tim cenderung meraba-raba perilaku apa yang dapat diterima, posisi mereka di dalam tim, prosedur, dan aturan kelompok. Tahap ini terselesaikan jika anggota tim mulai menempatkan diri mereka sebagai bagian dari tim.

  1. 7 karakteristik budaya dasar yang bersifat universal menurut manan :
    1. Kebudayaan itu dipelajari bukan insting.
    2. Kebudayaan itu ditanamkan.
    3. Kebudayaan itu bersifat gagasan, kebiasaan-kebiasaan kelompok yang dikonsepsikan atau diungkapkan sebagai norma-norma ideal atau pola perilaku.
    4. Kebudayaan itu sampai pada suatu tingkat memuaskan individu, memuaskan kebutuhan biologis, dan kebutuhan ikutan lainnya.
    5. Kebudayaan itu bersifat integratif.
    6. Selalu ada tekanan ke arah konsistensi dalam setiap kebudayaan.
    7. Kebudayaan itu dapat menyesuaikan.
  2. Tim fungsional , yaitu tim permanen yang dibentuk oleh organisasi untuk meraih sejumlah tujuan organisasi dengan jangka waktu yang tidak terbatas. Tim ini dipimpin oleh seorang kepala eksekutif yang anggotanya dipilih berdasarkan bidang keahliannya.

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain:
• mengelola kegiatan organisasi sehari-hari,
• melakukan pertemuan secara berkala untuk membahas rencana kerja,
• menerima laporan dari bawahan dalam rangka mengontrol, menyusun, merencanakan, dan melaksanakan tugas pekerjaan tim.

  1. 5 contoh tindakan dari hubungan antar pribadi:
    1. Melakukan kegiatan gathering (pertemuan) dengan seluruh anggota perusahaan beserta keluarganya.
    2. Mengadakan kegiatan pengembangan anggota perusahaan untuk meningkatkan kualitas dan profesionalisme kerjanya.
    3. Mengadakan kegiatan bimbingan dan konseling bagi anggota perusahaan yang sedang mengalami masalah.
    4. Mengadakan kegiatan pemberian reward bagi anggota perusahaan yang berprestasi.
    5. Menyediakan fasilitas-fasilitas yang dapat digunakan bagi anggota perusahaan untuk menyalurkan saran-saran yang bersifat membangun.

10.  8 etos kerja professional:

  1. a.      Kerja adalah rahmat Tuhan (Aku bekerja ikhlas penuh syukur)

Pekerjaan apa pun, baik itu pengusaha, dokter, guru, karyawan bahkan buruh kasar sekalipun adalah rahmat dari Tuhan. Anugerah itu harus diterima tanpa syarat, seperti halnya bernapas, di mana Anda menghirup oksigen dari udara. Bakat dan kecerdasan yang memungkinkan Anda bekerja adalah anugerah. Dengan bekerja Anda akan menerima gaji atau upah sebagai imbalan atas pekerjaan yang telah dilakukan, yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari. Dengan bekerja Anda mempunyai banyak teman dan kenalan, punya kesempatan untuk menambah ilmu dan wawasan. Semua itu anugerah yang patut untuk disyukuri. Sangat tidak bijak dan sangat tidak bertanggung jawab apabila Anda bekerja asal-asalan atau bermalas-malasan.

  1. b.      Kerja adalah amanah (Aku bekerja benar penuh tanggung jawab)

Apapun pekerjaan Anda, semua adalah amanah. Amanah adalah kepercayaan.Anda bekerja sebagai seorang resepsionis adalah amanah yang harus Anda jalankan dengan sebaik-baiknya. Kerja bukanlah sekedar pengisi waktu, tetapi perintah Tuhan. Etos ini membuat Anda bekerja dengan sepenuh hati dan menjauhi tindakan tercela, misalnya korupsi dalam berbagai bentuknya.

  1. c.       Kerja adalah panggilan (Aku bekerja tuntas penuh integritas)

Jika pekerjaan Anda disadari sebagai panggilan, Anda harus berpikiran bahwa Anda akan melakukan pekerjaan itu dengan semua kemampuan dan keterampilan yang Anda miliki. Dengan begitu hasil karya yang Anda hasilkan akan menjadi karya yang baik karena dibuat dengan kemampuan terbaik pula.

  1. d.      Kerja adalah aktualisasi (Aku bekerja keras penuh semangat)

Aktualisasi diri artinya pengungkapan atau pernyataan diri. Hal-hal yang harus diaktualisasikan adalah kejujuran, tanggung jawab, disiplin, dan kemauan untuk maju. Tunjukkanlah lebih dulu kualitas pekerjaan yang Anda lakukan sebelum menuntut terlalu banyak imbalan yang besar. Meski kadang membuat lelah, bekerja merupakan cara terbaik untuk mengembangkan potensi diri dan membuat Anda merasa dibutuhkan. Bekerja jauh lebih menyenangkan daripada duduk
berdiam diri atau melakukan sesuatu yang tidak bermanfaat.

  1. e.      Kerja adalah ibadah (Aku bekerja serius penuh kecintaan)

Dalam semua agama, semua orang diharuskan untuk berusaha. Bekerja merupakan salah satu usaha yang dilakukan. Sehingga kerja merupakan ibadah kepada Tuhan YME. Dengan kata lain, setiap aktivitas yang Anda lakukan pada hakikatnya mencari keridhoan Tuhan semata. Setiap ibadah kepada Tuhan harus direalisasikan dalam bentuk tindakan, sehingga aktivitas bekerja juga mengandung nilai ibadah. kesadaran ini pada akhirnya akan membuat Anda bisa bekerja secara ikhlas, bukan demi mencari uang atau jabatan semata.

  1. f.        Kerja adalah seni (Aku bekerja cerdas penuh kreativitas)

Kesadaran ini membuat Anda menikmati pekerjaan seperti halnya melakukan hobi atau kegemaran.

  1. g.      Kerja adalah kehormatan (Aku bekerja tekun penuh keunggulan)

Kerja adalah sesuatu yang sangat berarti. Walaupun dengan bekerja Anda akan mendapatkan imbalan materi, namun materi bukanlah semata-mata yang dicari dalam bekerja. Kadang mata menjadi “silau” melihat uang, sehingga terkadang uang bisa membuat seseorang menjadi lupa akan jati diri sebenarnya. Bukan masalah tinggi rendah atau besar kecilnya suatu profesi, namun yang lebih penting adalah etos kerja. Dalam arti penghargaan terhadap apa yang Anda kerjakan, apabila memberikan rasa bangga di dalam diri, maka itu akan memberikan arti besar. Sekecil apapun pekerjaan Anda, itu adalah sebuah kehormatan. Jika bisa menjaga kehormatan dengan baik, maka kehormatan yang lain yang lebih besar akan datang pada Anda.
h. Kerja adalah pelayanan (Aku bekerja penuh kesabaran)
Manusia diciptakan dengan dilengkapi oleh keinginan berbuat baik. Apapun pekerjaan Anda, pedagang, polisi, bahkan penjaga mercu suar, semuanya bisa dimaknai sebagai pengabdian kepada sesama.

    1. Hal-hal yang perlu diperhatikan agar dapat tampil menarik dan sempurna di hadapan kolega dan pelanggan:

 

  1. Tujuan dari tata rias wajah/ make up:
    1. Agar wajah tampak lebih cantik dan menarik
    2. Untuk menambah rasa percaya diri
    3. Untuk menutupi kekurangan yang ada pada wajah
  2. Cara menangani napas tidak sedap dan bau badan:

Wajah yang menarik, tata rias, dan rambut yang sesuai dapat berkurang nilainya secara drastis apabila Anda mempunyai bau badan yang tidak sedap. Oleh karena itu, rawatlah tubuh Anda agar bersih, sehat, dan segar dengan mandi rutin dan menggunakan parfum. Napas yang bau berasal dari lambung yang tidak sehat dan makanan. Cara yang dapat dilakukan untuk mencegah atau mengurangi napas tidak sedap adalah dengan menyikat gigi secara teratur dan menggunakan obat kumur. Jika hal tersebut masih terjadi, meskipun secara teratur Anda sudah menyikat gigi, segeralah periksa ke dokter untuk menemukan penyebab sebenarnya dan langkah-langkah pemecahannya.

  1. Ciri-ciri dari kepribadian yang bertipe sanguine:

Sanguine ( extrovert feeling), ciri-cirinya sebagai berikut.

  1. Selalu bersikap optimis.
  2. Tampak selalu gembira, bahagia, dan suka bicara ceplas ceplos.
  3. Terus terang, selalu mencari perhatian, dan selalu ingin populer.
  4. Suka bersahabat dan menyenangi banyak orang.
  5. Suka mendominasi dalam berkomunikasi dan selalu ingin didengar.
  6. Suka membesar-besarkan berita dan basa-basi.
  7. Mudah tersinggung.

 

  1. Etiket ketika menghadapi atasan:
    1. Tetapkan tujuan dan maksud yang ingin Anda sampaikan.
    2. Kenalilah watak, sifat, dan karakter atasan.
    3. Ketuklah pintu sebelum Anda masuk ruangan dan tunggu hingga Anda diizinkan masuk.
    4. Jangan mengambil tempat duduk sebelum dipersilakan duduk.
    5. Segeralah memohon diri apabila sudah diberi tanda, ucapkan terima kasih, dan salam hormat.

 

  1. Tata cara makan roti dalam acara jamuan makan bisnis:

Sebelum hidangan pembuka disajikan, pada B & B plate (piring roti dan mentega) sudah disajikan roti dan mentega, biasanya dinner roll atau brioche. Di dalam penghidangan roti ini biasanya tidak perlu adanya isyarat apakah sudah selesai makan atau belum. Meskipun sudah selesai makan roti, piring roti tersebut tidak boleh diangkat sampai tamu selesai makan hidangan utamanya. Sebaliknya meskipun roti tersebut masih utuh akan tetap diangkat sesudah tamu menyantap hidangan utamanya. Roti juga sebagai hidangan penyelang waktu, sambil menunggu hidangan yang sedang disiapkan di pantry serta untuk menyelingi soup.
Adapun tata cara makan roti adalah sebagai berikut.

  1. Ambil sebungkus mentega yang sudah terletak di atas butter dish atau B & B Plate, buka bungkusnya dan letakkan lagi di atas piring roti di sebelah kiri Anda.
  2. Roti bulat yang ada di piring roti, Anda ambil dengan tangan kanan, sobek dengan ukuran satu suapan dengan menggunakan tangan kiri, bagian yang masih besar di tangan kanan Anda letakkan lagi di piring roti.
  3. Tangan kanan Anda memegang butter knife untuk memotong dan mengoles mentega dari atas piring, setelah mentega dioleskan masukkan roti ke mulut dengan menggunakan tangan kiri.

 

  1. Salah satu manfaat dari bekerja dalam satu tim adalah beban pekerjaan menjadi lebih ringan, maksudnya adalah apabila semua unsur dalam tim tersebut bekerja secara terpadu tentu semua pekerjaan lebih cepat selesai dengan efektif dan efisien,  dan tim akan lebih kuat dalam menghadapi berbagai macam rintangan dan hambatan yang datang. Manusia sebagai mahluk sosial juga mempunyai banyak keterbatasan sehingga membutuhkan orang lain untuk menutupi keterbatasan yang dimiliki. Walaupun seseorang dapat melakukan suatu pekerjaan, belum tentu akan dapat melakukan pekerjaan yang lain. Dengan demikian

Bekerja dalam tim mutlak diperlukan untuk meringankan pekerjaan.

  1. Visi dan misi
    1. Visi adalah pandangan atau gambaran yang ingin dicapai oleh tim pada masa depan
    2. Misi adalah hal-hal yang harus dilaksanakan oleh sebuah tim untuk mencapai tujuan seperti yang disampaikan dalam visi sebuah tim.

 

  1. Tim informal adalah sebuah tim atau grup informal atau grup kepentingan (informal or interest group) diciptakan oleh anggota-anggotanya sendiri untuk meraih tujuan-tujuan yang belum tentu relevan dengan tujuan-tujuan organisasi. Tim ini juga tidak memiliki jangka waktu yang spesifik. Contoh: sekelompok karyawan yang makan siang bersama setiap hari, berdiskusi tentang bagaimana cara memperbaiki produktivitas kerja. Namun, saat makan siang selesai, karyawan tersebut akan

mencari teman lain atau aktivitas lain.

10.  Tiga contoh profesi yang memerlukan pengetahuan dan keahlian khusus:

  1. Dokter
  2. Guru
  3. Pilot

Sumber : http://purenama.blogspot.com/2012/03/menerapkan-prinsip-prinsip-kerjasama.html

Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI2

  1. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi2
  2. Proses Komunikasi3
  3. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja. 4
  4. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI7

  1. Teknik Berkomunikasi7
  2. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai11
  3. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan. 13
  4. Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis. 18
  5. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja)  25
  6. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis. 26

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI28

  1. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya. 28
  2. Jenis-Jenis Media Komunikasi28
  3. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi29

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON.. 30

  1. Etika Bertelepon. 30
  2. Cara Menangani Telepon. 30
  3. Mencatat Pesan Telepon. 34
  4. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon. 34

DAFTAR PUSTAKA.. 35

 

 

 

 

 

 

MODUL 1
MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI

A.      Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi

  1. Pengertian Komunikasi

1)      Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan

2)      Menurut KBBI:

a)      Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak

b)      perhubungan

3)      Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media

4)      Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan

Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam:

  1. Komunikasi verbal

Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh:

1)      Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung

2)      Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato

3)      Membaca: buku, majalah, surat kabar

4)      Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama

  1. Komunikasi nonverbal

1)      Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat

2)      Memakai sesuatu seperti seragam

  1. Pengertian Lambang Komunikasi

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

 

 

Kegunaan lambang:

  1. Alat untuk mempengaruhi komunikan
  2. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan
  3. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan
  4. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan
  5. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi

Jenis-jenis lambang:

  1. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan.
  2. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll
  3. Lambang warna: lampu lalu lintas,
  4. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar
  5. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen
  6. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll
  7. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah

Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam:

1)      Lambang dibuat oleh manusia

2)      Mempunyai nilai komunikasi

3)      Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru

B.      Proses Komunikasi

  1. Unsur-unsur komunikasi
  2. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan
  3. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll
  4. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang
  5. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan
  6. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan
  7. Efek yang timbul karena berkomunikasi
  8. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu
  9. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya
  10. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan
  11. Proses komunikasi
  12. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka)
  13. Proses komunikasi bermedia

Dibagi menjadi dua macam:

1)      Komunikasi bermedia massa

2)      Komunikasi bermedia nirmassa

C.      Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja

Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis:

  1. Membaca
  2. Mendengarkan
  3. Berbicara
  4. menulis
  5. Faktor pendukung
  6. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan)

D.      Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi

Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat:

1)      Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan

2)      Mengandung kebenaran yang objektif

3)      Aktual, tepat waktu dan tepat guna

  1. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan

1)      Kejelasan

2)      Konsekuensi dan keseimbangan

3)      Kemampuan dan pelaksanaan

4)      Keseragaman

5)      Kelancaran distribusi

Menurut Scott M. Cultip dan Allen, dalam buku Effective Public Relations, faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications, isinya sebagai berikut:

  1. Credibility
  2. Context
  3. Content
  4. Clarity
  5. Continuity and consistency
  6. Capability of audience
  7. Channels of distribution
  8. Etika berkomunikasi

Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.

Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan, baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.

Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik, untuk dilakukan ketika berkomunikasi.

  1. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi
  2. Masalah dalam mengembangkan pesan
  3. Masalah dalam menyampaikan pesan

1)      Rintangan bersifat teknis

–          Kurangnya media yang dibutuhkan

–          Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik, akustik yang lemah, pesan tertulis yang tidak terbaca

–          Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai

2)      Rintangan perilaku

–          Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung

–          Adanya prasangka yang disebabkan emosi

–          Sikap yang otoriter dan keras kepala

3)      Rintangan bahasa

–          Menggunakan kata-kata, istilah yang tidak dipahami komunikan

–          Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat

–          Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele

–          Menggunakan kode-kode, lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas

–          Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan

4)      Rintangan struktur

Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Cara menghindari rintanga struktur:

a)      Seorang pimpinan harus terbuka, supel, mau dan mudah bergaul dengan bawahan

b)      Seorang bawahan harus memiliki rasa berani. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia

c)       Hubungan jangan terlalu formal

5)      Rintangan jarak

6)      Rintangan latar belakang

Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2:

a)      Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana)

b)      Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah)

  1. Cara memperbaiki komunikasi
  2. Persepsi
  3. Ketepatan
  4. Kredibilitas
  5. Pengendalian
  6. Kecocokan/keserasian

Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator:

1)      Membuat pesan secara lebih berhati-hati

2)      Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3)      Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat

  1. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi

Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah:

  1. Membaca
  2. Mendengarkan
  3. Membuat atau melakukan percakapan menarik
  4. Melakukan wawancara
  5. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil
  6. Berpidato dan melakukan presentasi
  7. Menulis surat, memo, disposisi, dan laporan

Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat, hal yang harus dilakukan sebagai berikut:

  1. Menilai diri pribadi secara jujur
  2. Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek
  3. Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MODUL 2
MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI

A.      Teknik Berkomunikasi

  1. Teknik berbicara dan bertanya efektif

Secara sederhana, teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut:

–          Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan

–          Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik

–          Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara

–          Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik

–          Menanggapi setiap reaksi, sran dan usul dari lawan bicara

  1. Prinsip berbicara efektif

1)      Memberi kesempatan kepada lawan bicara

2)      Menatap bergantian secara sopan

3)      Berbicara secara jelas, mengerti, dan jangan berbisik

4)      Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan

  1. Prinsip motivasi

Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang, kelompok, dan umum.

1)      Memberikan dorongan

2)      Menokohkan

3)      Dorongan ingin mengetahui

  1. Prinsip perhatian

Hal-hal yang dapat menarik perhatian:

1)      Hal-hal yang aneh

2)      Lucu

3)      Sekonyong-konyong terjadi

4)      Mencolok (dominan)

5)      Sesuai dengan kebutuhan

  1. Prinsip keindraan

Berkaitan dengan alat bantu:

1)      Over Head Projector (OHP)

Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih, terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa:

a)      Ringkasan dari uraian materi

b)      Bagan-bagan

c)       Grafik

d)      Gambar-gambar

e)      Definisi

2)      Film

3)      Tape recorder

  1. Prinsip pengertian

Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan:

1)      Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian, lalu kembali keseluruhan

2)      Uraian pembicaraan sistematis dan logis

3)      Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret

–          Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal)

–          Memberikan contoh

–          Memberikan ilustrasi

–          Memberikan suatu perbandingan

–          Memberikan hal-hal yang berlawanan

  1. Prinsip Ulangan

1)      Persiapan, penyajian dan penutup pembicaraan

a)      Persiapan

(1)    Pengetahuan

(2)    Sistematika (urutannya)

(3)    Tujuan

(4)    Tempat dan waktu

b)      Penyajian materi

(1)    Pendahuluan

(a)    Motivasi yang menarik perhatian

(b)   Tujuan

(c)    Ruang lingkup

(2)    Isi pembicaraan

Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. Di dalam penyajian hendaknya:

(a)    Jelas

(b)   Menarik

(c)    Lancar

(d)   Tertuju

(e)   dipahami

c)       Penutup pembicaraan

Memuat tentang:

(1)    Ringkasan materi yang dibahas

(2)    Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan

(3)    Memberikan harapan, saran-saran, ajakan dan sebagainya

2)      Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan

a)      Pendahuluan pembicaraan

Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan:

(1)    Motivasi yang menarik

(2)    Mengutarakan topik secara umum

(3)    Tujuan

(4)    Ruang lingkup

b)      Isi pembicaraan

Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya:

(1)    Lancar dan tidak ada gangguan

(2)    Menarik perhatian pendengar

(3)    Uraian harus jelas, mudah di tangkap, dimengerti dan dihayati

(4)    Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga

(5)    Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan

c)       Penutup pembicaraan

Hal-hal penting yang harus dikemukakan:

(1)    Ada ringkasan

(2)    Ada motivasi kembali

(3)    Ada saran pembicara kepada pendengar

(4)    Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar

3)      Alat bantu dalam penyajian pembicaraan

Dalam menggunakan alat peraga, seorang pembicara harus menyiapkan:

a)      Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila

b)      Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya

c)       Alat-alat peraga tiruan atau palsu

d)      Slide projektor, film projektor, OHP dan sebagainya.

4)      Gaya bahasa penyajian dalam berbicara

a)      Gerak-gerik

b)      Pakaian

c)       Sikap jiwa

d)      Suawa

e)      Pandangan mata

f)       Sikap badan

  1. Teknik membaca efektif

Manfaat membaca:

  1. Memperluas wawasan, pengetahuan, dan pengalaman
  2. Mengetahui nilai-nilai kehidupan, baik nilai spiritual maupun nilai material, dan teknologi
  3. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan
  4. Dapat mengenal Tuhan secara dalam
  5. Mengembangkan pola pikir
  6. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara

Cara membaca yang baik:

  1. Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan)
  2. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup
  3. Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas)
  4. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat
  5. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami
  6. Resapkan isi bacaan
  7. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis

Agar menjadi pembaca efektif, ikuti cara membaca efektif berikut ini:

  1. Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan
  2. Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan
  3. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam
  4. Membaca tidak menggerakan bibir
  5. Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan

Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

  1. Memahami judul bacaan
  2. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir
  3. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting
  4. Memahami isi topik secara mendalam
  5. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan
  6. Teknik mendengarkan secara aktif

Jenis mendengarkan aktif dan efektif, adalah sebagai berikut:

  1. Mendengarkan secara evaluatif
  2. Mendengarkan secara proyektif

Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Teknik mendengarkan secara proyektif, sebagai berikut:

1)      Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan

2)      Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan

3)      Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan

4)      Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media, pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami

 

  1. Teknik menulis efektif
  2. Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi

1)      Bertele-tele

2)      Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan

3)      Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4)      Informasi penting tidak terdapat dalam isi

  1. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif

Hal-hal yang harus diperhatikan:

1)      Subjek dan tujuan harus jelas

2)      Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3)      Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

4)      Semua informasi yang penting harus sudah ada

5)      Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas, singkat dan sesuai situasi komunikasi), mencakup:

a)      Pemilihan kata yang tepat

b)      Penggunaan kalimat efektif

B.      Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai

  1. Komunikasi Verbal

–          Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan

–          Dalam ilmu komunikasi, komunikasi verbal tidak hanya lisan, meliputi lisan dan tulisan

–          Bahasa diartikan sebagai lambang verbal

–          Jadi , komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media.

–          Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan

Contoh komunikasi verbal:

  1. Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai kata-kata lisan/tulisan
  2. Bertelepon kepada keluarga, teman, sahabat, rekan kerja
  3. Berbincang-bincang secara langsung
  4. Berdiskusi, berpidato, membacakan puisi di depan kelas
  5. Berdiskusi, rapat, meeting, dan seminar
  6. Membaca surat kabar, majalah, jurnal
  7. Mendengarkan radio, walkman
  8. Menonton televisi
  9. Menggunakan komputer, internet

Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut:

  1. Mendengarkan: 45%
  2. Berbicara: 30%
  3. Membaca: 16%
  4. Menulis: 9%
  5. Komunikasi Nonverbal

Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal:

  1. Mc. Garry, komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori, yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language), semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language), dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language).
  2. Tubbs dan Carter

Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas, yaitu:

  1. Menitikkan air mata sebagai tanda haru
  2. Menangis sebagai tanda kecewa, sedih, kesal, saking marahnya
  3. Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan
  4. Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan
  5. Tersenyum, berjabat tangan, melambaikan tangan sebagai rasa senang, simpati dan penghargaan
  6. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang
  7. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju
  8. Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju
  9. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal
  10. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta
  11. Komunikasi Kelompok

C.      Menerapkan Komunikasi Secara Lisan

Dibagi menjadi 3 macam:

  1. Komunikasi individu dengan kelompok
  2. Kelompok dengan individu
  3. Kelompok dengan kelompok

Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam:

  1. Komunikasi kelompok formal

Ciri-ciri:

1)      Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu

2)      Ada prosedur tertentu

3)      Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi

4)      Diwujudkan dalam bentuk tertulis

5)      Ada hierarki tertentu

  1. Komunikasi kelompok nonformal

Ciri-ciri:

1)      Waktu dan tempat tidak menentu

2)      Tidak ada prosedur yang tentu

3)      Objek pembicaraannya tidak mienentu

4)      Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan

5)      Tidak ada hierarki tertentu

  1. Diskusi

Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap.

Menurut KBBI, diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah)

Istilah-istilah lain tentang rapat:

  1. Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah.
  2. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan
  3. Seminar, adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli.

 

 

  1. Rapat
  2. Pengertian rapat

1)      Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. The Liang Gie, adalah pertemuan antar anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

2)      Menurut bahasa inggris, disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu

Kesimpulan, tujuan diselenggarakannya rapat:

1)      Untuk memberi informasi

2)      Melakukan kerja sama

3)      Memecahkan permasalahan

4)      Memenuhi peraturan

  1. Jenis-jenis rapat

1)      Rapat penjelasan

Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2)      Rapat pemecahan masalah

Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah

3)      Rapat perundingan

Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan

  1. Syarat rapat yang baik

Persiapan rapat:

1)      Penetapan tanggal, hari dan jam rapat

2)      Penetapan tempat/untuk rapat

3)      Akomodasi yang diperlukan

4)      Konsumsi

5)      Peralatan yang membantu kelancaran rapat

Syarat rapat yang baik:

1)      Suasana terbuka

2)      Partisipasi penuh

3)      Bimbingan dan kontrol

4)      Ada argumentasi

5)      Pertanyaan singkat

6)      Menghindari klik kelompok

7)      Ada kesimpulan

  1. Tipe-tipe pimpinan rapat

1)      Otoriter: mau menang sendiri, lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan, memaksakan pendapat, peserta rapat harus menyetujuinya

2)      Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian, keputusan diserahkan kepada peserta

3)      Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah, peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul, pendapat dan saran.

  1. Tipe-tipe peserta rapat

1)      Tipe pemersatu

Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan.

2)      Tipe penyerang

Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran.

3)      Tipe inisiatif

Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar

4)      Tipe perantara

Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas.

5)      Tipe pemberi informasi

Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasi-informasi, sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah.

6)      Tipe pendengar

Adalah peserta rapat yang kurang aktif. Hanya bisa menjadi pendengar.

7)      Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan.

  1. Fungsi peserta rapat

1)      Sebagai penyumbang pendapat

2)      Penyumbang data

3)      Perumus kesimpulan

4)      Penerima hasil keputusan

5)      Pembantu pimpinan

  1. Pengendalian rapat

1)      Pengendalian bebas terbatas

2)      Pengendalian secara ketat

3)      Pengendalian rapat dengan kombinasi

  1. Teknik bertanya dalam rapat

Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain:

1)      Harus ada persiapan yang mantap

2)      Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan

3)      Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton

4)      Meyakinkan di dalam bertanya

5)      Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat

Teknik bertanya ada 4 macam:

1)      Pertanyaan langsung

2)      Pertanyaan umum

3)      Pertanyaan mengembalikan

4)      Pertanyaan yang dioperkan

  1. Pelaksanaan rapat

1)      Pembukaan rapat

MC, membuka rapat biasanya dengan membacakan:

a)      Acara rapat

b)      Tata tertib rapat

c)       Motivasi

d)      Pengenalan masalah yang akan dibahas

e)      Tujuan diadakan rapat

f)       Tanggapan-tanggapan atau saran

g)      Lain-lain

2)      Pembagian tugas

a)      Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas

b)      Penunjukan kelompok pengendali (steering committee)

c)       Penunjukan tim perumus (kelompok)

3)      Rapat kelompok

Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi:

a)      Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok

b)      Alternatif pemecahan masalah

c)       Pembahasan konsep

d)      Pemilihan ide terbaik

e)      Perumusan oleh tim perumus

 

 

4)      Rapat pleno

Kegiatan dalam rapat pleno:

a)      Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya

b)      Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan

c)       Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan

5)      Perumusan

Setelah pleno selesai, kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi:

a)      Perumusan sistematis dan logis

b)      Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar

c)       Perumusan redaksional, yaitu tata tulis dan penyajian yang betul

6)      Penyelesaian

Setelah hasil rapat diolah, selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. Penyelesaian tahap akhir, meliputi:

a)      Pengetikan naskah

b)      Reproduksi naskah

c)       Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orang-orang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut.

  1. Penyelenggaraan rapat

Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat:

1)      Undangan rapat

Isi undangan:

a)      Hari, tanggal dan jam

b)      Tempat rapat

c)       Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat

d)      Bila perlu, dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca

2)      Persiapan ruangan rapat

Jenis-jenis tata ruang rapat:

Otoriter:

Tata ruang berbentuk setengah lingkaran, huruf U, huruf V, setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf

Demokratis:

Bentuk lingkaran (meja bundar), segi empat memanjang

 

3)      Alat-alat tulis

a)      Map dengan perlengkapannya, yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, foto kopi surat-surat keputusan, buku referensi dan sebagainya

b)      Pensil, ballpoint, penghapus dan sebagainya

c)       Laptop, karbon, kertas stensil, HVS, tinta stensil, dan sebagainya.

4)      Akomodasi

5)      Kesehatan

6)      Minuman dan makanan kecil

Pelayanan dan penyajian sebaiknya:

a)      Tidak mengganggu jalannya rapat

b)      Memperhatikan menu, kesehatan dan kebersihan

D.      Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis

  1. Surat

Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat, mempunyai sasaran tunggal, dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator.

Pedoman dalam melakukan surat menyurat:

  1. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi
  2. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi
  3. Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya
  4. Harus memilih alat tulis menulis yang baik

Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi

Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif.

Cara menulis surat yang baik:

  1. Keinginan pembaca diutamakan
  2. Kalimatnya sederhana
  3. Nada bahasanya tepat
  4. Harus merumuskan isi surat
  5. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas
  6. Dapat mengatur alinea
  7. Sedapat mungkin menghindari kesalahan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat:

  1. Penetapan tujuan
  2. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat
  3. Penyusunan isi surat

1)      Tetapkan dulu maksudnya

2)      Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat

3)      Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti

4)      Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan

5)      Perhatikan bentuk surat

6)      Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat

  1. Telegram

Telegram berasal dari bahasa yunani, tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh.

  1. Buku

Adalah lembaran-lembaran kertas, jumlah halaman yang berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca.

Ciri-ciri buku:

  1. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi
  2. Jangka terbitnya: tidak menentu
  3. Bentuknya: lembaran yang terjilid
  4. Sifat isinya: tulisan, gambar, grafik dan sejenisnya
  5. Sasarannya: masyarakat umum
  6. Laporan

Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya, yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. Pengertian laporan menurut ahli:

  1. Prof. Dr. Prayudi Atmosudirjo, adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi
  2. J. C Denyer, report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki).

Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya.

 

 

  1. Fungsi laporan

Fungsi laporan:

1)      Alat untuk menyampaikan informasi

2)      Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan

3)      Bahan pengambilan keputusan

4)      Alat untuk membina kerja sama

5)      Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman

Syarat-syarat laporan yang baik:

1)      Objektif (memakai kriteria umum)

2)      Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama)

3)      Langsung mengena sasaran

4)      Keterangan yang dimuat harus lengkap

5)      Harus tegas dan konsisten

6)      Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan

7)      Mudah diikuti (sistematis)

  1. Jenis laporan

1)      Ditinjau dari segi isi dan maksudnya

a)      Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan

b)      Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam

c)       Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam

d)      Laporan pertanggungjawaban, yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal:

(1)    Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung

(2)    Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report)

e)      Laporan kelayakan, yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik, setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan, layak atau tidak

2)      Ditinjau dari segi bentuknya

a)      Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek)

b)      Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak lima halaman

c)       Laporan berbentuk naskah

3)      Ditinjau dari sifatnya

a)      Laporan biasa

b)      Laporan penting (rahasia)

4)      Ditinjau dari segi penyampaiannya

a)      Laporan lisan

b)      Laporan tulisan

c)       Laporan visual

5)      Dari segi waktu dan periodisasi

a)      Laporan rutin (harian), tahunan

b)      Laporan berkala, mingguan, bulanan

  1. Pengumpulan data

1)      Observasi

2)      Angket

3)      Wawancara

4)      Lokasi

Tata cara penulisan laporan:

a)      Menentukan perihal atau subjek

b)      Mengumpulkan data dan fakta

c)       Mengurutkan/mengklasifikasikan data

d)      Mengevaluasi dan mengolah data

e)      Membuat kerangka laporan

  1. Penyusunan garis besar laporan

Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

1)      Deskripsi keadaan aktual

a)      Tujuan

b)      Latar belakang

c)       Landasan yang yuridis

d)      Data statistik

2)      Analisis objek yang dilaporkan, meliputi:

  1. Pendekatan
  2. Asas-asas
  3. Teknik dan model matematik
  4. Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi dan evaluasi data
  5. Penemuan sebab-sebab
  6. Mencari jalan keluar

 

3)      Saran

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran:

a)      Penentuan pemecahan masalah

b)      Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi)

c)       Kesimpulan

d)      penutup

4)      ringkasan

  1. penyusunan konsep
  2. pengetikan laporan
  3. penjilidan laporan

hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik:

1)      jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan

2)      manila karton

3)      banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid

4)      jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab

5)      jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan

  1. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak

Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama.

Cara bernegosiasi:

  1. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak
  2. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan
  3. Kedua pihak harus dapat berdiplomasi
  4. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan
  5. Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci
  6. Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian

Contoh surat perjanjian:

  1. Surat perjanjian kerja
  2. Surat perjanjian sewa menyewa
  3. Surat perjanjian pinjam uang
  4. Surat perjanjian jual beli
  5. Surat perjanjian borongan
  6. Arti surat perjanjian

Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum.

 

  1. Syarat-syarat perjanjian

1)      Adanya kesepakatan dari para pihak

2)      Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian

3)      Adanya objek tertentu

4)      Suatu sebab yang halal

  1. Macam-macam surat perjanjian

Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. Contoh: perjanjian jual beli, sewa menyewa dan tukar menukar. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B.

  1. Tata cara penulisan surat perjanjian

1)      Judul perjanjian

2)      Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian

3)      Pernyataan kesepakatan

4)      Isi perjanjian

5)      Saat dan jangka waktu berlakunya

6)      Domisili/tempat

7)      Penyelesaian perselisihan

8)      Klausa penutup

  1. Bagian surat

1)      Awal (permulaan perjanjian)

2)      Isi perjanjian

3)      Akhir perjanjian

  1. Surat perjanjian sewa menyewa

1)      Pengertian

Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.

2)      Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa

a)      Objek atau barang yang disewakan

b)      Tujuan penggunaan objek yang disewakan

c)       Harga sewa yang disetujui

d)      Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan

e)      Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga

f)       Pengembalian objek yang disewakan

3)      Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan:

a)      Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa

b)      Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan

c)       Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syarat-syarat yang dikehendaki kedua belah pihak

d)      Dalam mengemukakan hak dan kewajiban, masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak

e)      Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan

f)       Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama

  1. Perjanjian Pemasaran

Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan.

Perjanjian pemasaran dibuat untuk:

  1. Memasarkan produk yang sama, wilayah tempat pemasaran yang beda
  2. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama), wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan

Isi surat perjanjian secara umum meliputi:

  1. Judul perjanjian
  2. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian
  3. Pernyataan kesepakatan
  4. Isi perjanjian
  5. Saat dan jangka waktu berlalu
  6. Tempat kedudukan menurut hukum
  7. Penyelesaian perselisihan
  8. Bagian penutup
  9. Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan, sesuai dengan batas waktu

Menurut KBBI, draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya); buram.

Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan, maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Tata cara menulis draf:

  1. Menuliskan tema, judul permasalahan (bagian pendahuluan)
  2. Latar belakang permasalahan
  3. Tujuan permasalahan
  4. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja
  5. Tempat pelaksanaan kerja
  6. Arti penting etika dalam berkomunikasi

E.       Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja)

Etika memuat aturan-aturan, sopan santun, nilai-nilai dan norma-norma, serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan.

Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai;

  1. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik
  2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya
  3. Komunikasi antar personal kantor

Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal, vertikal, maupun diagonal. Pengurusan informasi, yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka

  1. Arti penting komunikasi kantor

Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut:

  1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:

1)      Bawahan dengan atasan

2)      Bawahan dengan bawahan

3)      Atasan dengan atasan

4)      Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan

  1. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai
  2. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai
  3. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien
  4. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan
  5. Semua informasi, keterangan, dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh
  6. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai
  7. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing
  8. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai
  9. Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan
  10. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan
  11. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif
  12. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia
  13. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal
  14. Alat utama bagi anggota organisasi
  15. Penting bagi pengambilan keputusan
  16. Pelaksanaan komunikasi kantor
  17. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya, begitu pula sebaliknya
  18. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi.
  19. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya.

Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan, terutama pada:

  1. Kecepatan kerja
  2. Kecermatan kerja
  3. Semangat kerja sama
  4. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan
  5. Kemungkinan tumbuhnya pemimpin

F.       Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis

Menurut KBBI, identifikasi adalah tanda kenal diri; penentu/penetapan identitas seseorang; benda; dan sebagainya

Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas; metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan.

Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis, langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain;

  1. Pemahaman pengertian
  2. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis

Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap:

  1. Perencanaan
  2. Komposisi
  3. revisi
  4. Menentukan tujuan

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis:

  1. Memberi informasi
  2. Persuasi (persuating)
  3. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan
  4. Menganalisis komunikan

Komunikan harus dianalisis; siapa mereka, bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui?

  1. Cara mengembangkan keadaan komunikan, yaitu:

1)      Berapa jumlah dan bagaimana komunikan?

2)      Siapa komunikan?

3)      Bagaimana reaksi komunikan?

4)      Bagaimana tingkat pemahaman komunikan?

5)      Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan?

  1. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu:

1)      Carilah apa yang diinginkan komunikan

2)      Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap

3)      Sampaikan semua informasi yang diperlukan

4)      Yakinkan bahwa informasinya akurat

5)      Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan

  1. Menentukan ide pokok

Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan.

  1. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi

Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Apakah menggunakan surat, laporan, media pidato atau presentasi.

 

MODUL 3
MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI

A.      Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya

Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.

Fungsi media komunikasi:

  1. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi
  2. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi
  3. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi
  4. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi
  5. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator
  6. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi
  7. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak
  8. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator
  9. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya
  10. Audial (pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll
  11. Visual (penglihatan): surat, poster, OHP, dll
  12. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll
  13. Berdasarkan sasarannya
  14. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon, surat, telegrapf, brosur, plakat, dll
  15. Massa: radio, televisi, film, surat kabar, majalah, dll
  16. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari
  17. Surat pribadi (visual)
  18. Telepon (audial)
  19. Pertemuan (audio-visual)

B.      Jenis-Jenis Media Komunikasi

Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung.

  1. Wawancara (audio-visual)

Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal.

  1. Kunjungan

Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi.

 

 

  1. Multimedia

Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.

C.      Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi

  1. Media audio (pendengaran)
  2. Keuntungan:

–          Alatnya sangat sederhana

–          Mudah dibuat dan dipergunakan

–          Harganya relatif murah

–          Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya

  1. Kelemahan:

–          Sulit dikontrol

–          Kualitas suara cenderung menurun

–          Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru

–          Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual

  1. Media visual
  2. Keuntungan:

–          Menghemat tenaga

–          Menghemat waktu

–          Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah

–          Biaya pembuatannya relatif murah

–          Informasi yang disampaikan lebih jelas

  1. Kelemahan:

–          Biasanya menimbulkan rasa bosan

–          Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan

–          Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya

  1. Media audio visual
  2. Keuntungan:

–          Tidak membosankan

–          Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti

–          Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan

–          Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya

  1. Kelemahan:

–          Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang

–          Memakan tempat yang luas

–          Biayanya relatif mahal

–          Perlu waktu di dalam persiapan

 

 

 

MODUL 4
MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

A.      Etika Bertelepon

Yang harus diperhatikan secara umum:

  1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering
  2. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
  3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
  4. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
  5. Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan
  6. Bertanya dengan bijaksana
  7. Mencatat pesan atau pembicaraan
  8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
  9. Meletakan gagang telepon dengan pelan

Yang harus diperhatikan secara khusus:

  1. Menggunakan bahasa resmi, terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon
  2. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon
  3. Tidak berbicara sambil makan
  4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
  5. Tidak berbicara dengan nada kasar
  6. Janganlah berbicara dengan nada memerintah
  7. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama
  8. Tidak mentransfer berkali-kali, apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
  9. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
  10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon
  11. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls)
  12. Hal umum dalam menerima telepon

B.      Cara Menangani Telepon

1)      Angkat sesegera mungkin

2)      Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung

3)      Gunakan bahasa resmi

4)      Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat, secepatnya dihubungkan kepada yang dituju

5)      Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah

6)      Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal yang harus diperhatikan. Tanyakan dulu identitas penelepon

7)      Bersikap sopan, ramah, hangat dan akrab

  1. Hal khusus dalam menerima telepon

1)      Angkat gagang telepon dengan tangan kiri

2)      Menyampaikan salam

3)      Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan

4)      Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon

5)      Bila penelepon kurang jelas, jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan

6)      Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya

7)      Usahakanlah menerima telepon dengan semangat

8)      Jika penelepon tidak ramah, tanganilah dengan cara profesional

9)      Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon

10)   Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas

11)   Menyebut nama penelepon dengan tepat

  1. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C)

1)      Caring

Memerhatikan, mendengarkan, dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

2)      Commited

Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi

3)      Confident

Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri

4)      Considerate

Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

5)      Controlled

Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.

6)      Creative

Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon

7)      Contagious

Bersikap gembira, antusias, sejuk dan damai kepada penelepon.

Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon, yaitu suara yang memberikan kesan santun, bersahabat dan penuh perhatian.

 

Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan:

1)      Berbicara dengan kecepatan yang normal

2)      Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon

3)      Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras

4)      Berbicara dengan nada yang santun, ramah dan rasa ingin membantu penelepon

  1. Peralatan dalam menerima telepon

1)      Pesawat telepon

2)      Kalender meja

3)      Jam dindings

4)      Alat tulis, seperti pensil dan ballpoint

5)      Lembar pesan telepon

6)      Daftar nomor telepon ekstensi internal

7)      Buku daftar telepon masuk

  1. Mentransfer sambungan telepon

1)      Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan

2)      Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon

3)      Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan

4)      Jika yang dituju bersedia menerima telepon, persilahkan penelepon untuk segera bicara

5)      Jika saluran tersebut sedang dipakai, segera informasikan kepada penelepon. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan

  1. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon
  2. Persiapan menelepon

1)      Siapkan nomor telepon yang hendak dituju

2)      Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint

3)      Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan

  1. Pelaksanaan menelepon

1)      Menekan nomor telepon yang dituju

2)      Bila ada kesalahan menelepon, segera minta maaf

3)      Bila tersambung, segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri

4)      Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon

5)      Mencatat hal-hal penting

6)      Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih

7)      Meletakkan gagang telepon dengan pelan

 

 

  1. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan

1)      Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan

a)      Putar atau tekan nomor yang dituju

b)      Bila terdengar telepon telah diangkat, ucapkan salam

c)       Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat

d)      Menyampaikan identitas diri

e)      Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud

f)       Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan

g)      Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan

2)      Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan

a)      Tekan nomor yang dituju

b)      Bila terdengar telah diangkat, ucapkan salam

c)       Pastikan nomor yang dituju tepat

d)      Menyampaikan identitas diri

e)      Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju

f)       Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan

  1. Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon

Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan:

  1. Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun
  2. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri
  3. Berbicara dengan nada tinggi, tidak sabar, cenderung kasar
  4. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat

Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tanda-tanda diatas:

  1. Bersikap tenang, sabar, hati-hati, namun waspada
  2. Tanyakan dengan sopan
  3. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia
  4. Jika penelepon semakin emosi, anda harus tetap tenang
  5. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat

 

C.      Mencatat Pesan Telepon

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon:

1)      Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon

2)      Memindahkan segera ke lembar pesan telepon

3)      Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju

4)      Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali

Cara mencatat isi pesan, yaitu:

  1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat.
  2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan
  3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis

D.      Menangani Masalah Hambatan Bertelepon

Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon:

  1. Alat: suara berisik, timbul tenggelam, mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada sambung tidak terdengar, atau sambungan terputus-putus
  2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik,

Agar percakapan dapat berjalan lancar, dapat digunakan alfabet komunikasi:

A=Alfa

B=Bravo

C=Charlie

D=Delta

E=Echo

F=Foxtrot

G=Golf

H=Hotel

I=India

J=Julie

K=Kilo

L=Lima

M=Mike

N=November

O=Oscar

P=Papa

Q=Quebec

R=Romeo

S=Sierra

T=Tanggo

U=Uniform

V=Victor

W=Whiskey

X=X-ray

Y=Yankey

Z=Zulu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Honiatri, Euis. 2010. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi.Bandung. CV Armico

Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran

Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

  1. Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagipihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.

Pengertian administrasi  dalam arti luas administrasi adalahkegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

  1. Pengertian:
    1. Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
    2. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
    3. Administrasi perkantoran ataumanajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengaturdan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

 

  1. Unsur administrasi menurut The Liang Gie:

a. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b.  Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
c.   Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.
d.  Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
e.   Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
f.   Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.
g.   Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
h.  Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

  1. Fungsi administrasi dalam perkantoran:
    a. Fungsi Rutin

Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
b.  Fungsi Teknis
Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
c.  Fungsi Analisis
Fungsi analisis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian barang.

  1. Tujuan Kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.
  2. Fungsi kantor:
    1. Menerima Informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan
telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis. Selain menerima
informasi yang masuk, kantor pun berfungsi memperoleh informasi lebih lanjut yang
mungkin diminta oleh manajemen.

  1. Merekam Informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan
apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan
hukum atau sebagai alat bukti. Selain itu, rekaman juga disimpan untuk memenuhi
kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

  1. Mengatur Informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut
dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya, laporan
dari suatu kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara jelas dan dapat
terbaca dengan baik. Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan
informasi atau data yang telah diatur dengan sistematis di kantor.
d.    Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila       pihak manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus/insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
e.   Melindungi Aset/Harta
Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala bentuk informasi
atau data yang diterima kantor merupakan aset atau harta yang dimiliki kantor tersebut.
Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila hanya dibatasi pada menerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta,(informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar-benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

  1. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatankegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC.
  2. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran:
    1. Lokasi kantor
    2. Gedung
    3. Peralatan
    4. Interior
    5. Mesin-mesin kantor
    6. Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi:
      1. Kantor: faktor keamanan, faktor lingkungan, dan faktor harga.
      2. Gedung:

1)         Gedung menjamin keamanandan kesehatan karyawan.
2)         Gedung memiliki sasilitas yang memadai.
3)         Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan).

  1. Peralatan:

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut.
1)         Perabotan kantor (office furniture): memilih perabotan kantor seperti meja, kursi, rak, laci-laci, yang tepat guna yang sesuai dengan kebutuhan kantor dan dapat menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.
2)          Perbekalan kantor (office supplies), memilih perbekalan kantor seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan peralatan habis pakai lainnya yang berkualitas.

  1. Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam

ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor yang berkualitas.

  1. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin
kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja,
dan kebutuhan kantor.

  1. Ruang lingkup administrasi perkantoran:
    1.  Kegiatan kantor
    2. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran

 

      1. Menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orangorang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertaliandengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
      2. Tiga ciri-ciri organisasi:
      3. Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).
      4. Dalam organisasi ada kerja sama.
      5. Dalam organisasi ada tujuan bersama.
        1. Prinsip-prinsip organisasi:
        2. Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum membuat suatu organisasi/badan, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan tujuan dari dibentuknya organisasi/badan tersebut. Tujuan ini harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

  1. Prinsip Pembagian Kerja

Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

  1. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/wewenang untuk
melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.

  1. Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan.

  1. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal.

  1. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

  1. Prinsip Koordinasi

Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.

  1. Bentuk-bentuk organisasi:
  2. Organisasi Garis/Lini

Pada bentuk organisasi garis/lini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan. Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi. Masing-masing pemimpin unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh terhadap bidang kerja unitnya. Semua karyawan pada unit tersebut menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit dan langsung mempertanggungjawabkannya kepada pimpinan unit.

  1. Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

  1. Organisasi Fungsional

Pada bentuk organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan).

  1. Kelebihan dan kekurangan bentuk organisasi garis/lini:

Kelebihan bentuk organisasi garis/lini, antara lain:

  1. kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan,
  2. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat,
  3. rasa kesetiakawanan antarkaryawan lebih tinggi karena lebih saling kenal.

Kekurangan bentuk organisasi garis/lini, antara lain:

  1. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut,
  2. biasanya pimpinan lebih cenderung bersifat otoriter,
  3. karyawan lebih sulit untuk berkembang.
  4. Kelebihan dan kekurangan bentuk organisasi fungsional:

Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain:

  1. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas,
  2. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan,
  3. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.

Kekurangan bentuk organisasi fungsional, antara lain:

  1. Sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah

terspesialisasi,

  1. Para karyawan yang merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama dan lebih

mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi,

  1. Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
  2. kelebihan dan kekurangan organisasi garis dan staf

Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain:

  1. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli,
  2. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas,
  3. Lebih mudah untuk menerapkan ”The right man on the right place”.

Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain:

  1. Kesetiakawanan antarkaryawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah

Karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal,

  1. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi.
  2. Gambar struktur organisasi garis/lini:

Gambar struktur organisasi fungsional:

Gambar struktur organisasi garis dan staf:

  1. Menurut George R. Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
  2. Fungsi pekerjaan kantor:
    1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
    2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
    3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

 

  1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Dengan perkataan lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/perusahaan dari mulai pucuk pimpinan tertinggi hingga tingkatan terendah.
  2. Pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan maksudnya, yaitu pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam suatu perusahaan, pekerjaan kantor memang tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi pekerjaan kantor sangat membantu dan menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
  3. Jenis-jenis pekerjaan kantor:
    1. Menghimpun

Pekerjaan menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan. Contohnya, mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

  1. Mencatat

Pekerjaan mencatat merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim, dan disimpan. Contohnya,
membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.

  1. Mengolah

Pekerjaan mengolah merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan
informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contohnya, membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keuangan.

  1. Menggandakan

Pekerjaan menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai
cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contohnya, memfotokopi surat, mencetak
informasi dengan printer atau risograph.

  1. Mengirim

Pekerjaan mengirim merupakan kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Contohnya, mengirim surat ke luar melalui pos,
mendistribusikan informasi, mengirim surat melalui faksimile, dan mengirim informasi dengan e-mail.

  1. Menyimpan

Pekerjaan menyimpan merupakan kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu yang aman. Contohnya, menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer, dan menyusun buku di perpustakaan.

  1. Melakukan komunikasi

Pekerjaan melakukan komunikasi merupakan kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat
respon dari penerima pesan. Contohnya, bertelepon, melakukan korespondensi, chatting, dan teleconference.

  1. Menghitung

Pekerjaan menghitung merupakan kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contohnya, menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan, dan
menghitung jumlah sarana dan prasarana.

  1. Ciri-ciri pekerjaan kantor:
    1. Bersifat pelayanan
    2. Bersifat terbuka dan luas
    3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
    4. Hasil dari jasa pekerjaan kantor:
      1. Surat, yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Surat merupakan produk atau hasil dari adanya kegiatan berkomunikasi,pengetikan, penggandaan,dan pengiriman.
      2. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.
      3. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.
      4. Dokumen tertulis, antara lain tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.
      5. Langkah-langkah membuat laporan:
        1. Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan.
        2. Mengumpulkan bahan, data, dan fakta.
        3. Mengklasifikasi data.
        4. Mengevaluasi dan mengolah data.
        5. Membuat kerangka laporan.

Kerangka laporan terdiri dari:
1)      Pendahuluan, berisi:

  • maksud dan tujuan dari laporan,
  • masalah pokok yang dilaporkan, dan
  • sistematika laporan.

2)      Batang tubuh, berisi:

  • data dan fakta pelaksanaan kegiatan,
  • kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan,
  • masalah yang terjadi, dan
  • pembahasan masalah.

3)      Penutup, berisi:

  • kesimpulan, dan
  • saran

4)      Lampiran pendukung/portofolio.

  1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir:
    1. Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat.
    2. Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas.
    3. Laporan harus lengkap.
    4. Laporan harus tegas dan konsisten.
    5. Laporan harus langsung mengenai sasaran.
    6. Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat.
    7. Laporan sebaiknya disertai dengan saran-saran.
    8. Laporan harus dibuat tepat waktu.
    9. Keuntungan membuat formulir:
      1. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal

penggunaan kertas.

  1. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan.
  2. Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan.
  3. Mengurangi kegiatan fotokopi.
  4. Jenis-jenis laporan

a.     Laporan berdasarkan waktu
1)  Laporan berkala/periodik
Laporan berkala, yaitu laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam  jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh: laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
2)    Laporan insidental
Laporan insidental, yaitu laporan yang dibuat apabila diperlukan.
b.     Laporan berdasarkan bentuk
1)  Laporan berbentuk surat
Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk
surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: Laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah.
2)    Laporan berbentuk naskah
Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan disampaikan dalam bentuk naskah,
baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau
notulen rapat.
3)    Laporan berbentuk memo
Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang ditulis menggunakan memo.
Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern, dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c.    Laporan berdasarkan penyampaian
1)  Laporan lisan
Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung.
2)    Laporan tertulis
Laporan tertulis adalah laporan yang disampaikan secara tertulis. Misalnya surat, naskah, dan memo.
3)    Laporan visual
Laporan visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Misalnya
disampaikan dengan menggunakan media presentasi (power point).
d.     Laporan berdasarkan sifat
1)  Laporan biasa
Laporan biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga iika laporan terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan dampak yang negatif.
2)    Laporan penting
Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
e.    Laporan berdasarkan isinya
1)  Laporan informatif
Laporan informatif adalah laporan yang hanya berisi informasi saja.
2)    Laporan rekomendasi
Laporan rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.
3)    Laporan analisa
Laporan analisa adalah laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam.
4)    Laporan kelayakan
Laporan kelayakan adalah laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik.
5)    Laporan pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

  1.   Pekerjaan-pekerjaan kantor menurut George R. Terry:
  2. Typing (mengetik)                              = 24,6%
  3. Calculating (menghitung)                                = 19,5%
  4. Checking (memeriksa)                      = 12,3%
  5. Filling (menyimpan)                           = 10,2%
  6. Telephoning (menelepon)                               =   8,8%
  7. Duplicating (menggandakan)        =   6,4%
  8. Mailing (persuratan)                          =   5,5%
  9. Other (lain-lain)                                    = 12,7%

Total                                                             100 %

  1. Pengertian sarana dan prasarana perkantoran:

sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah.

  1. Pengertian:
    1. Perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
    2. Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor
    3. Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
    4. Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
    5. e.    Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
    6. Layout/tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
    7. 5 contoh alat dari:
      1. Perlengkapan kantor: kertas, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas (perforator), stapler.
      2. Perabot kantor: meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, filing cabinet.
      3. Mesin-mesin kantor (office machine):  komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik manual dan elektronik, mesin fotokopi.
      4. Mesin komunikasi kantor: telepon, interkom, faksimile, dan telepon wireless.
      5. Interior kantor: struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan.
      6. Asas-asas tata ruang kantor:
        1. Asas jarak terpendek

Tata ruang yang terbaik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan, penyusunan tempat kerja karyawan, dan penempatan alat-alat kerja menempuh
jarak sependek-pendeknya. Jarak terpendek dapat dicapai apabila karyawan atau
alat-alat kerja diletakkan berurutan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan.
b.     Asas rangkaian kerja
Dalam menempatkan karyawan yang satu dengan yang lainnya harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan, ditempatkan dalam posisi terdekat, sehingga dalam menyelesaikan pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat. Sebaiknya karyawan selalu melangkah maju, tidak bergerak mundur atau menyilang dalam menyelesaikan pekerjaannya.
c.      Asas penggunaan seluruh ruangan
Penggunaan seluruh ruangan harus dilakukan. Jangan dibiarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien.
d.     Asas integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Misalnya, peralatan yang terdapat di ruang rapat tentunya haruslah peralatan yang fungsinya membantu terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik.
e.     Asas perubahan susunan tempat kerja
Perubahan susunan tempat kerja sangat diperlukan, sehingga ruang kerja tidak monoton. Hal ini juga untuk menghindari kebosanan karyawan. Oleh karena itu, penataan ruang perlu memperhatikan susunan tempat kerja, agar ketika ada perubahan tata letak tempat kerja, mudah dilakukan.
f.      Asas keamanan dan kepuasan karyawan
Tentu saja faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan karyawan harus diperhatikan.
Ruangan yang nyaman dapat membuat karyawan betah berlama-lama di kantor,
sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal, dan tentu saja akhirnya produktivitas dapat dicapai jika para karyawan bekerja dengan penuh semangat dan bergairah.

  1. Lima tujuan penyimpanan sarana dan prasarana kantor:
    1. Agar barang tidak cepat rusak.
    2. Agar tidak terjadi kehilangan barang.
    3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
    4. Memudahkan dalam pengawasan.
    5. Memudahkan dalam analisis barang.
    6. Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat untuk jangka waktu tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor:

  1. sebagai bahan pertanggungjawaban,
  2. sebagai pengendali persediaan,
  3. memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang,
  4. sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
  5. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:
    1. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
    2. Agar barang tidak mudah hilang.
    3. Agar barang tidak kadaluarsa.
    4. Agar barang tidak mudah susut.
    5. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
    6. Macam-macam buku inventaris barang:
      1.  Buku induk barang inventaris

Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

  1.  Buku golongan barang inventaris

Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

  1.  Buku catatan barang noninventaris

Buku catatan barang noninventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

  1. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor:
    1. agar peralatan tidak mudah hilang,
    2. adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan,
    3. memudahkan dalam pengecekan barang,
    4. memudahkan dalam pengawasan,
    5. memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
    6. 10 contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:
      1. Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan.
      2. Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu.
      3. Sediakan alat pemadam kebakaran.
      4. Jangan menyimpan bahan bakar.
      5. Pasang pengumuman dilarang merokok.
      6. Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (standard operating procedure).
      7. Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak.
      8. Perbaiki barang-barang yang rusak.
      9. Simpan barang-barang dengan benar dan baik.
      10. Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula.
      11. Matikan listrik dan AC sebelum pulang kerja.

 

  1.  Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

Tugas dan tanggung jawab personil kantor:

  1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
  2. Administrator atau bagian administrasi/tata usaha, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
  3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.
  4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.
  5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar.
    1. Rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
    2. Pedoman dalam analisa jabatan:
    3. Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan/tenaga kerja yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon tenaga kerja yang ada.

Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang:

  1. Qualified dan profesional.
  2. Jujur dan disiplin.
  3. Inovatif dan bertanggung jawab.
  4. Cakap dengan penempatan yang tepat.
  5. Kreatif dan dinamis.
  6. Berdedikasi tinggi.
  7. Memenuhi syarat Undang-undang Perburuhan.
  8. Dapat bekerja sama.
  9. Dapat bekerja mandiri.
  10. Mudah berkembang.
  11. Mempunyai budaya dan perilaku malu.
    1. Seleksi administrasi perlu dilakukan agar memperoleh karyawan yang sesuai dengan yang diharapkan.
    2. Seleksi karyawan merupakan tahapan yang sangat penting yang harus dilakukan perusahaan agar mendapatkan karyawan yang qualified (berkualitas), sehingga pembinaan, pengembangan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.
    3. Proses seleksi karyawan: penyaringan pelamar atau seleksi administratif, tes, wawancara awal, evaluasi latar belakang dan referensi, wawancara mendalam, test kesehatan/fisik, pengambilan keputusan.
    4. Persyaratan personil kantor meliputi persyaratan pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian.
    5. Seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mampu melakukan enam tugas pelayanan:
      1.  Menghimpun

Menghimpun, yaitu pekerjaan mencari, mengusahakan dan menghimpun segala sesuatu,
keterangan-keterangan yang berhubungan dengan perkerjaan kantor,sejak keterangan-keterangan tersebut belum ada, sudah ada tetapi berserakan (belum terhimpun), sampai keterangan-keterangan atau bahan tersebut terhimpun dan siap digunakan.

  1. Mencatat

Mencatat, yaitu pekerjaan yang membutuhkan peralatan tulis menulis, sehingga keterangan
atau bahan-bahan yang diperlukan tersebut dapat terwujud, menjadi tulisan atau bahan yang siap saji yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

  1. Mengolah

Mengolah, yaitu mengolah dan mengelola keterangan-keterangan atau bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan peralatan tertentu, sehingga dapat dipergunakan dengan baik.

  1. Menggandakan

Menggandakan, yaitu pekerjaan memperbanyak bahan-bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan peralatan tertentu, sehingga mencapai jumlah yang dibutuhkan.

  1. Mengirim

Mengirim, yaitu pekerjaan menyampaikan sesuatu bahan-bahan yang dibutuhkan dengan menggunakan perantara (kurir, pos, atau agen) dari satu pihak ke pihak lain.

  1. Menyimpan

Menyimpan, yaitu pekerjaan meletakkan suatu bahan/peralatan tertentu di suatu tempat
tertentu yang relatif aman dari kehilangan atau kerusakan.

  1. 10.    Kelebihan dan kekurangan internal rekrutment:

Keunggulan sumber internal:

  1. Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk
  2. promosi.
  3. Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.
  4. Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.
  5. Waktu perekrutan relatif singkat.

Kelemahan sumber internal:

  1. Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar
  2. perusahaan.
  3. Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.

 

  1.  Lima contoh kegiatan penggandaan:
    1. Pekerjaan kantor bersifat terbuka dan luas, artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekali pun. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di kantor, mulai dari ruang pimpinan, ruang kerja karyawan, hingga ruang office boy, bahkan juga di luar kantor.
    2. Perlengkapan kantor dalam bentuk buku:
    3. Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
    4. Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan

dengan organisasi, mulai dari sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur
kerja.

  1. Buku alamat relasi, yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai

macam organisasi lain/relasi yang khususnya yang sering melakukan kerja sama.

  1. Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
  2. Buku agenda surat, yaitu buku untuk mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

 

  1. Macam-macam personil kantor:
    1. Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi

Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

  1. Manajer

Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

  1. Staf atau Pembantu Ahli

Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor.

  1. Worker atau pegawai/pekerja

Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.

  1. Lima kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:
  2. Simpan barang-barang dengan benar dan baik.
  3. Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula.
  4. Matikan listrik dan AC sebelum pulang kerja.
  5. Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk.
  6. Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja.
    1. Komponenpelatihan dan pengembangan:
      1. Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus terukur dan jelas.
      2. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai.
      3. Metode pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan.
      4. Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
      5. Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.
      6. Perbedaan mutasi biasa dan mutasi promosi:

Mutasi biasa adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan, Sedangkan mutasi promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang, dan tanggung jawab yang lebih besar.

  1. Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih

rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun lebih rendah. Hal ini biasanya terjadi karena karyawan tersebut tidak mampu melaksanakan pekerjaannya.
Mutasi promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih
tinggi disertai dengan wewenang, dan tanggung jawab yang lebih besar.

  1. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja:
    1. Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang bersangkutan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan (misalnya:melakukan korupsi/tindak pidana penipuan).
    2. Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan perampingan/
    3. pengurangan karyawan, karena perusahaan mengalami kerugian secara terus-menerus.
    4. Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri.
    5. Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.
    6. Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi.
    7. Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.
    8. Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan.
    9. Pemberhentian karena meninggal dunia.
    10. Pemberhentian karena terkena wajib militer.
    11. Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.
    12. Dasar penurunan jabatan seseorang:
      1. Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman.
      2. Membangkang, contohnya: karyawan menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan baru tidak cocok (misal: secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai).
      3. Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah.
      4. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, di mana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan).
      5. Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

      Sumber  dari Penerbit Erlangga ( http://purenama.blogspot.com/2012/03/memahami-prinsip-prinsip.html )