Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI1

MODUL 1 MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI2

  1. Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi2
  2. Proses Komunikasi3
  3. Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja. 4
  4. Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi4

MODUL 2 MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI7

  1. Teknik Berkomunikasi7
  2. Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai11
  3. Menerapkan Komunikasi Secara Lisan. 13
  4. Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis. 18
  5. Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja)  25
  6. Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis. 26

MODUL 3 MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI28

  1. Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya. 28
  2. Jenis-Jenis Media Komunikasi28
  3. Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi29

MODUL 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON.. 30

  1. Etika Bertelepon. 30
  2. Cara Menangani Telepon. 30
  3. Mencatat Pesan Telepon. 34
  4. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon. 34

DAFTAR PUSTAKA.. 35

 

 

 

 

 

 

MODUL 1
MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI

A.      Pengertian Komunikasi dan Lambang Komunikasi

  1. Pengertian Komunikasi

1)      Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara orang-orang yang terlibat ada kesamaan makna mengenai sesuatu yang disampaikan

2)      Menurut KBBI:

a)      Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami;hubungan;kontak

b)      perhubungan

3)      Prof. Drs. Onong Uchjana, M.A, adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media

4)      Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty (dalam buku Bussines Commnunications Principles and Method), adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan

Komunikasi bisnis dibagi menjadi dua macam:

  1. Komunikasi verbal

Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh:

1)      Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung

2)      Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua, berpidato

3)      Membaca: buku, majalah, surat kabar

4)      Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama

  1. Komunikasi nonverbal

1)      Gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat

2)      Memakai sesuatu seperti seragam

  1. Pengertian Lambang Komunikasi

Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan, gambar atau tanda lainnya.

 

 

Kegunaan lambang:

  1. Alat untuk mempengaruhi komunikan
  2. Alat untuk menjadikan seseorang paham akan pesan yang disampaikan
  3. Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan
  4. Alat untuk menghubungkan komunikator dengan komunikan
  5. Alat untuk mencapai suatu tujuan komunikasi

Jenis-jenis lambang:

  1. Lambang gerak: menggunakan gerakan anggota badan.
  2. Lambang suara: menggunakan pendengaran. Contoh: suara sirine, tv, lonceng, berteriak, dll
  3. Lambang warna: lampu lalu lintas,
  4. Lambang gambar: rambu-rambu lalu lintas, iklan majalah, surat kabar
  5. Lambang bahasa: bahasa yang diucapkan. Contoh: nada lagu, irama, aksen
  6. Lambang huruf: huruf-huruf abjad, aksara jawa, dll
  7. Lambang angka: alat-alat hitung, kode telepon rumah

Franklin Fearing membagi karakteristik ciri lambang komunikasi menjadi 3 macam:

1)      Lambang dibuat oleh manusia

2)      Mempunyai nilai komunikasi

3)      Dipergunakan dengan maksud untuk mengadakan suatu situasi baru

B.      Proses Komunikasi

  1. Unsur-unsur komunikasi
  2. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan
  3. Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll
  4. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang
  5. Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan
  6. Efek atau feedback: pengaruh dari adanya pesan
  7. Efek yang timbul karena berkomunikasi
  8. Efek kognitif: menyebabkan komunikan menjadi lebih tahu
  9. Efek afektif: menyebabkan komunikan tergerak hatinya
  10. Efek behavioral: menyebabkan komunikan melakukan suatu tindakan
  11. Proses komunikasi
  12. Proses komunikasi secara langsung (tatap muka)
  13. Proses komunikasi bermedia

Dibagi menjadi dua macam:

1)      Komunikasi bermedia massa

2)      Komunikasi bermedia nirmassa

C.      Komunikasi Bisnis (Penjualan) di Tempat Kerja

Ada empat ketrampilan yang harus dimiliki pelaku bisnis:

  1. Membaca
  2. Mendengarkan
  3. Berbicara
  4. menulis
  5. Faktor pendukung
  6. Pemilihan informasi atau data yang akan disampaikan (pesan)

D.      Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi

Informasi/data/pesan harus memenuhi syarat:

1)      Penyampaian harus sesuai dengan yang dibutuhkan

2)      Mengandung kebenaran yang objektif

3)      Aktual, tepat waktu dan tepat guna

  1. Cara penyampaian atau pengiriman data atau pesan

1)      Kejelasan

2)      Konsekuensi dan keseimbangan

3)      Kemampuan dan pelaksanaan

4)      Keseragaman

5)      Kelancaran distribusi

Menurut Scott M. Cultip dan Allen, dalam buku Effective Public Relations, faktor agar komunikasi berlangsung efektif dikenal dengan sebutan The Seven C’Commnunications, isinya sebagai berikut:

  1. Credibility
  2. Context
  3. Content
  4. Clarity
  5. Continuity and consistency
  6. Capability of audience
  7. Channels of distribution
  8. Etika berkomunikasi

Etika adalah suatu ilmu yang membahas masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.

Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan, baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.

Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memerhatikan perilaku, sikap yang baik dan yang tidak baik, untuk dilakukan ketika berkomunikasi.

  1. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi
  2. Masalah dalam mengembangkan pesan
  3. Masalah dalam menyampaikan pesan

1)      Rintangan bersifat teknis

–          Kurangnya media yang dibutuhkan

–          Faktor fisik seperti sambungan kabel yang kurang baik, akustik yang lemah, pesan tertulis yang tidak terbaca

–          Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai

2)      Rintangan perilaku

–          Adanya pandangan yang bersifat apriori atau ada rasa tidak suka/tidak mendukung

–          Adanya prasangka yang disebabkan emosi

–          Sikap yang otoriter dan keras kepala

3)      Rintangan bahasa

–          Menggunakan kata-kata, istilah yang tidak dipahami komunikan

–          Menggunakan tata bahasa yang tidak tepat

–          Menggunakan kata-kata atau kalimat yang panjang dan bertele-tele

–          Menggunakan kode-kode, lambang-lambang atau bahasa isyarat yang tidak jelas

–          Tidak mengingat tingkat kemampuan atau pendidikan komunikan

4)      Rintangan struktur

Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur organisasi. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Cara menghindari rintanga struktur:

a)      Seorang pimpinan harus terbuka, supel, mau dan mudah bergaul dengan bawahan

b)      Seorang bawahan harus memiliki rasa berani. Pandangan bahwa pimpinan juga sama-sama manusia

c)       Hubungan jangan terlalu formal

5)      Rintangan jarak

6)      Rintangan latar belakang

Terjadi karena adanya perbedaan sosial dan pendidikan. Rintangan pendidikan dibagi menjadi 2:

a)      Taraf horizontal (pendidikan tingkat sarjana)

b)      Taraf vertikal (pendidikan tingkat dasar dan menengah)

  1. Cara memperbaiki komunikasi
  2. Persepsi
  3. Ketepatan
  4. Kredibilitas
  5. Pengendalian
  6. Kecocokan/keserasian

Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila komunikator:

1)      Membuat pesan secara lebih berhati-hati

2)      Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3)      Menggunakan sarana komunikasi yang cepat dan tepat

  1. Cara meningkatkan ketrampilan komunikasi

Ketrampilan komunikasi khusus yang harus dimiliki dalam komunikasi bisnis adalah:

  1. Membaca
  2. Mendengarkan
  3. Membuat atau melakukan percakapan menarik
  4. Melakukan wawancara
  5. Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil
  6. Berpidato dan melakukan presentasi
  7. Menulis surat, memo, disposisi, dan laporan

Agar ketrampilan komunikasi dapat meningkat, hal yang harus dilakukan sebagai berikut:

  1. Menilai diri pribadi secara jujur
  2. Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan-latihan atau praktek-praktek
  3. Menentukan setiap tujuan komunikasi secara jelas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MODUL 2
MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI

A.      Teknik Berkomunikasi

  1. Teknik berbicara dan bertanya efektif

Secara sederhana, teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut:

–          Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan

–          Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik

–          Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara

–          Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik

–          Menanggapi setiap reaksi, sran dan usul dari lawan bicara

  1. Prinsip berbicara efektif

1)      Memberi kesempatan kepada lawan bicara

2)      Menatap bergantian secara sopan

3)      Berbicara secara jelas, mengerti, dan jangan berbisik

4)      Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan

  1. Prinsip motivasi

Adalah prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang, kelompok, dan umum.

1)      Memberikan dorongan

2)      Menokohkan

3)      Dorongan ingin mengetahui

  1. Prinsip perhatian

Hal-hal yang dapat menarik perhatian:

1)      Hal-hal yang aneh

2)      Lucu

3)      Sekonyong-konyong terjadi

4)      Mencolok (dominan)

5)      Sesuai dengan kebutuhan

  1. Prinsip keindraan

Berkaitan dengan alat bantu:

1)      Over Head Projector (OHP)

Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih, terlebih dahulu harus ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Tulisan pada transparansi sebaiknya berupa:

a)      Ringkasan dari uraian materi

b)      Bagan-bagan

c)       Grafik

d)      Gambar-gambar

e)      Definisi

2)      Film

3)      Tape recorder

  1. Prinsip pengertian

Dalam prinsip ini hendaknya pembicara memperhatikan:

1)      Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian, lalu kembali keseluruhan

2)      Uraian pembicaraan sistematis dan logis

3)      Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret

–          Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal)

–          Memberikan contoh

–          Memberikan ilustrasi

–          Memberikan suatu perbandingan

–          Memberikan hal-hal yang berlawanan

  1. Prinsip Ulangan

1)      Persiapan, penyajian dan penutup pembicaraan

a)      Persiapan

(1)    Pengetahuan

(2)    Sistematika (urutannya)

(3)    Tujuan

(4)    Tempat dan waktu

b)      Penyajian materi

(1)    Pendahuluan

(a)    Motivasi yang menarik perhatian

(b)   Tujuan

(c)    Ruang lingkup

(2)    Isi pembicaraan

Adalah mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. Di dalam penyajian hendaknya:

(a)    Jelas

(b)   Menarik

(c)    Lancar

(d)   Tertuju

(e)   dipahami

c)       Penutup pembicaraan

Memuat tentang:

(1)    Ringkasan materi yang dibahas

(2)    Memberikan motivasi kembali kepada para pendengar/komunikan

(3)    Memberikan harapan, saran-saran, ajakan dan sebagainya

2)      Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan

a)      Pendahuluan pembicaraan

Hal-hal yang harus dimuat dalam pendahuluan:

(1)    Motivasi yang menarik

(2)    Mengutarakan topik secara umum

(3)    Tujuan

(4)    Ruang lingkup

b)      Isi pembicaraan

Dalam menyampaikan isi pembicaraan komunikator hendaknya:

(1)    Lancar dan tidak ada gangguan

(2)    Menarik perhatian pendengar

(3)    Uraian harus jelas, mudah di tangkap, dimengerti dan dihayati

(4)    Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat peraga

(5)    Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan

c)       Penutup pembicaraan

Hal-hal penting yang harus dikemukakan:

(1)    Ada ringkasan

(2)    Ada motivasi kembali

(3)    Ada saran pembicara kepada pendengar

(4)    Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para pendengar

3)      Alat bantu dalam penyajian pembicaraan

Dalam menggunakan alat peraga, seorang pembicara harus menyiapkan:

a)      Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila

b)      Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya

c)       Alat-alat peraga tiruan atau palsu

d)      Slide projektor, film projektor, OHP dan sebagainya.

4)      Gaya bahasa penyajian dalam berbicara

a)      Gerak-gerik

b)      Pakaian

c)       Sikap jiwa

d)      Suawa

e)      Pandangan mata

f)       Sikap badan

  1. Teknik membaca efektif

Manfaat membaca:

  1. Memperluas wawasan, pengetahuan, dan pengalaman
  2. Mengetahui nilai-nilai kehidupan, baik nilai spiritual maupun nilai material, dan teknologi
  3. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan
  4. Dapat mengenal Tuhan secara dalam
  5. Mengembangkan pola pikir
  6. Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara

Cara membaca yang baik:

  1. Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan)
  2. Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan sorot cahaya yang cukup
  3. Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas)
  4. Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat
  5. Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan belum sepenuhnya dipahami
  6. Resapkan isi bacaan
  7. Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat yang telah ditulis

Agar menjadi pembaca efektif, ikuti cara membaca efektif berikut ini:

  1. Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan
  2. Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan bacaan
  3. Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau bergumam
  4. Membaca tidak menggerakan bibir
  5. Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan

Proses membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

  1. Memahami judul bacaan
  2. Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir
  3. Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil mencatat bagian yang penting
  4. Memahami isi topik secara mendalam
  5. Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan
  6. Teknik mendengarkan secara aktif

Jenis mendengarkan aktif dan efektif, adalah sebagai berikut:

  1. Mendengarkan secara evaluatif
  2. Mendengarkan secara proyektif

Pendengar berusaha memproyeksikan diri ke alam pikiran pembaca. Teknik mendengarkan secara proyektif, sebagai berikut:

1)      Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan

2)      Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan

3)      Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan

4)      Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media, pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami

 

  1. Teknik menulis efektif
  2. Beberapa penyebab tidak terorganisirnya komunikasi

1)      Bertele-tele

2)      Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan

3)      Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4)      Informasi penting tidak terdapat dalam isi

  1. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis pesan atau informasi yang efektif

Hal-hal yang harus diperhatikan:

1)      Subjek dan tujuan harus jelas

2)      Semua informasi atau pesan harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3)      Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

4)      Semua informasi yang penting harus sudah ada

5)      Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas, singkat dan sesuai situasi komunikasi), mencakup:

a)      Pemilihan kata yang tepat

b)      Penggunaan kalimat efektif

B.      Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai

  1. Komunikasi Verbal

–          Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal berarti komunikasi lisan

–          Dalam ilmu komunikasi, komunikasi verbal tidak hanya lisan, meliputi lisan dan tulisan

–          Bahasa diartikan sebagai lambang verbal

–          Jadi , komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan lambang bahasa sebagai media.

–          Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan maupun tulisan

Contoh komunikasi verbal:

  1. Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai kata-kata lisan/tulisan
  2. Bertelepon kepada keluarga, teman, sahabat, rekan kerja
  3. Berbincang-bincang secara langsung
  4. Berdiskusi, berpidato, membacakan puisi di depan kelas
  5. Berdiskusi, rapat, meeting, dan seminar
  6. Membaca surat kabar, majalah, jurnal
  7. Mendengarkan radio, walkman
  8. Menonton televisi
  9. Menggunakan komputer, internet

Dalam kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut:

  1. Mendengarkan: 45%
  2. Berbicara: 30%
  3. Membaca: 16%
  4. Menulis: 9%
  5. Komunikasi Nonverbal

Beberapa pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal:

  1. Mc. Garry, komunikasi verbal terbagi dalam 3 kategori, yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori lainnya (the objeck language), semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language), dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language).
  2. Tubbs dan Carter

Beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas, yaitu:

  1. Menitikkan air mata sebagai tanda haru
  2. Menangis sebagai tanda kecewa, sedih, kesal, saking marahnya
  3. Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan
  4. Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa kesal yang ditahan
  5. Tersenyum, berjabat tangan, melambaikan tangan sebagai rasa senang, simpati dan penghargaan
  6. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang
  7. Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju
  8. Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju
  9. Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang yang meninggal
  10. Menggunakan baju warna cerah ketika pesta
  11. Komunikasi Kelompok

C.      Menerapkan Komunikasi Secara Lisan

Dibagi menjadi 3 macam:

  1. Komunikasi individu dengan kelompok
  2. Kelompok dengan individu
  3. Kelompok dengan kelompok

Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam:

  1. Komunikasi kelompok formal

Ciri-ciri:

1)      Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu

2)      Ada prosedur tertentu

3)      Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi

4)      Diwujudkan dalam bentuk tertulis

5)      Ada hierarki tertentu

  1. Komunikasi kelompok nonformal

Ciri-ciri:

1)      Waktu dan tempat tidak menentu

2)      Tidak ada prosedur yang tentu

3)      Objek pembicaraannya tidak mienentu

4)      Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan

5)      Tidak ada hierarki tertentu

  1. Diskusi

Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap.

Menurut KBBI, diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu masalah)

Istilah-istilah lain tentang rapat:

  1. Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah.
  2. Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa orang atas suatu permasalahan atau persoalan
  3. Seminar, adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli.

 

 

  1. Rapat
  2. Pengertian rapat

1)      Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. The Liang Gie, adalah pertemuan antar anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

2)      Menurut bahasa inggris, disebut meeting yaitu orang yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu

Kesimpulan, tujuan diselenggarakannya rapat:

1)      Untuk memberi informasi

2)      Melakukan kerja sama

3)      Memecahkan permasalahan

4)      Memenuhi peraturan

  1. Jenis-jenis rapat

1)      Rapat penjelasan

Adalah pertemuan yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2)      Rapat pemecahan masalah

Adalah pertemuan yang bertujuan untuk mencari pemecahan terhadap suatu masalah

3)      Rapat perundingan

Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan

  1. Syarat rapat yang baik

Persiapan rapat:

1)      Penetapan tanggal, hari dan jam rapat

2)      Penetapan tempat/untuk rapat

3)      Akomodasi yang diperlukan

4)      Konsumsi

5)      Peralatan yang membantu kelancaran rapat

Syarat rapat yang baik:

1)      Suasana terbuka

2)      Partisipasi penuh

3)      Bimbingan dan kontrol

4)      Ada argumentasi

5)      Pertanyaan singkat

6)      Menghindari klik kelompok

7)      Ada kesimpulan

  1. Tipe-tipe pimpinan rapat

1)      Otoriter: mau menang sendiri, lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan, memaksakan pendapat, peserta rapat harus menyetujuinya

2)      Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa pengendalian, keputusan diserahkan kepada peserta

3)      Demokratis: menjamin adanya lalu lintas komunikasi secara dua arah, peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul, pendapat dan saran.

  1. Tipe-tipe peserta rapat

1)      Tipe pemersatu

Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan.

2)      Tipe penyerang

Adalah peserta rapat yang gemar menyerang. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran.

3)      Tipe inisiatif

Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang lancar

4)      Tipe perantara

Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang jelas.

5)      Tipe pemberi informasi

Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasi-informasi, sehingga ia dapat menyumbangkan data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah.

6)      Tipe pendengar

Adalah peserta rapat yang kurang aktif. Hanya bisa menjadi pendengar.

7)      Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang suka memberi doronga semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan.

  1. Fungsi peserta rapat

1)      Sebagai penyumbang pendapat

2)      Penyumbang data

3)      Perumus kesimpulan

4)      Penerima hasil keputusan

5)      Pembantu pimpinan

  1. Pengendalian rapat

1)      Pengendalian bebas terbatas

2)      Pengendalian secara ketat

3)      Pengendalian rapat dengan kombinasi

  1. Teknik bertanya dalam rapat

Teknik bertanya yang mengandung nilai seni antara lain:

1)      Harus ada persiapan yang mantap

2)      Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan

3)      Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak monoton

4)      Meyakinkan di dalam bertanya

5)      Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat

Teknik bertanya ada 4 macam:

1)      Pertanyaan langsung

2)      Pertanyaan umum

3)      Pertanyaan mengembalikan

4)      Pertanyaan yang dioperkan

  1. Pelaksanaan rapat

1)      Pembukaan rapat

MC, membuka rapat biasanya dengan membacakan:

a)      Acara rapat

b)      Tata tertib rapat

c)       Motivasi

d)      Pengenalan masalah yang akan dibahas

e)      Tujuan diadakan rapat

f)       Tanggapan-tanggapan atau saran

g)      Lain-lain

2)      Pembagian tugas

a)      Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas

b)      Penunjukan kelompok pengendali (steering committee)

c)       Penunjukan tim perumus (kelompok)

3)      Rapat kelompok

Kegiatan di dalam rapat kelompok meliputi:

a)      Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok

b)      Alternatif pemecahan masalah

c)       Pembahasan konsep

d)      Pemilihan ide terbaik

e)      Perumusan oleh tim perumus

 

 

4)      Rapat pleno

Kegiatan dalam rapat pleno:

a)      Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lainnya

b)      Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau mempertahankan

c)       Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan

5)      Perumusan

Setelah pleno selesai, kelompok perumus merumuskan hasil rapat menjadi:

a)      Perumusan sistematis dan logis

b)      Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang baik dan benar

c)       Perumusan redaksional, yaitu tata tulis dan penyajian yang betul

6)      Penyelesaian

Setelah hasil rapat diolah, selanjutnya diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. Penyelesaian tahap akhir, meliputi:

a)      Pengetikan naskah

b)      Reproduksi naskah

c)       Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orang-orang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut.

  1. Penyelenggaraan rapat

Masalah yang harus diperhatikan dalam rapat:

1)      Undangan rapat

Isi undangan:

a)      Hari, tanggal dan jam

b)      Tempat rapat

c)       Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat

d)      Bila perlu, dicantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca

2)      Persiapan ruangan rapat

Jenis-jenis tata ruang rapat:

Otoriter:

Tata ruang berbentuk setengah lingkaran, huruf U, huruf V, setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf

Demokratis:

Bentuk lingkaran (meja bundar), segi empat memanjang

 

3)      Alat-alat tulis

a)      Map dengan perlengkapannya, yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, foto kopi surat-surat keputusan, buku referensi dan sebagainya

b)      Pensil, ballpoint, penghapus dan sebagainya

c)       Laptop, karbon, kertas stensil, HVS, tinta stensil, dan sebagainya.

4)      Akomodasi

5)      Kesehatan

6)      Minuman dan makanan kecil

Pelayanan dan penyajian sebaiknya:

a)      Tidak mengganggu jalannya rapat

b)      Memperhatikan menu, kesehatan dan kebersihan

D.      Menerapkan Ketrampilan Berkomunikasi Secara Tertulis

  1. Surat

Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat, mempunyai sasaran tunggal, dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator.

Pedoman dalam melakukan surat menyurat:

  1. Harus menggunakan kaidah bahasa resmi
  2. Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang resmi
  3. Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya
  4. Harus memilih alat tulis menulis yang baik

Bahasa surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi

Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat memperoleh tanggapan yang positif.

Cara menulis surat yang baik:

  1. Keinginan pembaca diutamakan
  2. Kalimatnya sederhana
  3. Nada bahasanya tepat
  4. Harus merumuskan isi surat
  5. Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas
  6. Dapat mengatur alinea
  7. Sedapat mungkin menghindari kesalahan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat:

  1. Penetapan tujuan
  2. Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat
  3. Penyusunan isi surat

1)      Tetapkan dulu maksudnya

2)      Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang dimaksud di dalam surat

3)      Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti

4)      Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim digunakan

5)      Perhatikan bentuk surat

6)      Perhatikan penggunaan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat

  1. Telegram

Telegram berasal dari bahasa yunani, tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Jadi telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan pesan/message dari jarak jauh.

  1. Buku

Adalah lembaran-lembaran kertas, jumlah halaman yang berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca.

Ciri-ciri buku:

  1. Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi
  2. Jangka terbitnya: tidak menentu
  3. Bentuknya: lembaran yang terjilid
  4. Sifat isinya: tulisan, gambar, grafik dan sejenisnya
  5. Sasarannya: masyarakat umum
  6. Laporan

Adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya, yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. Pengertian laporan menurut ahli:

  1. Prof. Dr. Prayudi Atmosudirjo, adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi
  2. J. C Denyer, report is means of communication in which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki).

Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada atasannya.

 

 

  1. Fungsi laporan

Fungsi laporan:

1)      Alat untuk menyampaikan informasi

2)      Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan

3)      Bahan pengambilan keputusan

4)      Alat untuk membina kerja sama

5)      Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar pengalaman

Syarat-syarat laporan yang baik:

1)      Objektif (memakai kriteria umum)

2)      Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua orang menafsirkan sama)

3)      Langsung mengena sasaran

4)      Keterangan yang dimuat harus lengkap

5)      Harus tegas dan konsisten

6)      Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan

7)      Mudah diikuti (sistematis)

  1. Jenis laporan

1)      Ditinjau dari segi isi dan maksudnya

a)      Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan

b)      Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam

c)       Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam

d)      Laporan pertanggungjawaban, yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada dua hal:

(1)    Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung

(2)    Jika pekerjaan bertahap (laporan kemajuan/progress report)

e)      Laporan kelayakan, yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik, setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan, layak atau tidak

2)      Ditinjau dari segi bentuknya

a)      Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya (isi laporan pendek)

b)      Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak lima halaman

c)       Laporan berbentuk naskah

3)      Ditinjau dari sifatnya

a)      Laporan biasa

b)      Laporan penting (rahasia)

4)      Ditinjau dari segi penyampaiannya

a)      Laporan lisan

b)      Laporan tulisan

c)       Laporan visual

5)      Dari segi waktu dan periodisasi

a)      Laporan rutin (harian), tahunan

b)      Laporan berkala, mingguan, bulanan

  1. Pengumpulan data

1)      Observasi

2)      Angket

3)      Wawancara

4)      Lokasi

Tata cara penulisan laporan:

a)      Menentukan perihal atau subjek

b)      Mengumpulkan data dan fakta

c)       Mengurutkan/mengklasifikasikan data

d)      Mengevaluasi dan mengolah data

e)      Membuat kerangka laporan

  1. Penyusunan garis besar laporan

Kerangka (lay out) laporan dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

1)      Deskripsi keadaan aktual

a)      Tujuan

b)      Latar belakang

c)       Landasan yang yuridis

d)      Data statistik

2)      Analisis objek yang dilaporkan, meliputi:

  1. Pendekatan
  2. Asas-asas
  3. Teknik dan model matematik
  4. Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi dan evaluasi data
  5. Penemuan sebab-sebab
  6. Mencari jalan keluar

 

3)      Saran

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan saran:

a)      Penentuan pemecahan masalah

b)      Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi)

c)       Kesimpulan

d)      penutup

4)      ringkasan

  1. penyusunan konsep
  2. pengetikan laporan
  3. penjilidan laporan

hal-hal yang harus diperhatikan agar penjilidan laporan baik:

1)      jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan

2)      manila karton

3)      banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid

4)      jenis kertas yang akan digunakan sebagai pembatas antar bab

5)      jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal tipisnya laporan

  1. Negosiasi dan Pembuatan Kontrak

Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama.

Cara bernegosiasi:

  1. Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan kontak baik langsung maupun tidak
  2. Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang dinegosiasikan
  3. Kedua pihak harus dapat berdiplomasi
  4. Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan
  5. Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci
  6. Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian

Contoh surat perjanjian:

  1. Surat perjanjian kerja
  2. Surat perjanjian sewa menyewa
  3. Surat perjanjian pinjam uang
  4. Surat perjanjian jual beli
  5. Surat perjanjian borongan
  6. Arti surat perjanjian

Adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk melakukan suatu perbuatan hukum.

 

  1. Syarat-syarat perjanjian

1)      Adanya kesepakatan dari para pihak

2)      Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian

3)      Adanya objek tertentu

4)      Suatu sebab yang halal

  1. Macam-macam surat perjanjian

Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang mengadakannya. Contoh: perjanjian jual beli, sewa menyewa dan tukar menukar. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B.

  1. Tata cara penulisan surat perjanjian

1)      Judul perjanjian

2)      Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian

3)      Pernyataan kesepakatan

4)      Isi perjanjian

5)      Saat dan jangka waktu berlakunya

6)      Domisili/tempat

7)      Penyelesaian perselisihan

8)      Klausa penutup

  1. Bagian surat

1)      Awal (permulaan perjanjian)

2)      Isi perjanjian

3)      Akhir perjanjian

  1. Surat perjanjian sewa menyewa

1)      Pengertian

Adalah suatu surat yang berisikan perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.

2)      Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa

a)      Objek atau barang yang disewakan

b)      Tujuan penggunaan objek yang disewakan

c)       Harga sewa yang disetujui

d)      Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan

e)      Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan hak kepada pihak ketiga

f)       Pengembalian objek yang disewakan

3)      Menyusun dan menggunakan surat perjanjian sewamenyewa sesuai dengan fungsinya

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh penyewa dan yang menyewakan:

a)      Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan disewa

b)      Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan objek yang disewakan

c)       Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syarat-syarat yang dikehendaki kedua belah pihak

d)      Dalam mengemukakan hak dan kewajiban, masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak

e)      Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang saling menguntungkan

f)       Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris yang disetujui bersama

  1. Perjanjian Pemasaran

Adalah kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan wilayah yang telah ditentukan.

Perjanjian pemasaran dibuat untuk:

  1. Memasarkan produk yang sama, wilayah tempat pemasaran yang beda
  2. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama), wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan

Isi surat perjanjian secara umum meliputi:

  1. Judul perjanjian
  2. Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian
  3. Pernyataan kesepakatan
  4. Isi perjanjian
  5. Saat dan jangka waktu berlalu
  6. Tempat kedudukan menurut hukum
  7. Penyelesaian perselisihan
  8. Bagian penutup
  9. Tulisan didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan, sesuai dengan batas waktu

Menurut KBBI, draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya); buram.

Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan, maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Tata cara menulis draf:

  1. Menuliskan tema, judul permasalahan (bagian pendahuluan)
  2. Latar belakang permasalahan
  3. Tujuan permasalahan
  4. Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan kerja dan cara pelaksanaan kerja
  5. Tempat pelaksanaan kerja
  6. Arti penting etika dalam berkomunikasi

E.       Berkomunikasi dengan Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja)

Etika memuat aturan-aturan, sopan santun, nilai-nilai dan norma-norma, serta ukuran-ukuran mengenai perilaku manusia. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan.

Syarat mutlak dalam hubungan kantor harus mempunyai;

  1. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik
  2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya
  3. Komunikasi antar personal kantor

Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal, vertikal, maupun diagonal. Pengurusan informasi, yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka

  1. Arti penting komunikasi kantor

Arti penting komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut:

  1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:

1)      Bawahan dengan atasan

2)      Bawahan dengan bawahan

3)      Atasan dengan atasan

4)      Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan

  1. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai
  2. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai
  3. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan terjadi pengendalian operasional yang efisien
  4. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan
  5. Semua informasi, keterangan, dan berita yang dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh
  6. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai
  7. Menimbulkan sikap saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing
  8. Meningkatkan kerja sama (team work) diantara para pegawai
  9. Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan
  10. Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan
  11. Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif
  12. Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia
  13. Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun informal
  14. Alat utama bagi anggota organisasi
  15. Penting bagi pengambilan keputusan
  16. Pelaksanaan komunikasi kantor
  17. Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya, begitu pula sebaliknya
  18. Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam satu kesatuan organisasi.
  19. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya.

Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang bersangkutan, terutama pada:

  1. Kecepatan kerja
  2. Kecermatan kerja
  3. Semangat kerja sama
  4. Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan
  5. Kemungkinan tumbuhnya pemimpin

F.       Identifikasi Prosedur dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis

Menurut KBBI, identifikasi adalah tanda kenal diri; penentu/penetapan identitas seseorang; benda; dan sebagainya

Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas; metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Jadi identifikasi prosedur ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan.

Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis, langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain;

  1. Pemahaman pengertian
  2. Memahami proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis

Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap:

  1. Perencanaan
  2. Komposisi
  3. revisi
  4. Menentukan tujuan

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis:

  1. Memberi informasi
  2. Persuasi (persuating)
  3. Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan
  4. Menganalisis komunikan

Komunikan harus dianalisis; siapa mereka, bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui?

  1. Cara mengembangkan keadaan komunikan, yaitu:

1)      Berapa jumlah dan bagaimana komunikan?

2)      Siapa komunikan?

3)      Bagaimana reaksi komunikan?

4)      Bagaimana tingkat pemahaman komunikan?

5)      Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan?

  1. Cara memuaskan kebutuhan akan informasi komunikan yaitu:

1)      Carilah apa yang diinginkan komunikan

2)      Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap

3)      Sampaikan semua informasi yang diperlukan

4)      Yakinkan bahwa informasinya akurat

5)      Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi komunikan

  1. Menentukan ide pokok

Topik merupakan subjek (pokok) pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan.

  1. Menentukan atau memilih saluran dan media komunikasi

Pemilihan media komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Apakah menggunakan surat, laporan, media pidato atau presentasi.

 

MODUL 3
MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI

A.      Pengertian Media Komunikasi dan Fungsinya

Media komunikasi adalah media yang dipakai dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.

Fungsi media komunikasi:

  1. Mempermudah penyampaian pesan/berita/warta/informasi
  2. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi
  3. Mengefektifkan proses penyampaian pesan/berita/warta/informasi
  4. Sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan/berita/warta/informasi
  5. Mempermudah penyampaian informasi/berita/pesan dari komunikator
  6. Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan/berita/warta/informasi
  7. Mengkongkretkan isi berita yabng sifatnya abstrak
  8. Memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator
  9. Berdasarkan cara penggunaan atau sifatnya
  10. Audial (pendengaran): radio, tape recorder, telepon, dll
  11. Visual (penglihatan): surat, poster, OHP, dll
  12. Audio – visual (pendengaran dan penglihatan): TV, Video, film, sinetron, dll
  13. Berdasarkan sasarannya
  14. Nirmassa (sasaran tunggal): telepon, surat, telegrapf, brosur, plakat, dll
  15. Massa: radio, televisi, film, surat kabar, majalah, dll
  16. Berdasarkan jenis-jenis media komunikasi yang digunakan sehari-hari
  17. Surat pribadi (visual)
  18. Telepon (audial)
  19. Pertemuan (audio-visual)

B.      Jenis-Jenis Media Komunikasi

Media komunikasi audio-visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung.

  1. Wawancara (audio-visual)

Berlangsung dengan tatap muka dua arah. Banyak dipakai dalam komunikasi vertikal.

  1. Kunjungan

Adalah jenis media komunikasi audio-visual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh organisasi.

 

 

  1. Multimedia

Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat multimedia.

C.      Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi

  1. Media audio (pendengaran)
  2. Keuntungan:

–          Alatnya sangat sederhana

–          Mudah dibuat dan dipergunakan

–          Harganya relatif murah

–          Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya

  1. Kelemahan:

–          Sulit dikontrol

–          Kualitas suara cenderung menurun

–          Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru

–          Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual

  1. Media visual
  2. Keuntungan:

–          Menghemat tenaga

–          Menghemat waktu

–          Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah

–          Biaya pembuatannya relatif murah

–          Informasi yang disampaikan lebih jelas

  1. Kelemahan:

–          Biasanya menimbulkan rasa bosan

–          Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan

–          Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya

  1. Media audio visual
  2. Keuntungan:

–          Tidak membosankan

–          Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti

–          Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan

–          Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya

  1. Kelemahan:

–          Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang

–          Memakan tempat yang luas

–          Biayanya relatif mahal

–          Perlu waktu di dalam persiapan

 

 

 

MODUL 4
MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

A.      Etika Bertelepon

Yang harus diperhatikan secara umum:

  1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering
  2. Memperkenalkan terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon
  3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan dan tepat
  4. Menyapa penelepon dengan sebutan Ibu atau Bapak
  5. Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan
  6. Bertanya dengan bijaksana
  7. Mencatat pesan atau pembicaraan
  8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan
  9. Meletakan gagang telepon dengan pelan

Yang harus diperhatikan secara khusus:

  1. Menggunakan bahasa resmi, terutama kepada yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon
  2. Tidak berbicara dengan orang lain ketika sedang berbicara di telepon
  3. Tidak berbicara sambil makan
  4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi
  5. Tidak berbicara dengan nada kasar
  6. Janganlah berbicara dengan nada memerintah
  7. Jangan biarkan penelepon menunggu terlalu lama
  8. Tidak mentransfer berkali-kali, apalagi ditransfer ke alamat yang keliru
  9. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah
  10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon
  11. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls)
  12. Hal umum dalam menerima telepon

B.      Cara Menangani Telepon

1)      Angkat sesegera mungkin

2)      Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung

3)      Gunakan bahasa resmi

4)      Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat, secepatnya dihubungkan kepada yang dituju

5)      Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah

6)      Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal yang harus diperhatikan. Tanyakan dulu identitas penelepon

7)      Bersikap sopan, ramah, hangat dan akrab

  1. Hal khusus dalam menerima telepon

1)      Angkat gagang telepon dengan tangan kiri

2)      Menyampaikan salam

3)      Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan

4)      Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon

5)      Bila penelepon kurang jelas, jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan

6)      Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya

7)      Usahakanlah menerima telepon dengan semangat

8)      Jika penelepon tidak ramah, tanganilah dengan cara profesional

9)      Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon

10)   Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas

11)   Menyebut nama penelepon dengan tepat

  1. Sikap dan pelayanan khusus dalam menerima telepon (7C)

1)      Caring

Memerhatikan, mendengarkan, dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

2)      Commited

Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi

3)      Confident

Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh merendahkan diri sendiri

4)      Considerate

Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

5)      Controlled

Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.

6)      Creative

Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon

7)      Contagious

Bersikap gembira, antusias, sejuk dan damai kepada penelepon.

Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon, yaitu suara yang memberikan kesan santun, bersahabat dan penuh perhatian.

 

Kriteria berbicara di telepon yang menyenangkan:

1)      Berbicara dengan kecepatan yang normal

2)      Berbicara seakan-akan berada di hadapan penelepon

3)      Berbicara dengan nada yang tidak tinggi dan keras

4)      Berbicara dengan nada yang santun, ramah dan rasa ingin membantu penelepon

  1. Peralatan dalam menerima telepon

1)      Pesawat telepon

2)      Kalender meja

3)      Jam dindings

4)      Alat tulis, seperti pensil dan ballpoint

5)      Lembar pesan telepon

6)      Daftar nomor telepon ekstensi internal

7)      Buku daftar telepon masuk

  1. Mentransfer sambungan telepon

1)      Beritahu penelepon agar menunggu proses penyambungan

2)      Beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melalui telepon

3)      Mintalah ijin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang akan dibicarakan

4)      Jika yang dituju bersedia menerima telepon, persilahkan penelepon untuk segera bicara

5)      Jika saluran tersebut sedang dipakai, segera informasikan kepada penelepon. Tawarkan bantuan yang dapat diberikan

  1. Melakukan Panggilan Telepon atau Menelepon
  2. Persiapan menelepon

1)      Siapkan nomor telepon yang hendak dituju

2)      Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint

3)      Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan

  1. Pelaksanaan menelepon

1)      Menekan nomor telepon yang dituju

2)      Bila ada kesalahan menelepon, segera minta maaf

3)      Bila tersambung, segera memberi salam dan menyebutkan identitas diri

4)      Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon

5)      Mencatat hal-hal penting

6)      Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih

7)      Meletakkan gagang telepon dengan pelan

 

 

  1. Menghubungkan penelepon untuk pimpinan

1)      Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih tinggi dari pimpinan

a)      Putar atau tekan nomor yang dituju

b)      Bila terdengar telepon telah diangkat, ucapkan salam

c)       Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat

d)      Menyampaikan identitas diri

e)      Kemukakan bahwa pimpinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud

f)       Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang dituju pimpinan

g)      Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan

2)      Cara menelepon orang yang kedudukannya lebih bawah atau sama dengan pimpinan

a)      Tekan nomor yang dituju

b)      Bila terdengar telah diangkat, ucapkan salam

c)       Pastikan nomor yang dituju tepat

d)      Menyampaikan identitas diri

e)      Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju

f)       Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan

  1. Beberapa pedoman penting dalam menangani telepon

Cara mengidentifikasi panggilan yang bernada mengancam atau mencurigakan:

  1. Penelepon menggunakan bahasa yang tidak santun
  2. Biasanya tidak mau menyebutkan identitas diri
  3. Berbicara dengan nada tinggi, tidak sabar, cenderung kasar
  4. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat

Cara mengatasi penelepon yang bersikap mencurigakan dengan tanda-tanda diatas:

  1. Bersikap tenang, sabar, hati-hati, namun waspada
  2. Tanyakan dengan sopan
  3. Jangan dihubungkan dengan pimpinan bila yang bersangkutan tidak bersedia
  4. Jika penelepon semakin emosi, anda harus tetap tenang
  5. Panggilan telepon ini dicatat secara tepat untuk dicarikan solusi kepada orang yang tepat

 

C.      Mencatat Pesan Telepon

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan telepon:

1)      Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon

2)      Memindahkan segera ke lembar pesan telepon

3)      Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju

4)      Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali

Cara mencatat isi pesan, yaitu:

  1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat.
  2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan
  3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis

D.      Menangani Masalah Hambatan Bertelepon

Ada dua faktor penghambat ketika bertelepon:

  1. Alat: suara berisik, timbul tenggelam, mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada sambung tidak terdengar, atau sambungan terputus-putus
  2. Pengguna telepon: orang yang ditelpon bersikap kurang baik,

Agar percakapan dapat berjalan lancar, dapat digunakan alfabet komunikasi:

A=Alfa

B=Bravo

C=Charlie

D=Delta

E=Echo

F=Foxtrot

G=Golf

H=Hotel

I=India

J=Julie

K=Kilo

L=Lima

M=Mike

N=November

O=Oscar

P=Papa

Q=Quebec

R=Romeo

S=Sierra

T=Tanggo

U=Uniform

V=Victor

W=Whiskey

X=X-ray

Y=Yankey

Z=Zulu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Honiatri, Euis. 2010. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi.Bandung. CV Armico

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s